Kako usmjeriti budućnost usklađenosti s naglaskom na integritet

Doba u kojem živimo doba je digitalne transformacije koje nastavlja dovoditi u pitanje načine na koji se vodi svaki pojedini aspekt poslovanja - implikacije u pravnom pogledu, po pitanju usklađenosti poslovanja i interne revizije su značajne.

91 % ispitanika u našem istraživanju tvrdi da će organizacije u kojima su zaposleni tijekom sljedeće dvije godine redovno koristiti napredne tehnologije (kao što su digitalno plaćanje, IoT, robotika i umjetna inteligencija). Međutim, digitalna transformacija stvorila je i neke nove rizike.

Na primjer, otvoreni i povezani poslovni modeli imaju veću šansu da će u nekom trenutku postati izloženi cyber prijetnjama i ucjenjivačkim softverima (eng. ransomware). U posljednje dvije godine cyber napadi postali su vrlo raširena pojava. Između ostalog, dogodio se i svojevrsni globalni ucjenjivački pohod koji je zahvatio preko 45 zemalja. Stoga ne iznenađuje da 37% naših ispitanika vidi cyber napade kao jednu od najvećih prijetnji svojem poslovanju.

Činjenica da se digitalni otisak samo povećava značajno mijenja cjelokupnu situaciju po pitanju rizika, kako u slučaju pojedinačnih tvrtki, tako i za cijele sektore industrije. Zastarjele metode procjene rizika i politike, procedure i sustavi kontrole mogu za posljedicu imati to da tvrtke ne uspijevaju pomoći svojim zaposlenicima da postupaju u skladu s poslovnim načelima organizacije.

Da stvar bude još gora, takve okolnosti mogu ići na ruku nepoštenim zaposlenicima koji planiraju prijevaru, krađu podataka ili druge nezakonite radnje. Vrlo je važno unaprjeđivati učinkovitost i djelotvornost politika usklađenosti. U protivnom, tvrtka može doći pod povećalo regulatornih tijela i biti podvrgnuta kaznenom progonu.

Godine 2018., 38% naših ispitanika izjavilo je da su mito i korupcija učestale pojave u poslovnom svijetu u njihovim zemljama te se može zaključiti da se situacija nije nimalo popravila od 2012. godine, kad smo prvi put postavili to pitanje. I dalje se među ispitanicima može uočiti trend da rizik u zemlji iz koje dolaze doživljavaju većim u usporedbi s rizikom prisutnim u njihovom poslovanju, a samo 11% ispitanika vjeruje da je podmićivanje u njihovom poslovnom sektoru nužno da bi se dobio ugovor.

U velikoj su manjini (13% na globalnoj razini) oni koji podmićivanje smatraju opravdanim kako bi se dobio ili zadržao posao. Ovaj postotak raste na 22% ispitanika koji posluju na Bliskom istoku i 29% ispitanika s područja Dalekog istoka. Zabrinjavajuće je da je 18% ispitanika na financijskim pozicijama i 6% voditelja odjela za praćenje usklađenosti odgovorilo da smatra da postoji opravdanje za ovakvu praksu.

Ustanovili smo također i da je u slučaju ispitanika mlađih od 35 godina veća vjerojatnost da će smatrati opravdanom prijevaru ili korupciju počinjenu zato da se ispune financijski ciljevi ili da se osigura preživljavanje kompanije u razdobljima gospodarske krize. Uz to, 1 od 5 mlađih ispitanika opravdava podmićivanje (u usporedbi 1 od 8 ispitanika starijih od 35 godina). Nadalje, pokazalo se i da će oni mlađi od 35 godina vjerojatnije podleći neetičnom ponašanju u usporedbi sa starijim ispitanicima.

Digitalizacija rada odjela za praćenje usklađenosti

Odjeli za praćenje usklađenosti u mnogim tvrtkama imaju prostora za poboljšanje načina na koji koriste svoje resurse. Program usklađenosti koji intenzivnije iskorištava prednosti podatkovne analitike može učinkovitije upravljati rizicima i povećati transparentnost poslovanja.

Tradicionalni programi osposobljavanja u učionici kao i online programi učenja koštaju i podrazumijevaju i troškove na razini produktivnosti. Štoviše, vrlo često će zaposlenici zaboraviti naučeno puno prije nego što uopće dođu u situaciju da upotrijebe novostečeno znanje.

Naše iskustvo također govori u prilog tome da većina tvrtki ne vrši podjelu zaposlenika na osnovi čimbenika rizika. Jednak pristup za sve nije najefikasniji, a ni najučinkovitiji način komuniciranja ključnih informacija u vezi usklađenosti.

