Aviso de Privacidad – Digital Interview Herramienta CodeVue

1. Introducción

Este Aviso de Privacidad tiene por objeto describir las prácticas que sigue EY en relación con la Herramienta de Digital Interview y CodeVue ("Herramienta") con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta. Este Aviso de Privacidad debe ser leído junto con la Declaración de Privacidad de ey.com, y en caso de conflicto con la Declaración de Privacidad de ey.com, prevalecerán los términos de este Aviso de Privacidad. Por favor, lea atentamente este Aviso de Privacidad.

2. ¿Quién maneja la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad jurídica independiente y puede determinar los propósitos y medios para el procesamiento de datos por derecho propio (es decir, actuar como controlador de datos o en una capacidad similar). La entidad que actúa como controlador de datos (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se procesarán y almacenarán sus datos personales es EY Global Services Limited, una entidad global de EY. EY Global Services Limited obtiene la licencia de la Herramienta de Hire Vue Inc. 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, US.

Los datos personales que proporcionas en la Herramienta son compartidos por EY Global Services Limited con una o más firmas miembro de EYG (véase la sección "Quién puede acceder a tu información" más abajo). Cada firma miembro de EY gestiona los datos recopilados por la Herramienta para el fin previsto.

La Herramienta está alojada externamente en la región Este los Estados Unidos en Amazon AWS, con copias de seguridad en instalaciones alternativas de Amazon dentro de los Estados Unidos.

La Herramienta es proporcionada por HireVue, Inc. con su dirección registrada en 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, Estados Unidos. EY sigue siendo el controlador de datos que recoge y procesa su información personal en la Herramienta. Sus datos personales serán procesados por HireVue para los siguientes propósitos: (i) evaluar su idoneidad para el puesto; y (ii) retención de acuerdo con los requisitos de retención de datos para futuras oportunidades de contratación (tal y como se aborda en esta política). HireVue tiene un plan formal de Recuperación de Desastres y Continuidad de Negocio que está certificado por la ISO 27001. Los datos y los sistemas se establecen de forma redundante. Todas las entrevistas de vídeo se almacenan en Amazon S3, que está diseñado para ofrecer un nivel de fiabilidad del 99,9%. Además, las copias de seguridad se toman diariamente y se almacenan en sistemas separados dentro de la misma región. Las copias de seguridad son continuas con al menos dos copias en el centro de hosting de Amazon. Una tercera copia de seguridad está disponible desde una segunda ubicación dentro de un centro de Amazon. Amazon no hace copias de seguridad en medios alternativos ni almacena datos fuera de las instalaciones de Amazon. Todas las copias de seguridad que se transmitan estarán en formato cifrado en tránsito. Los datos en reposo se almacenan en un estado AES-256 encriptado. Estas copias de seguridad serán verificadas trimestralmente. En caso de desastre, las imágenes de respaldo serán restauradas en los servidores de la ubicación secundaria, después de lo cual el DNS será alterado para permitir que el sitio secundario realice la funcionalidad completa del sitio principal.

3. ¿Por qué necesitamos tu información?

La Herramienta se divide en dos tipos de funcionalidades: Digital Interview y CodeVue. Ambos tipos se utilizan para ayudar en el proceso de reclutamiento mediante el uso de software de entrevista por video. Permite a EY entrevistar y evaluar al candidato sustituyendo los largos formularios de solicitud o las preguntas de preselección y reducir la necesidad de las tradicionales entrevistas cara a cara, manteniendo al mismo tiempo la interacción persona a persona y la toma de decisiones humanas. Digital Interview se utiliza para proporcionar entrevistas digitales online y CodeVue se utiliza para las evaluaciones de código, lo que permite a los reclutadores seleccionar objetivamente el talento para trabajar con el código y la programación.

Tus datos personales procesados en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • evaluar la idoneidad del candidato para el cargo; y
  • se conservarán de acuerdo con los requisitos de retención de la protección de datos para futuras oportunidades de contratación.

EY cuenta con tu consentimiento para legitimar el procesamiento de tus datos personales en la Herramienta. Además, el tratamiento de sus datos personales es necesario a los efectos de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del procesamiento de datos o por un tercero, excepto cuando dichos intereses estén superados por los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales. El interés o los intereses legítimos específicos que se persiguen están relacionados con la gestión de los recursos humanos, incluidos los exámenes del rendimiento y la contratación.

Tienes derecho a oponerte en cualquier momento, por motivos relacionados con tu situación particular, al tratamiento de los datos personales que te conciernen, sobre la base del interés o los intereses legítimos antes mencionados.

Procesamos tus datos personales en base a tu consentimiento.

El suministro de sus datos personales a EY es opcional (incluyendo, para evitar dudas, su imagen y su imagen de video). Sin embargo, si no proporcionas todos o parte de tus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento.

