EY se refiere a la organización global, y puede referirse a una o más, de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal independiente. Ernst & Young Global Limited, una compañía británica limitada por garantía, no brinda servicios a los clientes.
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En resumen
- Las aplicaciones de mensajería efímera permiten la eliminación de comunicaciones tras un período de tiempo, lo que puede comprometer la retención de información esencial por motivos regulatorios, de cumplimiento y legales.
- El uso inapropiado de estas aplicaciones puede dar lugar a costosos procedimientos de descubrimiento de información y sanciones en caso de procesos legales.
Según publicaciones del Departamento de Justicia (DOJ) de los Estados Unidos y relacionadas con la evaluación de Programas de Cumplimiento Corporativo (Marzo 2023), las aplicaciones de mensajería efímera se han vuelto omnipresentes en muchos mercados y son una plataforma importante para que las empresas logren crecer, al mismo tiempo que facilitan la comunicación. Derivado de lo anterior, es necesario conocer los riesgos asociados al uso de estas aplicaciones, ya que las mismas pueden afectar la evaluación del programa de cumplimiento de la empresa, su cooperación en investigaciones criminales, así como favorecer la oportunidad de encubrir fraudes cometidos por empleados dentro de las organizaciones. Es importante recordar que la mayoría de los fraudes en una empresa son cometidos por dos o más personas actuando en colusión; por lo que, este tipo de aplicaciones facilitan la comunicación entre los mismos, al mismo tiempo que facilitan la eliminación de cualquier tipo de comunicación, ya sean textos o documentos.
¿Qué son las aplicaciones de mensajería efímera?
Son aquellas plataformas de comunicación que después de un tiempo permiten eliminar o eliminan automáticamente las conversaciones entre las partes. Estas aplicaciones representan un desafío para las empresas ya que al no usarse apropiadamente, permiten eliminar información que es necesario conservar por motivos regulatorios, de cumplimiento o por litigios.
Las consecuencias legales y de cumplimiento de utilizar aplicaciones de mensajería efímera pueden ser significativas, por ejemplo, si la empresa se encuentra ligada a un proceso legal, la falta de control y políticas efectivas de retención puede llevar a costosos servicios de descubrimiento de información y sanciones para la empresa. Por lo tanto, es imperativo que las empresas implementen políticas y controles adecuados para garantizar que, según corresponda y en la medida posible, los datos y las comunicaciones electrónicas relacionadas con el negocio sean accesibles y susceptibles de ser conservados.
Recomendaciones
La Securities and Exchange Commission (SEC) destacó sus preocupaciones relacionadas con la mensajería efímera en una Alerta de Riesgo, y determinó una muestra de recomendaciones que pueden ser implementadas por las organizaciones y de las cuales listamos algunas a continuación:
· Contar con políticas y procedimientos con respecto al uso de aplicaciones electrónicas de mensajería.
· Prohibir específicamente el uso comercial de aplicaciones y otras tecnologías que permitan que un empleado envíe mensajes o se comunique de forma anónima, permitiendo la destrucción automática de mensajes o prohibiendo la visualización o copia de seguridad de terceros.
· Requerir que el personal complete la capacitación sobre las políticas y procedimientos con respecto a las prohibiciones y limitaciones impuestas al uso de mensajes y aplicaciones electrónicas y las consecuencias disciplinarias por violar las mismas.
· Proporcionar recordatorios regulares a los empleados de lo que está permitido y prohibido según las políticas y procedimientos de la empresa con respecto a la mensajería electrónica.
· Solicitar comentarios del personal sobre qué formas de mensajes solicitan los clientes y proveedores de servicios para que la empresa evalúe sus riesgos y cómo esas formas de comunicación pueden incorporarse a las políticas de la empresa.
A modo de conclusión, es primordial la implementación de políticas y procedimientos efectivos relacionados con el uso de comunicaciones electrónicas. Las empresas deben tomar medidas proactivas para establecer políticas y controles efectivos que permitan el uso adecuado de estas aplicaciones, para asegurar la conservación de información esencial para sus operaciones y responsabilidades legales.
Autoras colaboradoras:
Brenda Gálvez | Forensic and Integrity Services Manager, EY Central America
Valeria Balmaceda | Forensic and Integrity Services Intern, EY Central America