Política de Privacidade – Digital Interview, CodeVue e HireVue Cognitive Assessment Tool

1. Introdução

A presente Declaração de Privacidade destina-se a descrever as práticas seguidas pela EY em relação à Ferramenta de Avaliação Cognitiva Digital Interview, CodeVue e HireVue (“Ferramenta”) no que respeita à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. Este Aviso de Privacidade deve ser lido em conjunto com a Declaração de Privacidade da ey com, e em caso de qualquer conflito com a  Declaração de Privacidade da ey com, os termos deste Aviso de Privacidade prevalecerão. Leia atentamente a presente declaração de privacidade.

2. Quem gere a Ferramenta?

A “EY“ refere-se a uma ou mais das firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (”EYG"), cada uma das quais é uma entidade jurídica distinta e pode determinar as finalidades e os meios de tratamento de dados por direito próprio (ou seja, atuar como responsável pelo tratamento de dados ou numa capacidade semelhante). A entidade que actua como controlador de dados (ou capacidade semelhante) ao fornecer esta Ferramenta na qual os seus dados pessoais serão processados e armazenados é:

• Para os dados pessoais do pessoal da EY: O responsável pelo tratamento dos dados é a entidade EY que o emprega.
• Para os dados pessoais de terceiros (incluindo clientes EY): O responsável pelo tratamento de dados é a firma local membro da EY com a qual o terceiro tem uma relação.

Pode encontrar uma lista das firmas-membro e afiliadas locais da EY na Declaração de Privacidade da EYCOM.

Os dados pessoais que fornecer na Ferramenta são partilhados pelos responsáveis pelo tratamento de dados acima referidos com uma ou mais empresas membros do AEIG (ver “Quem pode aceder aos seus dados pessoais”, secção 6 abaixo).

A ferramenta encontra-se alojada externamente nos EUA, na Amazon AWS US-East region, onde são alojadas cópias de segurança nas instalações alternativas da Amazon em território dos EUA.

3. 3. Como é que a ferramenta processa os dados pessoais?

A ferramenta divide-se em três tipos de funcionalidades: (1) Entrevista Digital, (2) CodeVue e (3) Avaliações Cognitivas HireVue. Todas as funções são utilizadas para ajudar o processo de recrutamento através da utilização de software de entrevistas em vídeo ou em linha. Permite à EY entrevistá-lo e avaliá-lo, substituindo os longos formulários de candidatura ou as perguntas de pré-seleção e reduzindo a necessidade das tradicionais entrevistas presenciais e das deslocações a locais para realizar testes, mantendo a interação pessoa a pessoa e a tomada de decisões humanas. A Digital Interview é utilizada para fornecer entrevistas digitais em linha, a CodeVue é utilizada para avaliações de codificação, o que permite aos recrutadores selecionar objetivamente talentos de codificação e programação, e a HireVue Cognitive Assessment é utilizada para avaliar as suas capacidades de aptidão cognitiva.

Os seus dados pessoais inseridos na ferramenta são utilizados da seguinte forma:

• avaliar a aptidão do candidato para a função; e
• serão guardados de acordo com os requisitos de retenção de proteção de dados para futuras oportunidades de contratação.

A EY conta com os seguintes fundamentos para legitimar o tratamento dos seus dados pessoais na Ferramenta:

Para candidatos: processamos os seus dados pessoais com base no seu consentimento. O fornecimento dos seus dados pessoais à EY é opcional. No entanto, se não fornecer todos ou parte dos seus dados pessoais, pode não nos ser possível concretizar os fins a que se destina o processamento. Tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer altura.

O envio dos seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar qualquer dúvida, fotografias e vídeos seus). No entanto, se não partilhar todos ou parte dos seus dados pessoais, poderá não nos vir a ser possível cumprir as finalidades estabelecidas para o tratamento dos mesmos.

O processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) prosseguidos(s) é(são) a gestão de Recursos Humanos, no que toca às avaliações de desempenho e aos processos de recrutamento. No entanto, as gravações feitas em algumas jurisdições estarão sujeitas ao seu consentimento, que será obtido antes da gravação. 

4. Que tipo de dados pessoais são submetidos na ferramenta?

A ferramenta trata as seguintes categorias de dados pessoais:

• Primeiro nome;
• Apelido;
• Endereço de email;
• Pedido ID individual;
• a sua voz;
• a sua imagem;
• as suas imagens de vídeo;
• resultados de testes mostam os seus talentos e habilidades cognitivas para fins de implantação da Avaliação Cognitiva Codevue e HireVue;
• Número IP do seu computador; e
• outras informações que podem ser divulgadas durante a entrevista, como o seu histórico de emprego, nomes de colegas de trabalho,a sua educação, hobbies e interesses, bem como informações sobre suas habilidades e personalidade (pontos fortes e fracos, entre outros). 

