16 minutos de leitura 20 ago 2019
Fotografia aproximada de uma árvore com espinhos

Como gerir o contencioso fiscal num cenário de maior transparência e escrutínio

por

Siew Moon Sim

EY Asia-Pacific Tax Policy and Controversy Services Leader

Actively participates in internal and external activities to promote tax as a career. Builds strong and resilient families as a council member of Families for Life. Happily married. Mother of five.

16 minutos de leitura 20 ago 2019

Neste cenário fiscal conturbado, as empresas podem antecipar o seu contencioso adotando uma perspetiva global em todas as áreas onde operam.

As empresas devem ter uma estratégia fiscal documentada, definindo a sua abordagem quanto ao compliance, ao planeamento e às interações com as administrações fiscais. A estratégia deve ser implementada por uma equipa experiente, integrada no negócio geral.

Integrar a tecnologia e a digitalização é a chave. A capacidade de submeter diretamente informação precisa sobre um imposto às autoridades fiscais minimiza possíveis processos de contencioso e incertezas. Além disso, é importante pôr em prática procedimentos internos no sentido de responder a pedidos de informação das autoridades fiscais. Tendo em consideração as mudanças constantes, as empresas têm de estar a par das alterações, em termos globais, da legislação, da regulamentação e de alterações na administração fiscal.

Ao gerir de forma eficaz o contencioso fiscal, as empresas poderão evitar encargos fiscais inesperados, desenvolver relacionamentos mais fortes com as autoridades fiscais, evitar danos reputacionais e, com isso, aumentar a eficiência do negócio.

Enquanto os países estão ocupados a desenvolver os seus sistemas e as suas pessoas, os contribuintes estão já a confrontar-se com elevados níveis de contencioso.

Num mundo marcado pela crescente partilha de informação entre autoridades fiscais, por processos de execução fiscal agressivos e pelos riscos de reputação associados, é essencial manter uma perspetiva global em todas as jurisdições onde o seu negócio se encontra presente. Os governos em todo o mundo estão a recolher e a partilhar informação sobre os contribuintes a um ritmo acelerado e as mudanças fiscais numa jurisdição podem desencadear mudanças em todo o mundo. À medida que os impostos se tornam cada vez mais interconectados, as empresas devem agir para que os seus colaboradores, sistemas e as suas políticas acompanhem esse ritmo.

Cenário atual em matéria de contencioso fiscal

Compreender o cenário atual na região da Ásia-Pacífico

Os governos estão a colaborar de forma crescente na partilha de informação neste ambiente cada vez mais digital. Embora isso se aplique em todo o mundo, no 48º Annual Meeting of the Study Group on Asian Tax Administration and Research (SGATAR) em 2018, destacou-se este tema. Foi assim defendida a criação de áreas de incidência conjunta com o objetivo de melhorar a administração fiscal, aumentando a colaboração entre 17 países membros.

O tema de cada área no programa de trabalho SGATAR consistia em partilhar, através de workshops e de sessões de formação, as melhores práticas para os colaboradores, formação, orientações e políticas. Como resultado, é de esperar que os países membros partilhem case studies e experiências, desenvolvendo orientações e políticas em matéria de auditoria e identificando resoluções alternativas de disputas em matéria de preços de transferência. Também se espera que os países explorem o desenvolvimento dos seus sistemas de business intelligence e de data analytics, centrando-se no desenvolvimento dos funcionários da administração fiscal.

Compreender o contencioso fiscal no âmbito dos impostos diretos e indiretos e de preços de transferência

Enquanto os países estão ocupados a desenvolver os seus sistemas e as suas pessoas, os contribuintes estão já a confrontar-se com elevados níveis de contencioso. Quanto aos impostos diretos, há um maior foco na divulgação de dados e na transparência fiscal, bem como na análise das transações internacionais. Os países estão também a reduzir os prazos relacionados com auditorias e inquirições fiscais.

