5 Minuten Lesezeit 5 Apr. 2021
Falkirk Wheel bei Sonnenuntergang

Nachhaltige Innovation und Sicherstellung des Nutzens der Legal-Teams

Von Eric Eck

Director Legal Function Consulting and Legal Managed Services | Switzerland

Technology for Law expert, with more than 20 years of experience in the business of law, working on legal function operating models’ improvement and legal cost management.

5 Minuten Lesezeit 5 Apr. 2021

Aktuell werden Rechtsabteilungen aufgrund von Budgetkürzungen und erhöhten Arbeitsbelastungen erdrückt. Wie können Juristen unter solchen Umständen die Qualität ihrer Arbeit verbessern und dennoch weniger Kosten verursachen?

Überblick
  • Juristen müssen heutzutage mehr mit weniger erreichen;
  • Ein ganzheitliches Verständnis der Aufgaben, sowie der Kosten und des Nutzens einer jeden Aktivität ist der Schlüssel zur Verbesserung der Qualität sowie einer Beschleunigung der Abläufe und geringeren Ausgaben;
  • Technologien und Unterstützungs-Tools durch Anbieter wie beispielsweise EY Legal Managed Services helfen bei der Umverteilung von Aufgaben zum korrekten Nutzen.

Von Juristen wird heutzutage verlangt, mehr Ertrag mit weniger Aufwand zu erzielen. Durch den Einzug der digitalen Transformation in die Rechtsabteilungen wird die Versuchung gross, direkt zu verschiedenen Tech-Tools zu greifen und von deren Versprechen auf Kostensenkung zu profitieren. EY ist der Überzeugung, dass ein ganzheitliches Verständnis von Aufgaben und Nutzen zentral ist und an erster Stelle stehen soll. Eine detaillierte Analyse ist der Schlüssel, um die Qualität zu verbessern, Prozesse zu beschleunigen und weniger Kosten zu verursachen. Die Nutzung innovativer Tools und entsprechender Ansätze wie EY Legal Managed Services ermöglicht den hausinternen Juristen, sich im Zentrum eines juristischen Ökosystems zu positionieren, wo Arbeit zum korrekten Nutzen verteilt wird. Vor diesem Hintergrund kann die Umgestaltung der Rechtsabteilungen als kontinuierlicher Verbesserungsprozess in fünf Work-Streams angesehen werden:

Interne Juristen

Durch das Standardisieren der juristischen Arbeiten können erhebliche Effizienzgewinne erzielt werden. Das Einrichten effizienter Prozesse und Vorlagen, welche dann über die Zeit wiederverwendet werden können, ist der Schlüssel zur Entwicklung einer Struktur, welche in diesem Bereich das richtige Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen unterstützt. Der Umwandlungsprozess ist ein Projekt, welches es zu managen gilt, mit Phasen, Meilensteinen und erwünschten Ergebnissen, wie alle anderen Projekte auch. Indem man die hausinternen Juristen mit ihrem umfangreichen Wissen und Verständnis in die Pflicht nimmt, an dieser Entwicklung mitzuwirken, kann eine Lösung erarbeitet werden, die sowohl auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens sowie diejenigen des Legal-Teams abgestimmt ist. Ebenfalls wird so ein effektives Change-Management gefördert, da die Aufgaben so verteilt werden, dass internes Know-how und interne Ressourcen optimal genutzt werden, die Flexibilität gefördert wird und neue Wege der Zusammenarbeit in einem Ökosystem mit internen und externen Stakeholdern ermöglicht werden. Das Legal-Team entscheidet, welche Aufgaben intern bearbeitet werden, wann eine externe Kanzlei beauftragt werden soll, und was ausgelagert werden kann, beispielsweise an EY Legal Managed Services. Das Ziel ist es, die Arbeitslast neu so zu verteilen, dass ein optimales Verhältnis von Kosten und Nutzen erzielt wird.

Interne Kunden

Als interner Dienstleister sollte die Rechtsabteilung bestrebt sein, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. Abhängig von der Grösse und Art des Unternehmens bedienen die hauseigenen Juristen eine Reihe verschiedener interner Funktionen. Beispielsweise agieren sie bei Banken in unterstützender Funktion gegenüber ihren Kundenberatern, Backoffice-Mitarbeitern und Vermittlungsteams und verfügen zudem über besondere Compliance-Expertise. Bei ohnehin schon knappen Ressourcen können Self-Service-Portale und automatisierte Prozesse für die Juristen eine willkommene Erleichterung darstellen, indem sie den administrativen Aufwand stark reduzieren. Sofern solche Self-Service-Lösungen gut konzipiert sind, verbessern sie die Kundenerfahrung erheblich, indem sie dem nicht-juristischen Nutzer die Möglichkeit bieten, auf juristische Dokumente zuzugreifen oder bei Bedarf zusätzlichen Support anfordern. Dadurch landen nur Angelegenheiten, welche die Expertise eines qualifizierten Juristen erfordern, auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters des Legal-Teams. Self-Service-Lösungen können auch durch Legal Managed Services ergänzt werden. Diese sind speziell auf juristische Aufgaben zugeschnitten, die das Contract-Lifecycle-Management unterstützen und die Möglichkeit bieten, diese an diverse Anbieter, wie beispielsweise EY, auszulagern, um dadurch die zeitaufwändige Koordination zu reduzieren.