Estes dados são obtidos a partir de um feed de outros sistemas da EY conhecidos como GRMS, Yello e SuccessFactors (SF) Recruitment; ou diretamente de si:

5. Dados pessoais sensíveis

Os dados pessoais sensíveis revelam a sua origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical, os seus dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

Os seguintes dados pessoais confidenciais são coletados e processados na Ferramenta para o recurso de Entrevista Digital da Ferramenta:

A Ferramenta utiliza imagens de vídeo que incluem elementos de dados pessoais, por exemplo, vídeos gravados do utilizador, o seu nome, o seu apelido, o seu historial profissional anterior, os seus passatempos e interesses. Pode decidir falar ou abordar categorias de dados pessoais sensíveis, no entanto, o entrevistador não fará perguntas que abordem categorias de dados pessoais sensíveis.

Existe também um campo de texto livre onde pode escrever a sua resposta a uma pergunta. Apesar da finalidade deste campo de texto livre não consistir em ter os referidos dados pessoais sensíveis, pode incluir esse tipo de dados pessoais na sua resposta.  Tenha em consideração que nenhuma das perguntas feitas a si estão relacionadas diretamente com a sua origem racial/étnica, opiniões políticas, convicções religiosas e/ou informação relacionada com a sua saúde.

Para os utilizadores Australianos: A ferramenta não solicita ou recolhe intencionalmente dados pessoais sensíveis sobre si, nem lhe será pedido diretamente que forneça dados pessoais sensíveis.  Contudo, ao utilizar esta ferramenta para completar quaisquer entrevistas por videochamada ou preencher quaisquer formulários ou dar respostas escritas através da mesma, poderá optar por facultar informações sobre si próprio que sejam dados pessoais sensíveis.  Se facultar qualquer tipo de dados pessoais sensíveis, em formato de vídeo ou por escrito ao preencher um campo de texto livre, reconhece que estes dados são gravados e guardados pela ferramenta e está a consentir com essa recolha e armazenamento. Além das informações solicitadas de acordo com esta review de avaliação (por exemplo, nome, apelido, endereço de e-mail e detalhes de emprego anterior), não insira nenhuma outra informação que possa ser considerada confidencial. Também não insira dados pessoais confidenciais, conforme descrito na primeira frase desta secção acima.

6. Quem pode ter acesso à sua informação?

Os dados pessoais do Utilizador são acedidos na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipas:

Recrutadores, gestores de contratação e administradores de sistemas – as permissões serão concedidas a outros membros da EY com base na sua função; por exemplo, se uma função estiver a ser anunciada para a equipa forense, pode ser pedido a um membro da equipa forense que conduza a entrevista e ser-lhe-á concedido acesso. Os fornecedores externos, Tata Consultancy Services (TCS), Caption First e IBM também terão acesso à ferramenta.

Os direitos de acesso acima descritos envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia) nas quais a EY opera (as localizações dos escritórios da EY estão listadas em https://www.ey.com/en_gl/locations). Uma visão geral das entidades da rede EY que prestam serviços a clientes externos está acessível aqui (através do site ey.com UK) (Ver Secção 2 (Sobre a EY) - “Ver uma lista das firmas-membro e afiliadas da EY”). A EY processará os seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a lei aplicável e os regulamentos profissionais na sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede da EY são regidas pelas Regras Corporativas Vinculativas da EY.

Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que coletamos para prestadores de serviços third-party (e suas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiarem os nossos processos internos auxiliares. Por exemplo, contratamos prestadores de serviços para fornecer, executar e dar suporte à nossa infraestrutura de TI (como gestão de identidade, hospedagem, análise de dados, backup, segurança e serviços de armazenamento na cloud) e para o armazenamento e eliminação segura dos nossos arquivos em papel. É nossa política utilizar apenas prestadores de serviços third-party que são obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade, e que cumprem com quaisquer requisitos legais aplicáveis à transferência de dados pessoais fora da jurisdição em que foram originalmente recolhidos.

Na medida em que os dados pessoais tenham sido anonimizados de tal forma que o Utilizador ou o seu dispositivo já não seja razoavelmente identificável, tais informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos do presente Aviso de Privacidade não se aplicarão.