Iskorištavanje prednosti primjene FDA u postizanju ciljeva koje nadilaze osnovnu razinu upravljanja rizikom može povećati transparentnost poslovanja i radnu učinkovitost. Uz dovoljna ulaganja i potporu čelnih osoba, podaci i tehnologija moći će se na efikasniji način iskoristiti za suzbijanje prijevara i ostalih rizika koji prijete politici usklađenosti, a istovremeno će omogućiti i uvide u poslovanje koji mogu pridonijeti strategiji.

Vlade diljem svijeta i dalje uvode i provode zakone koji se tiču kaznene odgovornosti pravnih osoba.

Usprkos tome što su u razdoblju od 2012. godine, djelujući prema zakonima čija je svrha borba protiv prijevara, američke državne agencije i britanski ured za suzbijanje prijevara izdali kazne u vrijednosti preko 11 milijardi dolara, 38% čelnih ljudi svjetskih kompanija i dalje vjeruje da mito i korupcija i dalje vladaju poslovnim svijetom.

U posljednje četiri godine uvedeni su novi zakoni koji se strože provode u područjima izvan SAD-a. Međutim, naše nam iskustvo govori da obično treba proći neko vrijeme nakon što novi antikorupcijski zakon stupi na snagu prije nego stigne reakcija iz redova uprave.

93% ispitanika izjavilo je da su viši rukovoditelji predani načelima usklađenosti, dok ih je 95% ustvrdilo da viši rukovoditelji pružaju dobar primjer etičnog ponašanja. Međutim, na konkretna pitanja u vezi provedbe i učinkovitosti programa usklađivanja dali su odgovore koji daju znatno različitu sliku od one koja je vidljiva iz postupaka same organizacije.

• 97% voditelja odjela za praćenje usklađenosti i 92% voditelja odjela unutarnje revizije koji su sudjelovali u našem istraživanju izjavili su da njihove tvrtke imaju svoju antikorupcijsku politiku i/ili kodeks ponašanja. S druge strane, samo je 77% ispitanika iz odjela prodaje i marketinga tvrdilo isto. To govori da, iako postoje politike na visokoj razini, neki od najvažnijih zaposlenika još uvijek nisu s njima dovoljno upoznati.
• Na pitanje ima li njihova organizacija, u skladu sa svojim potrebama osmišljen i na riziku temeljen, pristup dubinskoj analizi koji se razlikuje ovisno o zemlji, djelatnosti, ili prirodi aktivnosti kojom se bavi treća strana, 66% djelatnika iz odjela unutarnje revizije, odjela za praćenje usklađenosti i pravnog odjela odgovorili su potvrdno naspram 56% ispitanika zaposlenih u odjelu unutarnje revizije, u odjelu za praćenje usklađenosti i pravnom odjelu (koji bi općenito bili zaduženi za angažiranje treće strane). Još više zabrinjava to što 29% rukovoditelja iz odjela prodaje i marketinga i 20% ostalih djelatnika na menadžerskim pozicijama nisu mogli odgovoriti na to pitanje.
  
  

• Zapazili smo da je uprava često vrlo jasno komunicirala svoje namjere u vezi kažnjavanja neetičnog postupanja te preko tri četvrtine ispitanika tvrdi da zaista postoje jasno određene kazne za slučajeve kršenja takvih propisa. Međutim, samo 57% ispitanika zna za slučajeve u kojima su prekršitelji zaista bili kažnjeni.

• Više od četvrtine ispitanika izjavilo je da ljudi zaduženi za odnose s trećim stranama nisu obvezni završiti program za edukaciju o prijevarama i rizicima za usklađenost s propisima.

97% ispitanika uviđa da je bitno da njihova organizacija posluje s integritetom, a „poslovanje s integritetom“ navode kao najpoželjniji opis njihove organizacije.

Zanimljivo je da, iako 43% ispitanika prepoznaje važnost iskazivanja integriteta kako bi se izbjegle kontrole od strane regulatornih tijela i kazne, integritet smatraju i prednošću u poslovanju. Percepcija korisnika i javnosti, uspješno poslovanje, zapošljavanje i zadržavanje zaposlenika smatraju se važnijim prednostima nego što je izbjegavanje kazni i kontrola.

Vezu između integriteta i uspješnog poslovanja potvrđuje i istraživanje koje je proveo Ethisphere Institutes, koje je pokazalo da su tijekom petogodišnjeg razdoblja najetičnije svjetske kompanije poslovale uspješnije od američkih kompanija s najvećom tržišnom vrijednošću za više od 10%.

Međutim, i dalje je primjetna prisutnost prijevara i korupcije, odnosno poslovnih neuspjeha. Rezultati pokazuju nesrazmjer između 97% ispitanika koji vjeruju da je važno da njihova organizacija pokazuje integritet u poslovanju i 13% onih koji i dalje vide podmićivanje kao opravdan način dobivanja ugovora.

Moguće objašnjenje za ovaj nesrazmjer jest da je vrlo ili čak u potpunosti nejasno tko je u kompaniji glavna odgovorna osoba koja osigurava da zaposlenici postupaju s integritetom. Ovo je čini se uobičajen slučaj u svim djelatnostima i zemljopisnim područjima.

Pokazalo se da manje od četvrtine ispitanika vjeruje da bi pojedinci trebali biti prvenstveno osobno odgovorni za postupanje s integritetom. Ostali vjeruju da primarnu odgovornost za integritet snose druge skupine u organizaciji kao što je odjel ljudskih resursa, odjel za praćenje usklađenosti, odjel za pravne poslove, viši rukovoditelji i upravni odbor.

Uočili smo također i da je skupina ispitanika koja ne vjeruje da pojedinac treba snositi osobnu odgovornost sklonija nedoličnom postupanju, koje uključuje i podmićivanje u cilju dobivanja ili zadržavanja ugovora. Za ovu skupinu ispitanika također je vjerojatnije i da će produljivati mjesečne rokove za predaju izvještaja ili mijenjati pretpostavke na osnovi kojih se utvrđuju valuacije ili pričuve kako bi se ostvarili financijski ciljevi.

Uspješna organizacija ostaje vjerna svojoj misiji, održava obećanja, poštuje zakone i etičke norme te potiče povjerenje javnosti u sustav slobodnog poduzetništva. Takve tvrtke premošćuju jaz između namjera - sadržanih u izjavama o vrijednostima, kodeksima ponašanja i drugim politikama - i postupanja, imaju provjerene podatke o ponašanju i kulturi u organizaciji, unaprijeđene mjerne podatke i višu razinu odgovornosti.

Napori koje uprave nekih tvrtki ulažu u suzbijanje prijevara i korupcije zaostaju za promjenama u poslovanju. Naše nam iskustvo govori da su politike i postupci usklađivanja, uz edukaciju i dosljedno provođenje kazni za kršenje propisa, nužni, ali ne i dovoljni kako bi se ostvarila učinkovita usklađenost.

Pa, kakva je budućnost politika usklađenosti poslovanja?

Tehnološki napredak u području praćenja usklađenosti, kao što je poboljšana podatkovna analiza, u kombinaciji s pristupom usmjerenim na zaposlenika kojemu se daju odgovarajuće smjernice, rezultirat će time da će usklađenost postati glavni pokretač inovativnosti u primjeni forenzičke podatkovne analitike (FDA). Navodimo sljedeće primjere:

• Sve šira primjena podatkovne analitike kao alata za upravljanje vjerojatno će predstavljati izazov tradicionalnoj nadzornoj ulozi koju je praćenje usklađenosti imalo do sada. Naše istraživanje primjene forenzičke podatkovne analitike provedeno 2018. godine pokazuje da sve više tvrtki koristi napredne tehnologije analitike u svrhu kontinuiranog praćenja.
• Napredne mogućnosti predviđanja uz pomoć tehnologije „velikih podataka“ omogućavaju korištenje analitike u donošenju odluka u stvarnom vremenu te tako pomažu prepoznati i spriječiti prijevaru, a upravi pružaju mogućnost djelotvornijeg nadzora. Mnoge bi tvrtke imale višestruke koristi od kvalitetnije primjene forenzičke podatkovne analitike, koja može značajno poboljšati učinkovitost i djelotvornost praćenja i izvještavanja, osnažujući tako drugu liniju obrane.
• Vodeće kompanije koriste tehnologiju umjetne inteligencije umjesto tradicionalnog načina učenja u učionici i online tečajeva te u stvarnom vremenu pružaju individualizirane smjernice na temu rizika.
• Prva linija obrane uobičajeno je bila odgovornost operativne uprave tvrtke i uključivala je kontrole od strane uprave i mjere unutarnje kontrole. Ulogu voditelja odjela za praćenje usklađenosti trebalo bi promatrati kao u potpunosti rukovoditeljsku poziciju na kojoj leži odgovornost za proaktivnu zaštitu ugleda tvrtke, a ne samo kao pomoć tvrtki da poštuje zakone i propise.