Beneficios del proceso de Debida Diligencia de Integridad y Reputación y pasos para realizarlo

Es importante que las empresas conozcan los antecedentes de las partes con quienes se relacionan, para asegurar la integridad de su negocio.

La pandemia de COVID-19 ha ocasionado una crisis sin precedentes en el entorno empresarial actual, incrementando la ocurrencia de conductas no éticas no solo a lo interno de las organizaciones, sino también en los negocios realizados por estas con terceras partes.

Los riesgos a los que se enfrentan las empresas a nivel mundial en relación con los terceros asociados a estas, incluidos los clientes, proveedores, socios y las relaciones comerciales subcontratadas, nunca han sido mayores.

Ante el incremento de conductas no éticas llevadas a cabo, las empresas deben aprender a proteger sus operaciones incorporando eficazmente procesos que las ayuden a asegurar que las relaciones realizadas con terceros sean integras, les ayuden a alcanzar sus objetivos y no concluyan en el cometimiento de un fraude o actividad ilícita que perjudique su operación y hasta su propia existencia.

La Universidad de Cambridge define la debida diligencia de la manera siguiente: “la acción que se considera razonable que las personas tomen para mantenerse a sí mismas o a otros y a sus bienes a salvo” o “el examen detallado de una empresa y sus registros financieros, realizado antes de involucrarse en un acuerdo comercial con esta”.

Las investigaciones de debida diligencia de integridad y reputación examinan los antecedentes de las entidades y los profesionales que las administran; una debida diligencia llevada a cabo de manera exhaustiva puede ayudar a las empresas a descubrir problemas financieros, actividades delictivas y acciones legales de sus terceros.

El no realizar una revisión exhaustiva de antecedentes de un tercero puede ocasionar grandes daños a las organizaciones, ya que en algunos casos se estaría permitiendo el acceso a la infraestructura, bases de datos, empleados y demás información de la empresa a personas no éticas. Esto puede ocasionar pérdidas financieras, daños a la reputación, multas por incumplimientos regulatorios, entre otros.

¿Qué beneficios presenta realizar un proceso de Debida Diligencia de Integridad y Reputación?

Es importante que las empresas conozcan los antecedentes de las partes con quienes se relacionaran, para asegurar la integridad de su negocio. El realizar una investigación de antecedentes de terceras partes de forma oportuna, puede brindar los beneficios siguientes:

• Cumplir con las políticas internas de revisión de antecedentes de terceras partes,
• Cumplir con las disposiciones legales a nivel nacional e internacional,
• Prevenir potenciales delitos económicos que dañan su integridad y reputación,
• Reducir el riesgo de procesos legales civiles o penales,
• Detectar oportunamente a personas físicas o morales que podrían representar un riesgo financiero o legal para la Empresa,
• Agilizar el proceso de toma de decisiones para los ejecutivos de su empresa al contar con información confiable y actualizada,
• Promover una cultura de transparencia, integridad y cumplimiento en su empresa

Proceso de Debida Diligencia de Integridad y Reputación

Para realizar un proceso de Debida Diligencia de Integridad y Reputación, es importante seguir estos 4 pasos:

Planeación:

Establecer el alcance que se tendrá para la realización de la investigación, considerando el riesgo que pueda tener la parte a investigar. Se puede recomendar una búsqueda rápida de sanciones y listas de vigilancia en los casos en los que se considera que el riesgo es bajo, mientras que se puede requerir la recopilación de información detallada sobre el tercero en los casos de mayor riesgo.

Recopilación:

Recopilación de información de fuentes oficiales, búsqueda en bases de datos públicas, con un enfoque especifico en las bases de datos de registros públicos como expedientes judiciales, bases de datos de cumplimiento, búsquedas en Internet y medios de comunicación, cobertura negativa de medios, listas de embargos, entre otros.

Análisis:

Revisión de la información recolectada, eliminación de falsos positivos, identificación de indicadores de alerta y clasificación de los hallazgos identificados en diferentes categorías, tales como: hallazgos sobre soborno/corrupción, relaciones con Gobierno, incumplimientos regulatorios, infracciones fiscales, entre otros.

Presentación:

Emisión del reporte de debida diligencia de integridad y reputación final con los hallazgos identificados sobre la tercera parte.

El éxito de las relaciones entre las empresas y sus terceros depende de la honestidad de todas las partes. La debida diligencia de integridad y reputación de terceros debe ser sólida, exhaustiva, impecablemente documentada, preservada, y monitoreada.

No olvide a las cuartas partes

Hasta ahora, muchas organizaciones han centrado su evaluación de riesgos y la correspondiente diligencia de integridad únicamente en su proveedor inmediato. Esto ignora el hecho de que los terceros a menudo subcontratan sus propios servicios y tendrán sus propias cadenas de suministro respectivas. Las cuartas partes más críticas deben someterse al mismo nivel de escrutinio que las terceras partes.