Οδηγίες για την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας σε Βιομηχανία και Λιανεμπόριο από 01.07.2024

Την 21.06.2024, δημοσιεύθηκε η με αριθμό 37271/21.06.2024 ερμηνευτική εγκύκλιος του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης χορηγώντας οδηγίες για την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας, με αφορμή την επέκταση του συστήματος από 01.07.2024 στους κλάδους της Βιομηχανίας και του Λιανικού Εμπορίου.

Όπως αναφέρει η Εγκύκλιος, μέχρι την ολοκλήρωση της πλήρους εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας στο σύνολο των επιχειρήσεων-εργοδοτών της Χώρας, η μέτρηση του χρόνου εργασίας, που πραγματοποιείται με τη χρήση της ψηφιακής κάρτας, περιορίζεται μόνο στην μέτρηση του χρόνου κατά τον οποίο οι εργαζόμενοι των ενταγμένων επιχειρήσεων απασχολούνται με φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Ως εκ τούτου προκύπτει ότι η επέκταση της ψηφιακής κάρτας εργασίας και σε όσους απασχολούνται με καθεστώς τηλεργασίας παραμένει στο σχεδιασμό του Υπουργείου Εργασίας.

Συνοπτική συνολική παρουσίαση ΚΑΔ οι οποίοι υπάγονται στο σύστημα της ψηφιακής κάρτας εργασίας:

Α. Διευκρινίσεις ως προς κλάδους της οικονομίας οι οποίοι εξαιρούνται από την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας.

•  Όταν ο κύριος ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS είναι ένας από τους εντασσόμενους στο σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας αλλά υφίστανται υποκαταστήματα που ανήκουν σε κλάδους οικονομικής δραστηριότητας (π.χ. Ξενοδοχεία, Εστίαση, Γυμναστήρια) που δεν έχουν ενταχθεί έως τώρα στην ψηφιακή κάρτα και οι οποίοι, λόγω της ιδιαιτερότητάς τους, θα ενταχθούν σε επόμενο στάδιο, δεν υφίσταται υποχρέωση εφαρμογής του μηχανισμού της ψηφιακής κάρτας στην παρούσα φάση για το υποκατάστημα. Η θέση τροποποιεί τις προγενέστερες Οδηγίες ΕΡΓΑΝΗ (Οδηγός 01.01.2024 – Ερώτηση 4 Παραρτήματος 12), οι οποίες και όριζαν ότι εφόσον ο κύριος ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS ανήκει στους κλάδους της ψηφιακής κάρτας εργασίας, όλοι οι εργαζόμενοι του εν λόγω εργοδότη, συμπεριλαμβανομένων και όσων απασχολούνται σε υποκαταστήματα του ανεξαρτήτως ΚΑΔ, εντάσσονται στον Μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας.
• Σε περιπτώσεις επιχειρήσεων που ο κύριος ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS υπάγεται στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας και εκτελούνται πολλαπλές δραστηριότητες στον ίδιο χώρο, εκ των οποίων κάποιες δεν έχουν υπαχθεί ακόμα στην ψηφιακή κάρτα (π.χ. εστίαση), δεν υπάρχει υποχρέωση εφαρμογής του μηχανισμού για το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης αυτής, καθώς είναι εξαιρετικά δύσκολο, κατά την ελεγκτική διαδικασία να γίνει διαχωρισμός των δραστηριοτήτων.
• Εξαίρεση από την εφαρμογή του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων του εργοδότη – επιχείρησης υφίσταται όταν ο εργοδότης - επιχείρηση εντάσσεται στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας, βάσει κύριου ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS, αλλά ο ΚΑΔ αυτός δεν παράγει οικονομική δραστηριότητα (δηλαδή αυτή είναι μηδέν) γεγονός που αποδεικνύεται από το έντυπο Ε3 και ο δευτερεύων ΚΑΔ, ο οποίος αποτελεί την κυρίαρχη οικονομικά επιχειρηματική δραστηριότητα, δεν είναι ενταγμένος ΚΑΔ.
•  Εφόσον ο κύριος ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS δεν ανήκει στους κλάδους που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, δεν εντάσσεται στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας το σύνολο της επιχείρησης, ακόμα και αν τα υποκαταστήματα έχουν ΚΑΔ που με βάση τις σχετικές ΥΑ εντάσσονται στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Β. Αποκλίσεις μεταξύ του δηλωθέντος ωραρίου στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας και σημάνσεων («χτυπημάτων») της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.

Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Σε αντίθετη περίπτωση επιβάλλεται πρόστιμο €10.500 ανά παράβαση. 

Αποκλίσεις μεταξύ του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου και της σήμανσης της ψηφιακής κάρτας, χωρίς τροποποίηση του ωραρίου εργασίας, θεωρούνται αποδεκτές όταν αυτές δικαιολογούνται από την φύση της εργασίας ή από τον τρόπο οργάνωσης της εργασίας. Αντίθετα, αποκλίσεις μεταξύ του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου και της σήμανσης της ψηφιακής κάρτας που σηματοδοτούν υπερβάσεις του ημερήσιου ωραρίου εργασίας, υπόκεινται σε έλεγχο από την Επιθεώρηση Εργασίας για να διαπιστωθεί αν έχουν τηρηθεί όλες προβλεπόμενες, από την εργατική νομοθεσία, διαδικασίες.

Γ. O αριθμός των χτυπημάτων της ψηφιακής κάρτας εργασίας των εργαζομένων σε επίπεδο ημέρας και ανώτατο όριο ελλείψεων σημάνσεων της ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Ο αριθμός των χτυπημάτων της ψηφιακής κάρτας εργασίας των εργαζομένων σε επίπεδο ημέρας θα πρέπει να είναι ζυγός αριθμός.

 i.  Μηδέν (0) χτύπημα, όταν ο εργαζόμενος εργάζεται με το σύστημα της τηλεργασίας ή δεν έχει καθόλου φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης κατά μια συγκεκριμένη ημέρα για λόγους που δικαιολογούνται από την φύση της εργασίας του (π.χ. περιοδεύων πωλητής, οδηγός κ.α.) ή την κατάσταση (π.χ. απεργία, μη προσέλευση στην εργασία κ.α.).

 ii.  Δύο (2) χτυπήματα, όταν ο εργαζόμενος εργάζεται με συνεχές ωράριο στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, στην οποία περίπτωση θα πρέπει να σημάνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο στην επιχείρηση και κατά την τελευταία έξοδο από αυτήν.

 iii.  Τέσσερα (4) χτυπήματα, στην περίπτωση που ο εργαζόμενος εργάζεται με σπαστό ωράριο στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, στην οποία περίπτωση θα πρέπει να σημάνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο και κατά την τελευταία έξοδο, τόσο του πρώτου όσο και του δεύτερου τμήματος του ωραρίου του.

Ορίζεται ρητά ότι δεν λαμβάνονται υπόψη τυχόν ενδιάμεσα χτυπήματα, καθώς και ότι η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας, η οποία θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την ψηφιακή δήλωση του ωραρίου εργασίας, αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου που δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ’ άλλο τρόπο από τον εργοδότη (για παράδειγμα συμπλήρωση ελλιπών «χτυπημάτων» από τον εργοδότη). 

Ορίζεται ότι από αμέλεια είναι πιθανό να μην χτυπηθεί η κάρτα κάποιου εργαζομένου κατά την έναρξη ή τη λήξη της εργασίας του. Ωστόσο, ορίζει (για πρώτη φορά) ότι στα πλαίσια της καλής πίστης, είναι σκόπιμο να γίνονται αποδεκτά μέχρι 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο, στην οποία περίπτωση, η σχετική διαπί-στωση από την Επιθεώρηση Εργασίας, θα συνεπάγεται σύσταση και όχι επιβολή προστίμου. Επαναλαμβάνεται η πάγια θέση του Υπουργείου Εργασίας ότι η επαναλαμβα-νόμενη μη υποβολή δηλώσεων έναρξης και λήξης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ συνιστά αιτία ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας (risk analysis).

