Izkušnje kažejo, da so kanali za sporočanje prevar učinkovito orodje oziroma notranja kontrola za doseganje skladnosti poslovanja družb.
Evropska komisija je pri pripravi direktive zaobjela kršitve praktično vseh področij, ki so v domeni urejanja Unije. Sporočilo EU je zelo jasno – želi zaščito prijaviteljev za vse vrste kršitev. Zato so upravičena pričakovanja, da bodo države pri prenosu direktive v nacionalno pravo, ponudile zaščito prijaviteljem za vsa področja kršitev, saj bodo le tako lahko zagotovile preglednost in pridobile zaupanje prijaviteljev. Doslej je bila obveznost vzpostavitve kanala za sporočanje prevar in preiskovanja prijav omejena na finančne institucije in pranje denarja, državljanom pa je bila nudena zaščita pri prijavi korupcijskih dejanj.
Ne glede na zakonsko ureditev so gospodarske družbe v določeni prednosti, saj lahko v svojih internih aktivih v sodelovanju s predstavniki delavcev enotno uredijo področje prijav kršitev in tako vsem deležnikom sporočajo svojo zavezanost etičnemu poslovanju. Gospodarske družbe morajo spodbuditi zaupanje prijaviteljev, da ti kršitve sporočajo znotraj internih mehanizmov, saj družbe tako omejujejo sekundarno škodo, ki nastane kot posledica razkrivanja informacij v medijih ter izgube zaupanja vlagateljev in drugih deležnikov. Vedeti je treba, da bodo prijaviteljem na voljo tudi zunanji kanali za sporočanje prevar, v določenih primerih pa so prijavitelji varovani tudi, če informacije razkrijejo javnosti.
Gospodarske družbe morajo spodbuditi zaupanje prijaviteljev, da sporočajo kršitve znotraj internih mehanizmov, saj družbe tako omejujejo sekundarno škodo, ki nastane kot posledica razkrivanja informacij v medijih ter izgube zaupanja vlagateljev in drugih deležnikov.
Zaposlene se spodbuja, da kršitve in nepravilnosti poročajo linijskemu managementu, vendar če imajo občutek, da prijava ni obravnavana ustrezno, oziroma če so deležni pritiskov zaradi opozarjanje na nepravilnosti, lahko uporabijo kanal za sporočanje kršitev in zlorab. S kanalom za sporočanje prevar je zaposlenim omogočeno, da preskočijo organizacijsko raven, ki je lahko vpletena v določeno zlorabo in sodeluje pri izogibanju notranjim kontrolam, kar povečuje verjetnost pravočasnega zaznavanja zlorabe.
Cilji
- Odvračanje kršitev in prevar
- Zgodnje zaznavanje znakov kršitev in zlorab
- Pravočasno posredovanje kritičnih informacij tistim, ki jih lahko rešujejo
- Demonstriranje vlagateljem, regulatorju in ostalim deležnikom, da se organizacija vede odgovorno in uresničuje zaveze etičnega poslovanja
- Zmanjšanje tveganja za anonimno in zlonamerno odtekanje informacij iz organizacije
- Obvladovanje stroškov in odškodnin ter kazni zaradi nesreč in zlorab
- Ohranjanje in izboljšanje ugleda organizacije
Vse raziskave potrjujejo, da je sporočanje zlorab učinkovito v poslovnih okoljih, ki spodbujajo ustrezno organizacijsko kulturo in osveščenost na področju notranjih zlorab. Ključnega pomena je, da bodo zaposleni pridobili zaupanje v proces prijave in preiskovanja prijav. To bo možno le, če bo zagotovljena anonimnost in varnost sporočanja prijave, neodvisnost preiskave ter preglednost in učinkovitost postopkov preiskovanja.
Ključna novost, ki jo uvaja direktiva za zaščito prijaviteljev, je obrnjeno dokazno breme v primerih znakov povračilnih ukrepov zoper kršitelje. Tako bo v prihodnje delodajalec moral dokazati, da ukrepi (premestitev, slaba delovna ocena, disciplinski postopek idr.), povezani s prijaviteljem, niso posledica prijave kršitev.
Zavedati se moramo, da je kanal za sporočanje prevar samo orodje za začetek postopka preiskovanja, ki ga je potrebno v organizaciji urediti celovito (t.i. End2End process).
Implementacija
- Zaveza vodstva k spodbujanju uporabe orodja in neodvisni obravnavi prijav
- Priprava notranjega akta in usklajevanje s predstavniki delavcev
- Izbira orodja, ki zagotavlja varno in zaupno sporočanje prijav ter skladnost z zahtevami direktive
- Uskladitev obdelave prijave in orodja s področjem varstva osebnih podatkov
- Določitev pooblaščenca za obravnavo prijav
- Zagotovitev pogojev za neodvisno delo pooblaščenca
- Strokovno usposabljanje pooblaščenca za preiskovanje kršitev in zlorab
- Osveščanje zaposlenih o uporabi orodja, preprečevanje zlonamerne uporabe
- Nudenje nasvetov in pomoči zaposlenim glede sporočanja zlorab in zaščite
- Zagotavljanje učinkovitosti in preglednosti postopkov
- Vzpostavitev poročanja vodstvu in nadzornim organom
- Preverjanje skladnosti in učinkovitosti postopkov
Učinkovitost sporočanja in preiskovanja kršitev in zlorab bo torej odvisna od modela etičnega poslovanja družbe. Vodstvo bo moralo vzpostaviti strukturo in procese za učinkovito delovanje sporočanja in preiskovanja prevar. Uspešnost bo odvisna od zaupanja, ki ga bodo zaposleni imeli v zaupnost in resnost obravnave prijave ter končnih rezultatov. Kontrola bo uspešna, če bodo osebe pooblaščene za preiskovanje pri svojem delu strokovne in neodvisne. Njihovi postopki bodo pogosto morali prestati test nadaljnjih pravnih postopkov, kot so kazenske prijave, disciplinski postopki ipd. Prijaviteljem morajo biti v skladu z direktivo na voljo povratne informacije o zaključku preiskave. Vsi deležniki morajo imeti na voljo informacije kdaj, kje in v katerih primerih jim bo nudena zaščita. Organi nadzora in upravljanja bodo imeli pregled nad učinkovitostjo kontrole z vidika števila podanih prijav, rešenih prijav ter ukrepov, ki so sledili. Notranja ali zunanja revizija bo presojala vse naštete elemente, da bi ugotovila učinkovitost in uspešnost delovanja notranje kontrole.
Kontaktirajte nas za več informacij
Pomagamo vam lahko pri vseh korakih implementacije kanalov za sporočanje zlorab in kršitev
Povzetek
V skladu z Direktivo (EU) 2019/1937 bodo gospodarske družbe in organi javne uprave z več kot 50 zaposlenimi morali vzpostaviti kanal za sporočanje zlorab in kršitev. Vendar pa so ti postopki lahko učinkoviti le, če hkrati spodbujajo tudi zaupanje zaposlenih in prijavljene kršitve ustrezno preiščejo.
