Centroamérica | Cómo pueden las entidades financieras mantenerse en cumplimiento con el CRS

Ian Bradley. Traducción técnica al español y edición legal: Daniel Quesada, Tax Policy Senior Manager

• A medida que aumenta el escrutinio sobre el cumplimiento del Estándar Común de Reporte (CRS) las instituciones financieras en todo el mundo deben prepararse y disponer de un marco de gobernanza.

• La OCDE han instado a las autoridades tributarias a realizar revisiones de escritorio, utilizar análisis y llevar a cabo auditorías en persona para garantizar el cumplimiento.

• Las principales áreas de interés para las auditorías son la calidad de los datos, la gobernanza y la identificación precisa de las entidades y los productos incluidos en el ámbito de aplicación del CRS.

• Las entidades financieras disponen de varios métodos para mejorar el cumplimiento del CRS, como mantenerse al día en los plazos de presentación y revisar los controles de aplicación.

Las instituciones financieras de todo el mundo están experimentando un aumento en las notificaciones y solicitudes de información a medida que las autoridades tributarias tratan de cumplir con el Estándar Común de Reporte (por sus siglas en inglés CRS).

El último informe de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) 2022, Revisión de Pares para el Intercambio Automático de Información sobre Cuentas Financieras, puso de manifiesto deficiencias tanto en la correcta identificación de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación como en la comunicación de información completa y precisa de las entidades identificadas.

La revisión de pares se centró, en particular, en la capacidad de las autoridades tributarias para comprobar que las entidades financieras informan como es debido y si la información es exacta. Se destacaron las medidas adoptadas por las autoridades tributarias para llevar a cabo revisiones documentales, desplegar análisis y realizar auditorías en persona sobre el cumplimiento. La revisión también señaló hasta qué punto las autoridades tributarias habían impuesto sanciones como parte de su enfoque de cumplimiento.

El CRS desarrollado en respuesta a una petición del G20 y aprobado por el Consejo de la OCDE en 2014, solicita a las jurisdicciones obtener información de sus instituciones financieras y llevar a cabo un intercambio automático de información con otras jurisdicciones anualmente. Establece la información de cuentas financieras que debe intercambiarse, las instituciones financieras obligadas a informar, los diferentes tipos de cuentas y contribuyentes cubiertos, y los procedimientos comunes de debida diligencia que deben seguir las instituciones financieras.

Para evaluar el cumplimiento, la OCDE lleva a cabo una serie de revisiones de pares diseñadas para verificar, en primer lugar, si las distintas jurisdicciones han implementado los marcos jurídicos adecuados y, en segundo lugar, si el intercambio automático de información es eficaz en la práctica.

El reporte de la última ronda de revisiones, publicado en noviembre de 2022, utiliza un sistema de semáforo verde, ámbar y rojo, para indicar si cada jurisdicción cuenta con los marcos apropiados “en vigor”, “en vigor, pero con necesidad de mejora” o “no en vigor”, y también si su intercambio automático de información se considera “on track”, “parcialmente conforme” o “no conforme”. Se espera que una nueva revisión, que probablemente comenzará este año, implique una evaluación más detallada, incluida la preparación, validación y transmisión adecuada de los datos.

Aunque las revisiones de pares indicaron que la mayoría de las autoridades fiscales iban por buen camino, de una lectura más detenida del reporte se desprende que en torno al 10% - 15% de las jurisdicciones podrían considerarse de primera clase, ya que utilizan una amplia gama de medidas para comprobar el cumplimiento, incluidos análisis, auditorías y sanciones. No obstante, alrededor del 40% de las jurisdicciones tienen que dar pasos significativos para alcanzar los estándares mínimos de la OCDE.

¿Cómo responden las autoridades tributarias y qué buscan?

