Diario El Observador I Por la la Lic. Carla Brovetto, integrante del Departamento de Consultoría en EY Uruguay.
Es frecuente que los miembros de una organización se alerten cada vez que escuchan palabras como robots, automatización, aumento de eficiencia a través de software… En un mundo de negocios cada vez más competitivo en el que las restricciones presupuestarias son una realidad y la innovación es clave para mantener a los clientes satisfechos, la automatización se ha vuelto un tema de conversación en las organizaciones. Por medio de una solución de software, que permite conectar múltiples sistemas o aplicaciones independientes sin la necesidad de modificar la estructura de TI de la organización, se imita la ejecución humana de tareas rutinarias, determinísticas y de alto volumen.
Para llevar a cabo un proyecto de automatización, la metodología de EY propone realizar una primera etapa de diagnóstico en donde se identifiquen las actividades factibles de automatizar, para luego hacer una priorización de las oportunidades (a partir de la selección de criterios de ponderación). Este análisis es la base para la generación de un plan de negocio que evidencie el retorno de la inversión.
Para identificar las oportunidades candidatas a automatizar, habría que empezar por preguntarse si en la organización ¿existen actividades que se realizan de forma manual y son repetitivas?, ¿pueden ser regidas por reglas de negocio claras?, ¿tienen una tasa de error elevada?, ¿involucran información en formato estándar y digital?, ¿tienen pocos casos de excepción?, ¿se realizan con frecuencia e involucran volúmenes altos de transacciones?, ¿incluyen el procesamiento de información sensible o confidencial?, ¿pueden ser realizadas fuera del horario laboral? e ¿involucran varios sistemas y herramientas distintas?
He aquí la respuesta a la pregunta inicial: la automatización permite que las personas abandonen las tareas predecibles y estandarizadas, y enfoquen su atención en actividades que agregan valor y contribuyen a mejorar la gestión. Asimismo, los equipos de trabajo disponen de más tiempo para tomar decisiones a partir de su análisis subjetivo y fortalecer las relaciones interpersonales.
La automatización es parte de la transformación tecnológica que está afectando la organización de las empresas, los perfiles ocupacionales y en consecuencia, el mercado laboral. Aprovechar las oportunidades y adaptarse a la nueva realidad es un gran desafío. En este sentido, la invitación es a poner foco en analizar cómo puede impactar la automatización en los roles y responsabilidades de los distintos grupos de la organización, cómo deberán reorganizarse los equipos, cuáles serán las nuevas habilidades requeridas y cuál será el apoyo que se le brindará a las personas para facilitarles la aceptación y asimilación del nuevo escenario.
Las incertidumbres, los miedos y el desconocimiento que tienen los grupos de trabajo sobre esta temática hacen evidente la importancia de gestionar el cambio organizacional que trae consigo un proyecto de automatización.
El desarrollo de una estrategia que se articule a través de un plan de comunicación que tenga como mensaje principal la oportunidad de crecimiento y los nuevos desafíos para los colaboradores, es esencial para disminuir el sentimiento de amenaza y consecuente resistencia. La identificación de los impactos organizacionales por área, la generación y ejecución de un plan de capacitación que recoja las necesidades relevadas, la gestión permanente de los distintos involucrados, y la motivación de un liderazgo que mantenga una comunicación directa y fluida, son otros de los factores clave para alcanzar el éxito en el proceso de cambio.
Es necesario que los líderes de la organización expliciten las implicancias, cambios y beneficios para cada uno de los equipos de trabajo. El mantener un diálogo permanente y franco, permitirá interacciones basadas en la confianza. La mejor forma de mitigar la resistencia proveniente del desconocimiento es seguir una estrategia que se encargue de evitar los silencios.
Los miembros de las organizaciones son uno de los grupos de interés más importantes, cuidarlos durante el proceso de cambio es vital para lograr una transición exitosa.
La automatización de las tareas rutinarias permitirá que los miembros de las organizaciones se centren en ideas, innovación y trabajo de mayor valor.
