6 minutos de lectura 19 jun. 2020
Hombre que trabaja con un portátil desde su casa

¿Cómo gestionar el proceso de cierre de forma virtual?

Por Tony Klimas

EY Global Performance Improvement Finance Leader

Centrado en traer lo mejor que tenemos para ofrecer a los Directores Financieros y otros líderes de las finanzas.

Colaboradores
6 minutos de lectura 19 jun. 2020
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COVID-19 nos ha obligado a adaptarnos. Tanto si sus procesos son manuales como si son más avanzados técnicamente, nuestros consejos pueden ayudar.

Es un reto cerrar eficientemente los libros contables durante un mes normal. El entorno actual está multiplicando esos desafíos: una fuerza laboral distribuida y remota, recursos tecnológicos tensos, niños y seres queridos que necesitan ayuda y cuidado, y las preocupaciones sobre el bienestar personal y financiero se ciernen en la mente de todos.

Los esfuerzos del gobierno de COVID-19 para contener la propagación en todo el mundo no tienen precedentes, y los directores financieros, los controladores y sus equipos pueden encontrarse tratando de reescribir el típico playbook de cierres sobre la marcha. Mientras tanto, pequeñas molestias en sus procesos pueden convertirse repentinamente en importantes obstáculos a medida que los niveles de estrés aumentan.

Aquí hay algunas ideas sobre cómo establecer prioridades, impulsar la claridad y comunicarse eficazmente durante un cierre virtual. Estas estrategias pueden ayudarlos a ustedes y a sus equipos a cerrar de forma efectiva mientras se posicionan para salir fortalecidos una vez que lo peor haya pasado, quizás con algunas ideas sobre cómo prosperar en el futuro.

Nos centraremos en dos áreas: trabajar en equipo y establecer prioridades, tanto si sus operaciones son manuales como si son más avanzadas.

Aunque hay muchas soluciones de software disponibles, hemos desarrollado este artículo con BlackLine, que proporciona un producto líder en el mercado en este espacio, por lo que hemos incluido información adicional para las empresas que utilizan BlackLine en su proceso de cierre. Pero estas ideas y principios pueden aplicarse generalmente a todas las empresas, independientemente de su plataforma.

Trabajar en equipo

Incluso en los mejores tiempos, el trabajo en equipo puede ser un obstáculo. Una organización multinacional puede tener cientos o miles de usuarios involucrados en el cierre que necesitan estar en la misma página.

Ahora, entregarle ese archivo a Jim o hablar con Susie en su oficina ya no es una opción. La organización también puede tener una o dos personas con el "conocimiento tribal" para completar una cierta tarea. ¿Qué pasa cuando no están disponibles?

Recomendamos:

  1. Realizar reuniones más frecuentes de lo normal. Usar software de video para reuniones cercanas clave para añadir una conexión más personal. Intenta no deshilachar tus comunicaciones a lo largo del mes a través de demasiados canales.
  2. Revisar los controles manuales y los controles que requieren la coordinación de dos personas. Hágalo antes del cierre para determinar si las demandas de trabajo a distancia han cambiado (y asegúrese de que estén debidamente documentadas para apoyar eventuales auditorías).
  3. Identificar dónde se concentran los conocimientos vitales en las mentes de muy pocas personas. Lo ideal sería que los grupos de personas estuvieran equipados para recoger el trabajo de los demás en caso de que alguien no estuviera disponible.
  4. Colaborar con sus soluciones tecnológicas, en la medida de lo posible con su configuración. Los mensajes de correo electrónico pueden ser muy abrumadores y fáciles de pasar por alto, y esas comunicaciones no pueden vincularse a la acción — ya sea para promover la comprensión de ciertos comentarios o la capacidad de manejo de excepciones.
  5. Comunicarse con la gerencia desde el principio sobre la forma en que deben realizarse los exámenes y la presentación de informes. Por ejemplo, determinar cómo el balance de prueba y las revisiones preliminares de P&L se llevarán a cabo a distancia con los líderes para que se puedan manejar las expectativas. Asegurarse de que exista un plan para la distribución de informes y revisiones relacionadas con el cierre. Los destinatarios de los informes de gestión deben ser informados antes de realizar cualquier cambio.