Externe Kunden

Nicht alle rechtlichen Tätigkeiten sind an externe Kunden gerichtet. Ist dies aber der Fall, werden die Berührungspunkte zwischen Unternehmen und Kunde durch die Art des Geschäfts bestimmt und können entsprechend stark variieren, was wohl auch erklärt, weshalb der externe Customer-Work-Stream in solchen Optimierungsprojekten oft vernachlässigt wird. Innovative Ansätze eignen sich aber auch gut für den externen Kundenbereich und können Unternehmen sogar einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie neue Möglichkeiten des Informationszugangs bieten. Ein solches Beispiel könnte ein Legal-Hub sein, welches AGB’s in nutzerfreundlicher Weise darstellt. Die unkomplizierte Darstellung von rechtlichen Informationen verbessert das Nutzererlebnis und schafft für das Unternehmen insgesamt einen Mehrwert. Eine weitere Vereinfachung in Form einer Innovation in diesem Bereich könnte so ausgestaltet sein, dass den Kunden direkter Zugang zum Claim-Processing gewährt wird. Zudem können die EY Legal Managed Services für Unternehmen mit komplexen und grenzüberschreitenden Strukturen eine kosteneffiziente Alternative zu lokalen Anwaltskanzleien bieten, insbesondere bei der Bearbeitung gewisser Fälle (oder zumindest Teilen davon) unter dem jeweils geltenden Recht. Als einziger globaler Anbieter von lokaler gesellschaftsrechtlicher Expertise hat EY Zugang zu Know-how und Technologien die es ermöglichen, beispielsweise AGB’s zu verwalten und auf rechtlichen Änderungen im jeden Land entsprechend zu reagieren. Daraus resultiert überlegene Qualität zu geringeren Kosten.

Externe Juristen

In Zeiten, in denen Unternehmen ihre Rechtskosten zu senken versuchen, scheint es naheliegend, damit insbesondere bei der externen Rechtsberatung anzufangen. Obwohl dies aus offensichtlichen Gründen nicht zur Gänze möglich ist, sollten Unternehmen danach streben, den bestmöglichen Nutzen aus ihren externen Juristen zu ziehen. In gewissen Fällen ist die Entscheidung zum Outsourcing (oder Insourcing) nicht finanziell motiviert, sondern eine Verpflichtung (beispielsweise bei Rechtsstreitigkeiten). Es kann aber auch eine strategische oder taktische Entscheidung sein, um gewissen besonderen Umständen Rechnung zu tragen oder einfach situationsbedingt dazu kommen. Unabhängig davon kann Legal-Technology dabei helfen, die Balance zwischen Kosten und Nutzen zu halten. Geeignete datengetriebene Technologie kann intern erheblichen Aufwand bei der Verwaltung laufender Arbeiten, Rechnungen und Dienstleistungen ersparen. Probleme und Unklarheiten werden dabei zudem automatisch frühzeitig erkannt und gekennzeichnet. Mit einer soliden Entscheidungsgrundlage bei Fragen im Zusammenhang mit dem Outsourcing kann der Entschluss, was doch noch beispielsweise durch EY Legal Services erledigt werden kann beziehungsweise die Wahl des Unternehmens, mit welchem eine Zusammenarbeit am sinnvollsten wäre, fundiert getroffen werden. Dadurch wird eine effiziente Nutzung des Budgets und der Ressourcen sowie höhere Qualität erzielt.

Tech-Anbieter

Beim durchstöbern in den Sozialen Medien stösst man regelmässig auf begeisterte Berichte darüber, wie Technologien verschiedene Bereiche von Unternehmen verändert haben. Technologie kann aber nur als Wegbereiter dienen, wenn das spezifische Produkt – und Projekt – für das Unternehmen und dessen Bedürfnisse geeignet ist. Bei der Erfüllung der ihnen zugedachten Funktion hängt der Erfolg der Technologie von den Absprachen zwischen der Roadmap des Tech-Anbieters und der Roadmap des hausinternen IT-Teams und dessen Infrastruktur ab. Hat ein Unternehmen vor kurzem auf ein modernes neues ERP-System umgestellt, sollten die juristischen Tools und Technologien damit kompatibel sein. Die tatsächliche Nutzung und Akzeptanz eines solch neuen Tools hängen zudem von einer effektiven Unterstützung der Nutzer, einschliesslich wirksamer Schulungen, ab. In diesem Work-Stream steht im Zentrum, intelligente Entscheidungen für die Zukunft zu treffen und sich zu fragen: Wo stehen wir jetzt und wohin wollen wir gehen? Es geht darum, «mit dem was man hat mehr zu tun», beispielsweise indem Unternehmen den Zugang zu verschiedenen, mit dem Security-Framework konformen Technologien wirksam einsetzen. Aus allen Work-Streams ist Tech derjenige, welcher schlussendlich in alle anderen integriert werden muss.

Fazit

Wenn Fortschritt und Workflow nicht ideal umgesetzt werden, wird man immer wieder mit den gleichen Problemen konfrontiert. Ein Work-Stream-Ansatz kann zwar im Vorfeld mehr Zeit beanspruchen, ist aber effektiver bei der Schaffung langfristiger Werte für alle betroffenen Stakeholder. Im Fokus muss das Streben nach interner Produktivitätssteigerung stehen, Technologien und Unterstützungstools wie EY-Legal Managed Services sollen wirksam eingesetzt und Lösungen geschaffen werden, die intern Erleichterung bringen. Im Wesentlichen geht es darum, den internen Juristen in den Mittelpunkt eines effizient funktionierenden rechtlichen Ökosystems zu stellen.

Über diesen Artikel

Von Eric Eck

Director Legal Function Consulting and Legal Managed Services | Switzerland

Technology for Law expert, with more than 20 years of experience in the business of law, working on legal function operating models’ improvement and legal cost management.