Τέλος, ως περιπτώσεις δικαιολογημένης μη σήμανσης της ψηφιακής κάρτας εργασίας αναφέρονται οι κατηγορίες εργαζομένων που απασχολούνται α) με τηλεργασία, β) δεν έχουν σταθερό τόπο απασχόλησης και γ) είναι διευθυντικά στελέχη.

Δ. Απασχόληση σε υποκαταστήματα και σήμανση της ψηφιακής κάρτας.

Πολύ σημαντική είναι η διευκρίνιση για τους εργαζόμενους οι οποίοι απασχολούνται σε διάφορα υποκαταστήματα. Η υποχρέωση για σήμανση της ψηφιακής κάρτας υφίσταται και στις περιπτώσεις που ο εργαζόμενος ξεκινά την εργασία του στο υποκατάστημα Α της επιχείρησης και την ολοκληρώνει στο υποκατάστημα Β της ίδιας επιχείρησης.

Στην προκειμένη περίπτωση, ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει οπωσδήποτε δύο σημάνσεις κάρτας εντός της ημέρας, εκ των οποίων η πρώτη σήμανση (σήμανση εισόδου) θα πρέπει να είναι στο υποκατάστημα Α και η δεύτερη σήμανση (σήμανση εξόδου) θα πρέπει να είναι στο υποκατάστημα Β και ως έναρξη της εργασίας με φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης θα θεωρείται η αρχική σήμανση της κάρτας στο υποκατάστημα Α και ως λήξη της εργασίας με
φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης θα θεωρείται η τελική σήμανση της κάρτας στο υποκατάστημα Β.

Ε. Η «Ευέλικτη Προσέλευση» και σήμανση της ψηφιακής κάρτας.

Επιβεβαιώνεται η πάγια θέση του Υπουργείου Εργασίας, ότι η συνθήκη της ευέλικτης προσέλευσης του εργαζομένου (για όσους υπάγονται στο σύστημα της ψηφιακής κάρτας εργασίας) με μέγιστο χρόνο 120 λεπτών την ημέρα, ισχύει μετά και όχι πριν την έναρξη του δηλωθέντος ωραρίου απασχόλησης δηλαδή είναι δυνατή εντός X λεπτών (από 0 έως 120 λεπτά κατ’ ανώτατο) από την δηλωθείσα έναρξη κι εντεύθεν.

ΣΤ. Εισαγωγή απολογιστικού συστήματος καταχώρισης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών.

Από την 01.07.2024, ενεργοποιείται το άρθρο 22 του Ν.5053/2023 σχετικά με τη δυνατότητα των επιχειρήσεων που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας, εφόσον το επιθυμούν:

 i.  να μην καταχωρούν εκ των προτέρων τις αλλαγές ή την τροποποίηση του ωραρίου εργασίας ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας ή την υπερωριακή απασχόληση πριν από την έναρξη πραγματοποίησής τους.

 ii.  να δηλώνουν, έως και την τελευταία ημέρα του τρέχοντος ημερολογιακού μήνα, στην «Ψηφιακή Δήλωση επιλογής προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος καταχώρισης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών» ότι για το επόμενο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν μπορεί να είναι μικρότερο του ενός ημερολογιακού μήνα, θα καταχωρούν τις αλλαγές του ωραρίου εργασίας ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και των υπερωριών απολογιστικά, εντός του ίδιου μήνα.

 iii.  να καταχωρούν τις σχετικές αλλαγές, έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα από τον μήνα πραγματοποίησής τους.