O contencioso é também emergente nos impostos indiretos, à medida que os países se confrontam com o aumento de serviços digitais. A modernização dos regimes fiscais, especialmente o aumento da faturação eletrónica obrigatória, implementada em muitos países ou atualmente a ser considerada por outros, cria novos desafios em matéria de compliance. Além disso, os países estão a aumentar as suas atividades de auditoria no que respeita aos impostos sobre o valor acrescentado e aos impostos sobre bens e serviços, com um maior foco nos bens de reduzido valor.

Quanto aos impostos diretos, há um maior foco na divulgação de dados e na transparência fiscal, bem como na revisão das transações internacionais.

A multiplicação da partilha de informação é particularmente significativa no que toca aos preços de transferência, com aumentos na troca de informações, espontânea ou automática, entre países. Isto aplica-se sobretudo numa altura em que os países têm em consideração a Ação 13 do Base Erosion and Profit Shifting (BEPS) da Organização para Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE), referente ao country by-country reporting (CbCR).

As melhores práticas para enfrentar controvérsias

Estar a par do contencioso fiscal é um desafio para todas as empresas, e a isso acresce a crescente interconetividade entre as administrações fiscais e o seu impacto nas empresas. No entanto, com base na nossa experiência quotidiana com empresas com as quais trabalhamos, a adoção das melhores práticas pode ajudar as empresas a 1) estar a par do contencioso fiscal, antecipando a atividade que gera o risco fiscal, ainda que potencial e 2) projetar a atividade fiscal para que seja mais eficiente e que responda ao ambiente fiscal global em constante evolução e cada vez mais conectado.

1. Adote uma abordagem global top-down, end-to-end para a resolução de contencioso fiscais

As empresas devem considerar a adoção de uma abordagem global à resolução do contencioso fiscal que se foque na dimensão das suas atividades, seguindo uma abordagem top-down que abranja toda a organização. Este processo começa com a implementação de uma estratégia global de contencioso fiscal, integrada num enquadramento de risco fiscal e de corporate governance consistente. As empresas devem compreender a sua abordagem ao contencioso global, definir a sua estratégia e implementar um plano para o futuro.

Estratégia fiscal

Para manter a consistência global, as empresas devem ter uma estratégia fiscal bem documentada, definindo a sua abordagem quanto ao compliance, ao planeamento e às interações com as administrações fiscais. Segundo essa estratégia, as empresas devem estabelecer um enquadramento claro de controlo interno fiscal, de gestão de contencioso, de compliance de digital tax e de comunicações. Um modelo operacional eficaz de risco fiscal, no âmbito da estratégia adotada, deve permitir às empresas identificar os riscos fiscais em todas as jurisdições e criar oportunidades para minimizar o contencioso fiscal.

Framework de tax corporate governance

Políticas e procedimentos adequados deverão facilitar a supervisão e a identificação precoce do contencioso fiscal globais. De forma a aumentar a supervisão, as empresas devem considerar a adoção de um enquadramento de tax corporate governance que documente formalmente as suas políticas e procedimentos e ofereça uma visão geral dos riscos fiscais esperados pelos seus líderes.

A informação está no centro da gestão de contencioso fiscal. Não se espera que os responsáveis fiscais “conheçam o desconhecido”, e a melhor maneira de se antecipar surpresas consiste em compreender as questões de planeamento fiscal à medida que vão surgindo e, a paralelamente, ter um plano e um processo que incida na forma como são tratadas e de quem é responsável pela sua gestão. Uma governance adequada na fase de planeamento trará menos contencioso e o levantamento de todos os processos minimizará o impacto no balanço das empresas.

Dica

Estamos a assistir à implementação dessas boas práticas através de uma estratégia global de gestão de contencioso fiscal ao nível dos grupos. Estes grupos encontram-se a adotar uma posição política que reflete essa estratégia e a transmite aos seus colaboradores e stakeholders.