Usar el software de equipo adecuado

Utilizando tanto Teams como la solución de Task Management, al igual que los servicios como BlackLine, los miembros del equipo pueden dar un paso atrás y entender quién está involucrado en este proceso. En lugar de depender de reuniones o puntos de contacto en persona para comprender los estados, su equipo puede utilizar informes estándar, tableros y acceso de sólo lectura (para otros stakeholders y auditores) para tener visibilidad de todo el proceso.

Las estructuras de software de equipo permiten que varios usuarios colaboren en la misma tarea o reconciliación, lo que es especialmente útil para el entorno actual. En la solución adecuada, los usuarios también pueden adjuntar documentación y acceder a lo que se hizo en períodos anteriores, de modo que una nueva persona o incluso un trabajador temporal tenga la información accesible y consolidada en un solo lugar para su continuidad, incluso si una persona clave no puede trabajar.

Las comunicaciones pueden tener lugar dentro de soluciones de software de equipo para que una fuente de la verdad se preserve más fácilmente. Una solución debe permitir que los archivos se transfieran de forma segura, los empleados no necesitan ir a múltiples lugares para obtener datos. Con los elementos clave y los KPIs definidos y medidos, usted tiene una manera de determinar si está en camino o fuera de camino.

Establecer prioridades

Con más claridad sobre cómo se puede formar un equipo en estas circunstancias, se necesita un camino crítico centrado en abordar los elementos de más alto riesgo, ya que se enfrentan a recursos tensos y a posibles retos tecnológicos. Comprenda sus riesgos y priorícelos en consecuencia para que el enfoque del equipo no se deshilache o se centre en preocupaciones de bajo impacto.

Recomendamos:

  1. Escrutando cómo las actividades generales del equipo se relacionan con hitos más amplios en el cierre. Esas actividades pueden centrarse en el cierre de los libros auxiliares y el libro mayor, por ejemplo. Considerar todas las dependencias como procesos a nivel de entidad que dependen de pasos locales.
  2. Evaluar los riesgos asociados con actividades cercanas como reconciliaciones, registros diarios y otras tareas como controles. Aprender lo que se pueda de los auditores internos y externos y cómo se estructuran los controles para identificar los elementos de alto riesgo como prioridades.
  3. Evaluar y hacer cumplir los umbrales de materialidad para reducir las actividades.
  4. Nombrar a alguien para que supervise la lista de verificación de cerca como un control secundario para asegurarse de que no se pasen por alto los pasos.
  5. Revisar el plan de cierre virtual con los auditores para solicitar aportes y sugerencias. Determinar si se puede hacer algo extra para apoyar el proceso de auditoría.

Eficiencia en el equipo remoto

Elegir una solución que permita crear reglas de negocio para impulsar la eficiencia, y que pueda ayudarlo a poner en funcionamiento sus cuentas prioritarias de alto riesgo con información sobre fechas de vencimiento y frecuencia.

Por ejemplo, una funcionalidad que debería ser prioritaria le permitiría establecer frecuencias y niveles de revisión basados en criterios definidos por la empresa. Tal vez algunas de sus cuentas tengan menos volatilidad que otras y no necesiten ser revisadas todos los meses, o tal vez tenga cuentas de saldo cero que puedan ser autocertificadas.

Una solución de gestión de tareas puede utilizarse para documentar, apoyar y aprobar cualquier tarea o actividad. Por ejemplo, muchas empresas gestionan procesos y procedimientos en documentos de Word y utilizan hojas de cálculo y carpetas para aprobar tareas individuales.

El mejor software de gestión de tareas puede establecer fácilmente tareas ad hoc o recurrentes para el seguimiento y la certificación. Los usuarios pueden normalmente poner en pie el módulo en horas o días.

Duradero — y próspero

Es comprensible que el objetivo sea cerrar los libros contables, y las consideraciones a largo plazo estarán en el horizonte. Pero algunos de estos esfuerzos le mostrarán el camino a seguir para convertirse en una función más optimizada, de modo que cuando COVID-19 se convierta en un mal recuerdo, estará trabajando mejor que nunca, en mejores circunstancias.

Resumen

Incluso en los mejores tiempos, el trabajo en equipo puede ser un obstáculo con cientos o miles de personas involucradas en un cierre. Comprométase a adoptar un enfoque de gestión de riesgos y centrarse en una comunicación clara para atravesar el corto plazo y salir fortalecido.

Acerca de este artículo

Por Tony Klimas

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