Z. Προετοιμασία έναρξης ή αποχώρησης από την εργασία και ψηφιακή κάρτα εργασίας.

Η παραμονή εργαζομένων σε κοινόχρηστους χώρους της επιχείρησης, όπως αποδυτήρια, κυλικεία, γυμναστήρια, αίθουσες ψυχαγωγίας, πριν την έναρξη ή μετά την λήξη της εργασίας τους, αποτελεί θέμα που άπτεται της εσωτερικής οργάνωσης και λειτουργίας της εκάστοτε επιχείρησης και νομίμως γίνεται, αλλά σε περίπτωση ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, το βάρος της απόδειξης, ότι οι εν λόγω εργαζόμενοι παραμένουν στην επιχείρηση, χωρίς να εργάζονται, βαρύνει τον εργοδότη.

Ειδικά για τον κλάδο της βιομηχανίας, ορίζεται ότι είναι ένας κλάδος οικονομικής δραστηριότητας, στον οποίο ενδέχεται να απαιτείται χρόνος προετοιμασίας των εργαζομένων, πριν την ανάληψη υπηρεσίας και μετά την λήξη της.

Στο βαθμό που ισχύει κάτι τέτοιο, ο χρόνος αυτός, ο οποίος δεν δύναται να υπερβαίνει τα 30’ λεπτά προ της έναρξης και τα 30’ λεπτά μετά τη λήξη της εργασίας (εκτός αν απαιτείται μεγαλύτερος χρόνος προετοιμασίας που δικαιολογείται από αντικειμενικούς λόγους και μπορεί να αποδειχτεί κατά την ελεγκτική διαδικασία), δεν αποτελεί χρόνο εργασίας και συνεπώς η σήμανση της ψηφιακής κάρτας για την εν λόγω κατηγορία εργαζομένων θα πρέπει να λαμβάνει χώρα:

  i.  Κατά την έναρξη της εργασίας, μετά το πέρας της ολοκλήρωσης του χρόνου προετοιμασίας για ανάληψη υπηρεσίας,

  ii.  Κατά την λήξη της εργασίας, πριν την έναρξη του χρόνου προετοιμασίας για αποχώρηση.

Αν και δεν ορίζεται ρητά, κατανοούμε ότι αυτή η διευκόλυνση αφορά αποκλειστικά στους εργαζόμενους της παραγωγής και όχι σε υπαλλήλους γραφείων.

Η. Εργαζόμενοι με δανεισμό εργασίας και εργαζόμενοι εργολάβων.

Επαναλαμβάνεται η πάγια θέση του Υπουργείου Εργασίας ότι σε περιπτώσεις δανεισμού εργασίας, ο έμμεσος εργοδότης είναι αυτός ο οποίος βαρύνεται με την υποχρέωση εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, σε περίπτωση που η επιχείρηση του εντάσσεται, με βάση τον κύριο ΚΑΔ εργοδότη στο TAXIS, στο σύστημα της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Το ίδιο ισχύει και όταν ο έμμεσος εργοδότης απασχολεί εργαζόμενους μέσω Επιχείρησης Προσωρινής Απασχόλησης (Ε.Π.Α.).

Αντίθετα, εφόσον ο έμμεσος εργοδότης είναι επιχείρηση που ο κύριος ΚΑΔ της δεν περιλαμβάνεται στους υπόχρεους για τήρηση του μηχανισμού της ψηφιακής κάρτας εργασίας, οι εργαζόμενοί του καθώς και αυτοί που έχουν παραχωρηθεί σε αυτόν μέσω δανεισμού, δεν έχουν υποχρέωση να διαθέτουν και να ενεργοποιούν ψηφιακή κάρτα εργασίας ακόμα και αν οι τελευταίοι (δηλαδή οι εργαζόμενοι που έχουν παραχωρηθεί μέσω Ε.Π.Α.), είναι εργαζόμενοι επιχείρησης – εργοδότη που έχει ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας. 