Ninguna jurisdicción quiere una revisión ámbar o roja, y en consecuencia, las instituciones financieras de todo el mundo han experimentado un aumento significativo en los requerimientos y consultas de las autoridades tributarias. Algunas jurisdicciones han estado emitiendo cuestionarios como medio para identificar áreas de riesgo que podrían desear investigar más a fondo. En muchos casos, el cuestionario cumplimentado, u otros datos facilitados, darán ligar a una comprobación de cumplimiento más detallada, que a menudo comienza con una revisión de escritorio y a veces alcanza hasta una visita in situ. En algunos casos, la autoridad tributaria puede llegar a preguntar si la institución financiera se ha sometido a una revisión independiente de su cumplimiento.

Tres áreas principales que están siendo objeto de escrutinio

Calidad de la información

Las autoridades tributarias deben recibir información precisa y completa de sus socios en el CRS. La falta de datos o datos inexactos también arrojan dudas sobre los controles previos de debida diligencia de la institución financiera declarante.

Acción

Asegúrese de que la información de los reportes esté limpia y revise los formularios de sus inversores para detectar errores. Pruebe los datos y considere la posibilidad de realizar analítica de datos. Busque información que falte, problemas de calidad de los datos, información no coincidente sobre residencia y números de identificación fiscal (NIF) y anomalías en la información financiera.

Gobernanza

En todas las jurisdicciones se espera que todas las instituciones incluidas en el ámbito de aplicación demuestren que han implementado los procesos y controles adecuados para recopilar y notificar los datos correctos

Acción

Establecer y documentar procedimientos y controles claros para recopilar y notificar datos de conformidad con los requisitos del CRS. Esta documentación puede consistir en diagramas de flujo, cuadernos de ejecución, listas de comprobación o manuales. Prepárese para explicar y demostrar estos procesos a las autoridades tributarias, evidenciando una supervisión clara y el cumplimiento de los procedimientos adecuados.

Correcta identificación de las entidades y productos dentro del alcance

Lo que determina una entidad o un producto incluidos en el ámbito de alcance del CRS es complejo, e incluso si se tiene muy en cuenta, es fácil cometer errores.

Acción

Desarrollar un sistema sólido para determinar qué entidades y productos entran en el ámbito de alcance y aplicación de los requisitos del CRS, teniendo en cuenta la complejidad de sus criterios. Aplique medidas para minimizar los errores en su identificación, como la realización de sesiones de formación periódicas para el personal pertinente y la aplicación de controles cruzados o procesos de verificación.

En algunas jurisdicciones continúa habiendo un debate sobre lo que constituye una entidad incluida en el ámbito de aplicación del CRS. Canadá, por ejemplo, ha utilizado la legislación nacional para eximir un producto considerado de bajo riesgo e instituciones que ellos consideran entidades pasivas, frente a instituciones financieras, y los revisores de la OCDE han cuestionado estás decisiones, según Jilian Nicolson, socia de Ernst & Young LLP.

Las empresas de este país deben atenerse a la legislación nacional hasta que se resuelva la cuestión, pero la resolución final redundará en beneficio del gobierno. Las entidades afectadas como las sociedades de cartera y determinados fideicomisos privados deben seguir de cerca la evolución legislativa, ya que una revocación provocaría un cambio significativo en las responsabilidades. En relación con lo anterior, en algunas jurisdicciones, como Australia, Irlanda y Singapur, se ha producido un aumento en las notificaciones a entidades que han reportado información nula.

Hace apenas dos años, la autoridad tributaria de Singapur se centraba principalmente en las instituciones que presentaban el informe estándar para comprobar la calidad de los datos, pero recientemente, se ha visto como su atención se ha desplazado a las instituciones que han presentado información nula para verificar la veracidad de dichos informes y la existencia de procesos y controles adecuados.  Aunque en algunas jurisdicciones las autoridades tributarias han descubierto intentos deliberados de fraude, es más probable que los informes nulos erróneos sean el resultado de una mala interpretación de lo que constituye una entidad incluida en el ámbito de aplicación.

Recursos para el rigor

Para hacer frente al aumento del escrutinio, algunas autoridades fiscales han contratado inspectores adicionales y han invertido en una mayor capacidad de análisis de datos. De hecho, la última revisión de pares de la OCDE indicó que las autoridades tributarias han contratado más de 450 personas a tiempo completo para apoyar y revisar el cumplimiento del CRS.