4. ¿Qué tipo de datos personales se procesan en la Herramienta?

La Herramienta procesa estas categorías de datos personales:

  • Tu nombre de pila;
  • tu apellido;
  • tu dirección de correo electrónico;
  • tu número de celular;
  • tu identificación de solicitud individual;
  • otra información que pueda revelarse durante la entrevista, como los nombres de las entidades en las que se hayas trabajado anteriormente, los nombres de los empleados, el lugar de trabajo, la duración del empleo y la función, entre otros; y
  • datos de SMS/WhatsApp generados por usted.

Estos datos provienen de una alimentación de otros sistemas de EY conocidos como GRMS – Taleo o directamente de ustedes mismos.

5. Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles revelan tu origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual u orientación sexual.

Los siguientes datos personales sensibles son recopilados y procesados en la Herramienta:

La Herramienta utiliza imágenes de video que incluyen elementos de datos personales, por ejemplo, videos grabados por ti, tu nombre, tu apellido, tu historial de empleo anterior, tus aficiones e intereses. Tú puedes decidir hablar o abordar categorías de datos personales sensibles, sin embargo, el entrevistador no hará preguntas que traten sobre categorías de datos personales sensibles.

EY no recopila intencionadamente ningún dato personal sensible tuyo a través de la Herramienta. La intención de la Herramienta no es procesar tal información. Los datos que proporcionas en la Herramienta son utilizados por EY con el propósito de evaluar o valorar la idoneidad del candidato para un rol determinado. También hay un cuadro de texto libre donde puedes escribir tu respuesta a una pregunta. Por lo tanto, por favor no introduzcas Datos Personales Sensibles o información corporativa confidencial en la Herramienta cuando la encuesta contenga campos de texto libre. Aunque el propósito de este cuadro de texto libre no es que se escriban esos datos personales sensibles, puede incluir ese tipo de datos personales en tu respuesta. Ten en cuenta que en ninguna de las preguntas se le pregunta directamente por tu origen racial/étnico, opiniones políticas, creencias religiosas y/o información relacionada con la salud.

Para los usuarios australianos: La Herramienta no solicita ni recopila intencionalmente datos personales sensibles, ni se te pedirá directamente que proporciones datos personales sensibles. Sin embargo, al utilizar esta Herramienta para completar cualquier entrevista en video o de otro modo completar cualquier formulario o proporcionar respuestas por escrito a través de la Herramienta, puede optar por proporcionar información sobre usted mismo que son datos personales sensibles. Si proporciona cualquier dato personal confidencial, ya sea por video o por escrito al completar un cuadro de texto libre, reconoce que estos datos son grabados y recopilados por la Herramienta y da su consentimiento para esta recopilación y almacenamiento.

Para los usuarios del Reino Unido: Aparte de la información solicitada en virtud de esta evaluación de revisión (por ejemplo, nombre, apellido, dirección de correo electrónico y datos de empleos anteriores), por favor no introduzca más información confidencial. Por favor, tampoco introduzca ningún dato personal sensible, por ejemplo, información que revele el origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, datos genéticos, biométricos o de salud, datos relativos a la vida sexual u orientación sexual y datos relativos a condenas penales.

6. ¿Quién puede acceder a tu información?

Las siguientes personas/equipos tienen acceso a sus datos personales en la Herramienta:

Los reclutadores, los gerentes de contratación y los administradores de sistemas – se concederán permisos a otros miembros de EY en función de su función, por ejemplo, si se está anunciando una función para el equipo forense, se podrá pedir a un miembro del equipo forense que realice la entrevista y se le concederá acceso .

Rol País Propósito de acceso Derechos de acceso
Reclutador Múltiples a nivel mundial Como usuario con pleno acceso para establecer requerimientos y añadir preguntas tanto de método como de contenido Taleo/Acceso a los pedidos que están bajo el grupo de usuarios y asignados como reclutador y todos los candidatos etiquetados bajo tales pedidos. Los reclutadores pueden tomar medidas completas sobre los candidatos, incluyendo la selección, la programación de las entrevistas, la oferta y la contratación.
Gerente de contratación Múltiples a nivel mundial Revisar las entrevistas y evaluaciones realizadas en relación con un rol para el que están reclutando (no todos los roles) y participar en entrevistas de vídeo en vivo Taleo/Acceso a los requerimientos sólo cuando el usuario es asignado como gerente de contratación. También tiene acceso a los perfiles de los candidatos etiquetados en las solicitudes, pero con una acción limitada para ver los detalles de los candidatos y tomar decisiones sobre las entrevistas y las revisiones.
Administración de Sistemas Múltiples a nivel mundial Adición y configuración de usuarios y apoyo con la configuración de requerimientos y preguntas en la herramienta Tiene acceso completo de administración al sistema.