Τέλος ιδιαίτερη ανάλυση πραγματοποιείται για τους εργαζόμενους οι οποίοι απασχολούνται μέσω εργολάβων. Ειδικότερα, η φύση του έργου που πρέπει να εκτελεστεί παίζει καθοριστική σημασία για τον προσδιορισμό του τόπου παροχής εργασίας. Ειδικότερα:

 i.  Όταν ο εργολάβος έχει κύριο ΚΑΔ στο TAXIS έναν από τους υπαγόμενους στην ψηφιακή κάρτα και η εργασία που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου παρέχεται από τον ίδιο ή από τρίτους που έχουν προσληφθεί από αυτόν για την ολοκλήρωση του έργου, εντός των κτιριακών εγκαταστάσεων του εργολάβου, τότε είναι σαφές ότι οι εργαζόμενοι του εργολάβου έχουν υποχρέωση για σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Το ίδιο ισχύει και στις περιπτώσεις που ο εν λόγω εργολάβος εκτελεί τις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου που έχει αναλάβει στις εγκαταστάσεις άλλου εργοδότη, αλλά ο τόπος που παρέχεται η εργασία έχει διατεθεί σε αυτόν μέσω μίσθωσης ή υπομίσθωσης και χρησιμοποιείται αποκλειστικά από αυτόν για την ολοκλήρωση του έργου.

 ii.  Αντίθετα, όταν οι εργασίες που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου, εκτελούνται από εργαζόμενους του εργολάβου στις εγκαταστάσεις άλλου εργοδότη, χωρίς να υφίσταται καθεστώς μίσθωσης ή υπομίσθωσης, δεν υπάρχει υποχρέωση σήμανσης της ψηφιακής κάρτας των εργαζομένων του εργολάβου στις εγκαταστάσεις του άλλου εργοδότη, ακόμα και αν ο εργολάβος έχει ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Όταν ο εργολάβος δεν έχει κύριο ΚΑΔ στο TAXIS έναν από τους αναφερόμενους στην εισαγωγή της παρούσας, δεν υπάρχει υποχρέωση σήμανσης ψηφιακής κάρτας από τους εργαζόμενους του, ακόμα και αν αυτοί απασχολούνται εντός των εγκαταστάσεων άλλου εργοδότη που έχει ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το Υπουργείο Εργασίας επισήμανε με την από 21.06.2024 ανακοίνωσή του ότι η απασχόληση την 6η ημέρα για τις επιχειρήσεις του άρθρου 25 και 26 του Ν. 5053/2023 (σε επιχειρήσεις που από τη φύση τους είναι συνεχούς λειτουργίας και σε όσες ήδη λειτουργούν επί 24ωρης βάσης 5 ή 6 ημέρες την εβδομάδα) είναι μία εξαιρετική συνθήκη που καλύπτει έκτακτες ανάγκες. Διευκρίνισε επίσης τη θέση του ότι η 6η ημέρα δύναται να συμπίπτει με Κυριακή ή επίσημη αργία, οπότε και θα οφείλεται το ημερομίσθιό προσαυξημένο κατά 115% (40% από την προσαύξηση της 6ης ημέρας συν 75% για την απασχόλησή την Κυριακή /αργία), προσαύξηση η οποία δυνητικά μπορεί να ξεπεράσει και το 115% σε περίπτωση εργασίας σε νυχτερινές ώρες για τις οποίες ισχύει επιπρόσθετη προσαύξηση 25%.

Οι διευκρινίσεις που δόθηκαν τόσο με την ανακοίνωση όσο και με την Εγκύκλιο, ιδιαίτερα αναφορικά με τις περιπτώσεις επιχειρήσεων που εξαιρούνται από την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας, είναι ιδιαίτερης σημασίας. Αναμένονται επιπλέον διευκρινίσεις αναφορικά και με τις λοιπές νέες δηλωτικές υποχρεώσεις του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ που εισήλθαν με την ΥΑ 113169/28.12.2023 και οι οποίες θα τεθούν σε εφαρμογή σε μεταγενέστερο χρόνο.