Para os dados recolhidos no Espaço Económico Europeu (EEE) ou que estejam relacionados com indivíduos no EEE, a EY requer um mecanismo de transferência adequado, conforme necessário para cumprir a legislação aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para a IBM é regida por um acordo entre a EY e a IBM que inclui cláusulas padrão de proteção de dados adoptadas pela Comissão Europeia.

7. Retenção dos dados

A nossa política consiste em conservar os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para os fins descritos na secção “Como é que a Ferramenta processa os seus dados pessoais”. Os períodos de retenção variam nas diferentes jurisdições e são definidos de acordo com os requisitos de retenção regulamentares e profissionais locais.

De forma a satisfazer os nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais e para fins de arquivo e histórico, precisamos de reter informação durante um período de tempo significativo.

As políticas e/ou procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são de três (3) anos após a ausência de atividade do utilizador dos dados. Para mais informações sobre o período de retenção aplicável aos seus dados pessoais, contacte o seu representante habitual da EY.

Os registos de acesso dos utilizadores são conservados por um período de três (3) anos.

Os seus dados pessoais serão conservados em conformidade com as leis e regulamentos em matéria de privacidade. Após o termo do período de conservação dos dados, os seus dados pessoais serão eliminados. Para saber mais, descarregue o nosso resumo da retenção de dados (pdf).

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações que obtém no decurso da sua atividade. O acesso a essas informações é limitado e estão em vigor políticas e procedimentos concebidos para proteger as informações contra perdas, utilização indevida e divulgação incorrecta. Para mais informações sobre a nossa abordagem à proteção de dados e à segurança das informações, consulte o nosso folheto “Proteger os seus dados 2018 (pdf)”.

9. Controlo dos seus dados pessoais

A EY não vai transferir os seus dados pessoais a terceiros (que não as entidades externas referidas na secção 6 acima) salvo se tivermos a sua permissão ou se a legislação assim o requeira.

10. Os seus direitos em relação aos seus dados pessoais 

Dependendo da jurisdição aplicável, pode ter determinados direitos em relação aos seus dados pessoais, incluindo:

• Para solicitar detalhes dos dados pessoais que a EY processa sobre si e aceder aos dados pessoais que a EY processa sobre si
• Corrigir os seus dados pessoais caso estejam incompletos ou incorretos
• Para restringir ou opor-se ao tratamento de dados pessoais ou solicitar o apagamento dos seus dados pessoais
• Receber uma cópia dos dados pessoais que forneceu à EY num formato estruturado, de uso corrente e legível por máquina, que poderá reutilizar para as suas próprias finalidades (conhecida como “portabilidade de dados”)
• Nos casos em que tenha prestado consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, o direito de retirar o seu consentimento.
• O direito de fazer queixa a uma autoridade de proteção de dados (consulte a secção “Reclamações”)
• Se tiver alguma dúvida sobre a forma como a EY processa os seus dados pessoais ou sobre os seus direitos relacionados com os seus dados pessoais, envie uma mensagem de correio eletrónico  para a equipa de proteção de dados.

11. Reclamações

Se estiver preocupado com uma alegada violação da lei da privacidade ou de qualquer outro regulamento, contacte o Global Privacy Leader da EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido ou através de correio eletrónico para a equipa de proteção de dados ou através do seu representante habitual da EY. Um Líder de Privacidade da EY investigará a sua queixa e fornecerá informações sobre a forma como a mesma será tratada e resolvida.

Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a sua queixa, tem o direito de apresentar queixa à autoridade de proteção de dados do seu país. Pode também ter o direito de remeter a questão para um tribunal de jurisdição competente.

Certas empresas membros da EY em países fora da União Europeia (UE) e do Reino Unido nomearam representantes na UE e no Reino Unido respetivamente para agirem em seu nome se, e quando, realizarem atividades de tratamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE e/ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) do Reino Unido. Mais informações e os dados de contacto desses representantes encontram-se disponíveis aqui:

Representante da UE para a protecção de dados

Representante para a proteção de dados do Reino Unido

12. Contacte-nos

Se tiver questões ou preocupações adicionais, contacte o seu representante da EY habitual ou envie um e-mail para global.data.protection@ey.com.

13. Agradecimentos e consentimento

Ao clicar no botão “Sim, aceito” abaixo, está a concordar e a consentir que as suas informações pessoais sejam processadas e utilizadas de acordo com o descrito na presente Declaração de Privacidade. Tem o direito de retirar o seu consentimento ou de se opor ao processamento posterior das suas informações pessoais a qualquer momento, contactando o seu representante habitual da EY ou enviando um e-mail para equipa de proteção de dados.