Robotic Process Automation (RPA): una herramienta para mejorar la eficiencia

Diario El Observador I Por el Lic Federico Trelles Otegui, Gerente del Departamento de Consultoría en EY Uruguay.

La búsqueda de eficiencias en la ejecución de los procesos de negocio no es algo nuevo. Sin embargo, el contexto del mercado actual, altamente competitivo e innovador, ha generado en las empresas la búsqueda permanente de adquirir ventajas competitivas. Las empresas capaces de proporcionar las soluciones más eficientes a las necesidades de sus clientes son las que obtendrán dichas ventajas en el mercado.

En la actualidad muchas empresas ven acotada su posibilidad de desarrollar nuevos proyectos por las restricciones presupuestarias, es aquí donde la identificación de aquellas actividades que no aportan valor significativo y tienen un alto costo de recursos humanos puede resultar clave.

Con la aplicación de Robotic Process Automation (RPA), las empresas están logrando incrementar su productividad y eficiencia, integrando sistemas en forma rápida y económica.

Básicamente, transfieren las tareas repetitivas y transaccionales a robots de software que pueden realizarlas de manera rápida y con un mínimo de errores, liberando de tiempo a las personas para que se puedan enfocar en actividades de índole estratégica y de mayor valor para la empresa.

RPA no reemplaza las aplicaciones existentes de la empresa, por el contrario, trabaja usándolas con la interfaz de usuario, para ejecutar las tareas específicas que el robot de software debe realizar. Este elemento es uno de los aspectos diferenciales, ya que permite trabajar sobre el ecosistema informático existente en la empresa.

La implementación de RPA proporciona beneficios relacionados con la excelencia operacional, eficiencia, calidad y gestión/control de riesgos en la organización. A continuación, presentamos un resumen de algunos de estos beneficios:

Eficiencia

• Ahorro significativo tanto en costo como tiempo.
• Incremento en la productividad debido a la liberación de personal de tareas rutinarias, para centrarse en actividades de mayor valor.
• Integración rápida y de bajo costo. permitiendo trabajar de forma integrada con los sistemas existentes de la empresa.

Calidad

• Incremento de la satisfacción de los clientes, debido a la disminución de los tiempos de respuesta y tasa de errores.
• Trabajo 24x7, aumentando la capacidad productiva.

Control

• Reducción de la tasa de errores y mitigación de riesgos
• Facilita la auditoría interna, la seguridad y los procesos de cumplimiento,
• Mantención y seguimiento total de los registros, control de eventuales errores

Es frecuente que los miembros de una organización se sientan amenazados y excluidos de los proyectos de implementación de RPA, debido a que suele percibirse como un ejercicio de reducción de costos. Por tanto, la gestión de la comunicación e integración de los grupos de interés es un punto crítico.

¿Por dónde empezar?

La implementación de RPA en la empresa debe hacerse enmarcada dentro de una estrategia corporativa que cuente con el apoyo de la alta dirección, se deben plantear objetivos claros de corto y mediano plazo, así como establecer claramente los beneficios que se esperan obtener.

Quienes tienen dudas respecto a la conveniencia de RPA en sus empresas suelen realizar, en un período relativamente corto de 4 a 5 semanas, una evaluación que concluya con un Plan de Negocio que identifique claramente el retorno de la inversión, y una Prueba de Concepto acotada que permita entender mejor la aplicación de la tecnología.