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en diversas jurisdicciones (incluidas las jurisdicciones fuera de la Unión Europea y fuera del país de origen) en las que EY opera. EY procesará tus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la legislación y las regulaciones profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Reglas Corporativas Vinculantes de EY.

Transferimos o revelamos los datos personales que recopilamos a proveedores de servicios de terceros (y sus subsidiarias y filiales) que son contratados por nosotros para apoyar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que proporcionen, administren y apoyen nuestra infraestructura de IT (como la gestión de la identidad, el alojamiento, el análisis de datos, las copias de seguridad, la seguridad y los servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y la eliminación segura de nuestros archivos de copia impresa. Nuestra política es utilizar únicamente proveedores de servicios de terceros que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de los datos y que cumplan con los requisitos legales aplicables para la transferencia de datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

En la medida en que los datos personales se hayan hecho anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean razonablemente identificables, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de Privacidad.

7. Retención de datos

Nuestra política consiste en conservar los datos personales sólo durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en la sección "Por qué necesitamos tus datos personales". Los períodos de retención varían en las distintas jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención reglamentarios y profesionales locales.

Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener la información durante períodos de tiempo significativos.

Las políticas y/o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta son: La retención de datos se realiza de acuerdo con la Política Global de Retención de Registros EY y el Programa de Retención Global, de Área, de Región o de País aplicable.

Además, desde la perspectiva de la Herramienta, los datos se conservan de acuerdo con un ajuste de retención de datos definible por el cliente. Los datos del cliente se borran correctamente al final del período de retención. Cuando los medios se retiran, los métodos aprobados son NIST 800-88. Los registros son retenidos por la Herramienta por un período de 3 años. Desde la perspectiva de Taleo, actualmente hay una tarea de purga de datos automatizada que remueve/elimina todos los archivos candidatos que cumplen con los criterios de purga. Este criterio es: no ha habido actividad en el archivo durante 3 años o el archivo no incluye una CONTRATACIÓN.

Sus datos personales se conservarán de acuerdo con las leyes y normativas sobre privacidad. Una vez finalizado el periodo de conservación de datos, sus datos personales serán eliminados. Para obtener más información, descargue nuestro resumen de retención de datos (pdf).

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y la seguridad de la información que obtiene en el curso de sus negocios. El acceso a esa información es limitado y se han establecido políticas y procedimientos destinados a salvaguardar la información contra la pérdida, el uso indebido y la divulgación inapropiada. Información adicional sobre nuestro enfoque de la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro brochure Protegiendo sus datos (pdf).

EY se compromete a asegurar que tus datos personales estén seguros. Para evitar el acceso o la divulgación no autorizados, EY tiene medidas técnicas y organizativas para salvaguardar y asegurar sus datos personales. Todo el personal de EY y los terceros a los que EY se compromete a procesar sus datos personales están obligados a respetar la confidencialidad de sus datos.

9. Control de tus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (excepto a las partes externas mencionadas en la sección 6 anterior) a menos que tengamos su permiso previo o que la ley nos obligue a hacerlo.

Tiene derecho a solicitar detalles de los datos personales de EY sobre usted.

Para confirmar si sus datos personales se procesan en la herramienta o para acceder a sus datos personales en la herramienta o (donde aplique) para retirar tu consentimiento, contactar con el representante habitual de EY o enviar tu solicitud por correo electrónico al equipo de protección de datos.

10. Rectificación, supresión, restricción del tratamiento o de la portabilidad de los datos

Puede confirmar que sus datos personales son exactos y actuales. Puede oponerse al tratamiento de sus datos personales o solicitar la rectificación, la eliminación, la restricción del tratamiento o una copia fácilmente transportable de sus datos personales poniéndose en contacto con su representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos.

11. Quejas

Si le preocupa una supuesta violación de la ley de privacidad o de cualquier otra regulación, contacte al Líder Global de Privacidad de EY, Oficina del Asesor General, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido o a través de un correo electrónico al equipo de protección de datos o a través de su representante habitual de EY. Un Líder de Privacidad de EY investigará tu queja y te proporcionará información sobre cómo será manejada y resuelta.

Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su queja, tiene derecho a quejarse ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede remitir el asunto a un tribunal de la jurisdicción competente.

12. Contáctanos

Si tiene más preguntas o inquietudes, contacte a su representante habitual de EY o envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos.

13. Reconocimiento y consentimiento

Al hacer clic en el botón "Sí, estoy de acuerdo" que aparece a continuación, estás aceptando y consintiendo que tu información personal sea procesada y utilizada como se indica en este Aviso de Privacidad. Tiene derecho a retirar su consentimiento o a objetar el procesamiento posterior de su información personal en cualquier momento, contactando con tu representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos.