Ploegenarbeid: 10%-regel versoepelt toepassing, meer administratie

Alternatief voor de vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing bij ploegen- en volcontinu arbeid: meer duidelijkheid, meer administratie

Sinds meer dan twee decennia kunnen Belgische ondernemingen die hun activiteiten organiseren in ploegen- of volcontinu arbeidssystemen, genieten van een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing. Deze maatregel, bedoeld als compensatie voor hogere loonkosten, laat toe om tot 22,8% (klassieke regeling) of 25% (volcontinu arbeidssysteem) van bepaalde bezoldigingen vrij te stellen van doorstorting bedrijfsvoorheffing aan de Schatkist, mits aan strikte voorwaarden wordt voldaan.

Een van de meest besproken voorwaarden is dat de betrokken ploegen “hetzelfde werk doen, zowel qua inhoud als qua omvang”. Deze formulering leidde tot jarenlange interpretatiegeschillen tussen ondernemingen en de fiscus, met als culminatiepunt het arrest van het Grondwettelijk Hof van 8 februari 2024. Daarin bevestigde het Hof dat de strikte toepassing van deze voorwaarde niet ongrondwettig is.

Deze alert gaat dieper in op de Circulaire van 30 juli 2025 die meer toelichting geeft bij de administratieve standpunten over deze vrijstellingsmaatregel én in een tolerantie voorziet.
 

Klassieke regeling: strikte toepassing van ‘omvang’ versus tolerantie

In het arrest nr. 21/2024 van 8 februari 2024 bevestigde het Grondwettelijk Hof dat de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing enkel van toepassing is wanneer de opeenvolgende ploegen daadwerkelijk hetzelfde werk verrichten qua inhoud én omvang. Ondernemingen waarbij de omvang varieert door piek- en daluren, of waarbij de omvang slechts “vergelijkbaar” is, vallen buiten de klassieke regeling.

De circulaire verduidelijkt dat de omvang van het werk in de praktijk vaak gemeten wordt aan de hand van het aantal ploegleden (voltijdse equivalenten; en/of in combinatie met gewerkte uren). Hierbij wordt een tolerantie van maximaal 10% toegestaan tussen de grootste en kleinste ploeg, berekend als volgt:

Deze afwijking wordt dag per dag en per ploegenstelsel geëvalueerd. Indien het verschil op elke werkdag van de maand binnen de 10% marge blijft, mag de klassieke vrijstelling toegepast worden. Afwijkingen boven 10% zijn enkel toegestaan indien ze aantoonbaar het gevolg zijn van omstandigheden buiten de wil van de werkgever, zoals ziekte of ongeval.
 

Wetgevende ingreep: alternatieve regeling (‘bis’-variant)

Om tegemoet te komen aan ondernemingen met fluctuerende ploegomvang, voerde de wet van 12 mei 2024 een alternatieve regeling in (via artikel 275.5, §1/1 en §3/1 WIB 92). Deze ‘bis’-variant biedt meer flexibiliteit, maar gaat gepaard met een proportionele vermindering van het vrijstellingsbedrag.

In deze regeling wordt de voorwaarde van gelijke omvang losgelaten. In plaats daarvan wordt een correctiefactor toegepast, die het vrijstellingsbedrag verlaagt naarmate de afwijking in omvang tussen ploegen groter is. De berekening verloopt in vier stappen:

1. Bepaal het maximale vrijstellingsbedrag (22,8% of 25% van de belastbare bezoldigingen);
2. Meet per werkdag het verschil in omvang tussen ploegen;
3. Bereken de maandelijkse correctiefactor: som van alle afwijkingen ÷ som van totale omvang;
4. Verminder het (begrensde) vrijstellingsbedrag met deze correctiefactor.

Deze alternatieve regeling is optioneel en geldt voor bezoldigingen betaald of toegekend tussen 1 januari 2021 en 31 december 2026.
 

Wat blijft ongewijzigd?

• De klassieke regeling blijft ongewijzigd bestaan;
• Alle andere voorwaarden blijven van kracht: ploegenpremie, één-derde norm, inhoudelijke gelijkheid van werk;
• De alternatieve regeling vereist nog steeds dat werknemers minstens één derde van hun arbeidstijd in ploegenarbeid verrichten;
• Er wordt bevestigd dat een nachtploeg kan worden aanzien als derde ploeg (in het kader van ploegenarbeid) of als nachtarbeid (volgens de regels van de vrijstelling voor nachtarbeid).
   

Tijdsverloop en retroactiviteit

• De alternatieve regeling is retroactief van toepassing vanaf 1 januari 2021.
• Correcties op het jaar 2024 zijn mogelijk tot eind augustus 2025 via positieve aangiftes (codes 74 voor ploegenarbeid en 53 voor volcontinu arbeid).
• De ‘bis’-regeling vervalt op 31 december 2026, in afwachting van een bredere hervorming.
   

Praktische aandachtspunten

De toepassing van zowel de klassieke als de alternatieve regeling inzake vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing brengt een aantal belangrijke praktische implicaties met zich mee voor ondernemingen. Deze vereisen een nauwgezette opvolging en een duidelijke interne organisatie.

Payrollverwerking

De berekening van het vrijstellingsbedrag, zeker in het kader van de alternatieve regeling, vereist een maandelijkse analyse van de ploegstructuren en hun omvang. Dit betekent dat de payrollverantwoordelijke tijdig moet beschikken over de juiste afwijkingspercentages per ploegensysteem. Deze percentages moeten uiterlijk tegen het midden van de maand volgend op de bezoldigingsperiode (maand X+1) verwerkt worden in de negatieve aangifte. Laattijdige verwerking kan aanleiding geven tot nalatigheidsinteresten. Correcties in maand X+2 zijn mogelijk, maar brengen risico’s met zich mee.

Meerdere ploegenstructuren

In ondernemingen met verschillende vestigingen of afdelingen kunnen meerdere ploegenstructuren naast elkaar bestaan. Bijvoorbeeld: ploeg AA in distributiecentrum X en ploeg BA in distributiecentrum Y. Hoewel deze ploegen gelijktijdig werken, kunnen ze inhoudelijk verschillen. Dit vereist een aparte benadering per ploegensysteem. Medewerkers die tussen ploegen wisselen, moeten correct worden toegewezen, en de afwijkingspercentages kunnen per locatie verschillen.

Nominatieve lijst

De nominatieve lijst, die per maand wordt opgesteld en de samenvatting vormt van de toegepaste vrijstelling, zal naderhand uitgebreid moeten worden of minstens intern bijkomend onderbouwd moeten worden. Deze lijst moet niet alleen alle betrokken werknemers bevatten, maar ook de toegepaste afwijkingspercentages en de berekeningswijze van de correctiefactor. Dit is essentieel om aansluiting te garanderen tussen de aangifte en de onderliggende berekening, en om bij een controle transparantie te bieden.

Keuzemogelijkheid

De circulaire laat toe dat ondernemingen maandelijks kiezen tussen de klassieke regeling en de alternatieve ‘bis’-variant. Het is echter niet duidelijk of deze keuze formeel moet worden vastgelegd, bijvoorbeeld via een interne beslissing of een melding aan de fiscus (blijkt vooralsnog niet het geval te zijn, met name geen aparte code). Evenmin is volledig duidelijk of de keuze geldt per maand én per ploegensysteem en/of voor de volledige onderneming (zie ook circulaire eind december 2024). Dit kan leiden tot interpretatieverschillen en onzekerheid bij de toepassing.

Uitzendkrachten

Voor uitzendkrachten geldt dat het uitzendkantoor gelijkgesteld wordt met de onderneming waar de uitzendkracht effectief tewerkgesteld is. In de alternatieve regeling betekent dit dat het uitzendkantoor per uitzendkracht, per dag en per ploeg, informatie moet ontvangen van de klant-onderneming over de omvang van het werk en de afwijking. Dit verhoogt de administratieve last aanzienlijk en kan een impact hebben op de totale tewerkstellingskost. Bestaande afspraken tussen uitzendkantoor en klant moeten mogelijk herzien worden.
 

Bemerkingen

• Alternatief biedt rechtszekerheid, maar verhoogt de administratieve last.
• De correctiefactor kan het voordeel aanzienlijk verminderen.
• Retroactiviteit biedt kansen én risico’s, ook voor jaren die eerder gecontroleerd werden.
   

Besluit

De invoering van een alternatieve regeling en de 10%-tolerantie zijn belangrijke stappen richting meer duidelijkheid. Toch vergt de toepassing een nauwgezette opvolging. De keuze voor het alternatief moet weloverwogen gebeuren, met oog voor de structurele ploegopbouw, administratieve capaciteit en fiscale impact. Een doordachte implementatie is essentieel om fouten en sancties te vermijden.

Onze expert teams staan klaar om de toepassing op gestructureerde wijze te valideren.