En Irlanda, según Amanda Murphy, socia de EY Irlanda, la autoridad tributaria está adoptando un enfoque estricto, habiendo creado una nueva división con personal dedicado, que está diseñando herramientas de análisis de datos y emitiendo encuestas a la medida, de hasta 70 preguntas, que deben responderse en un plazo ajustado.

En Canadá, la autoridad tributaria está llevando a cabo auditorías in situ y documentales de una amplia muestra de instituciones para evaluar el cumplimiento de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA) y los requisitos del CRS, dijo Nicolson.

Tras haber organizado recientemente una serie de talleres educativos entre la Oficina Australiana de Impuestos (por sus siglas en inglés ATO) y las instituciones afectadas, la ATO está cambiando el enfoque de su personal de la orientación a la aplicación y está invirtiendo fuertemente en la capacidad de análisis de datos, según Robert Davies, Director de Ernst & Young en Australia.

Las sanciones por incumplimiento varían según la jurisdicción. Aunque, en la mayoría de las situaciones, las autoridades tributarias parecen adoptar un enfoque benévolo, con frecuentes recordatorios y prórrogas para las entidades que necesitan más tiempo para preparar una declaración correcta, existe, no obstante, un arsenal de sanciones a su disposición.

Algunas cosas pueden salir mal

El CRS plantea muchos retos operativos y de cumplimiento, afecta a los clientes, requieren de grandes cantidades de procedimientos de datos y contienen muchos términos técnicos y matizados difíciles de interpretar. Algunos errores se producen cuando terceros o varios equipos de una organización son responsables del cumplimiento. Sin un banco, por ejemplo, descubre una acumulación significativa de clientes que han sido declarados incorrectamente, tendrá que hacer una declaración voluntaria a la autoridad tributaria, proponer un plan de corrección y, a continuación, volver a presentar los datos pertinentes.

De igual forma, cuando un miembro clave de un equipo abandona la organización, pueden perderse conocimientos y estropearse los procesos. Por ejemplo, un gran cliente de capital de inversión incumplió alguna de sus obligaciones clave porque había dado por sentado que su sede en EEUU se encargaría de ello, mientras que la sede se centraba únicamente en el fondo principal y no en las sociedades instrumentales en otra región. En un contexto en el que muchas sociedades de fondos tienen múltiples administradores de fondos, es fácil que algunos elementos del proceso se escapen, y la calidad de los informes varía en función de la fortaleza del administrador del fondo. Las personas encargadas de los principales controles de CRS pueden no estar suficientemente informadas de los requisitos y los controles clave suelen recaer en los equipos de relaciones con los clientes, front office u otros equipos operativos. Las consideraciones relativas al modelo operativo siguen ocupando un lugar destacado en la agenda, ya que muchos equipos fiscales o de cumplimiento se ven sometidos a la presión de “hacer más con menos” y carecen del ancho de banda necesario para tener una visión global de la gobernanza, la calidad de los datos y el cumplimiento normativo en general.

Las medidas que pueden adoptar las entidades financieras para cumplir la normativa son las siguientes:

-          Asegurarse de que todas las entidades estén correctamente clasificadas y registradas, y de que todos los productos incluidos en el ámbito de aplicación del CRS están identificados.

-          Revisar anualmente su gobernanza y aplicar controles. Compruebe que todas las políticas y procedimientos están claramente documentados y esté preparado para explicar sus procedimientos a un inspector si es necesario.

-          Manténgase al día en los plazos de presentación y las actualizaciones de los requisitos y esquemas de información.

-          Analice y depure sus propios datos, idealmente a lo largo del año, pero como mínimo antes de presentarlos.

-          Esté preparado para responder rápida y exhaustivamente a las entrevistas, encuestas y otras solicitudes de información.

-          Considere la posibilidad de pedir a un revisor externo independiente que evalúe su gobernanza, sus procesos de cumplimiento y debida diligencia y sus datos.

-          Si detecta algún problema, póngase en contacto con las autoridades fiscales lo antes posible para acordar las medidas correctoras y mitigar las sanciones.