2. Ter as pessoas certas, com as aptidões certas, nas jurisdições certas

As empresas devem determinar se possuem as pessoas certas, com as aptidões certas, nas jurisdições certas para prevenir, gerir e resolver questões de contencioso fiscal. Os colaboradores também devem compreender que lidar com um problema numa jurisdição pode gerar um processo de contencioso noutra jurisdição. Para fazer face aos requisitos crescentes em termos de Reporting e de divulgação de informação nos termos do BEPS bem como um maior escrutínio por parte das equipas de auditoria fiscal, uma empresa deve garantir que o seu departamento fiscal tem os conhecimentos, funcionários, orçamento e outros recursos necessários para atender às novas exigências fiscais.

Uma governance adequada na fase de planeamento trará menos contencioso e o levantamento de todos os processos minimizará o impacto no balanço das empresas.

As empresas têm de estar preparadas para enfrentar quaisquer desafios que possam surgir, desde responder a auditorias ou a desafios no âmbito de acordos de preços de transferência, à gestão da reputação relacionada com obrigações fiscais ou à análise de negócios existentes e estruturas transfronteiriças.

Dica

Estamos a assistir a empresas que implementam esta melhor prática, criando uma estrutura global de gestão de contencioso fiscal, liderada por um líder nomeado para o efeito e apoiada por profissionais na área de contencioso fiscal conhecedores das práticas e procedimentos de cada país. Além disso, estas empresas estão a melhorar os seus procedimentos operacionais internos e vínculos de comunicação para melhorar o alinhamento das atividades de negócios à função fiscal, para garantir o envolvimento de todo o pessoal experiente na execução de uma transação comercial.

3. Avalie os sistemas existentes

As empresas devem avaliar se os seus sistemas fornecem um quadro completo do contencioso fiscal em todas as jurisdições onde operam. E devem fazer as seguintes perguntas:

  • Dispomos da tecnologia necessária que nos permite recolher dados sobre riscos fiscais, auditorias e inspeções?
  • Temos uma imagem clara dos países e das jurisdições onde as nossas auditorias fiscais estão a ser conduzidas?
  • Conseguimos prever onde irão surgir riscos no futuro?

Como mencionado anteriormente, os governos estão a criar e a melhorar os seus sistemas. Deste modo, as empresas devem determinar se os seus sistemas estão em condições de enfrentar os novos desafios. As empresas devem adotar a tecnologia sempre que possível. Neste novo mundo de transparência fiscal, processos que estejam desatualizados podem aumentar exponencialmente o risco de escrutínio, multas e contestações pelas autoridades fiscais.

Dica

Perante esses desafios e objetivos, estamos a assistir a empresas que desenvolvem e implementam sistemas globais de controlo de contencioso fiscal para criar um dashboard em tempo real no sentido de gerir, resolver e prever processos de contencioso. O acesso a informação em tempo real sobre todas as questões relacionadas com contencioso fiscal global oferece aos órgãos de gestão maior flexibilidade na afetação de recursos para uma questão específica na área de contencioso e possíveis alternativas de resolução.

Estas empresas também estão a envidar esforços no sentido de desenvolver e melhorar as capacidades de gestão de dados internos, em generalidade, no âmbito dos seus esforços de transformação financeira, de modo a otimizar o acesso a todos os dados do negócio. A eficiência na gestão e no acesso à informação reforçará os objetivos globais de gestão de contencioso fiscal com ficheiros audit-ready e documentação de suporte acessível.

Modelo operacional digital

As empresas devem garantir que as funções fiscais seguem processos de gestão de auditoria claros e têm ferramentas tecnológicas e o software apropriados para monitorizar as obrigações fiscais globais de complicance e de Reporting e responder rapidamente às exigências em termos de informação por parte da autoridade fiscal (em particular, novos requisitos de dados digitais). Com muitos governos a exigirem um reporte praticamente em tempo real e a realizarem análises de dados cada vez mais sofisticadas, as autoridades fiscais estão a ganhar uma visibilidade global. As empresas têm de melhorar os seus recursos digitais para poderem corresponder às exigências deste novo mundo com uma administração fiscal digital.

O acesso a informação em tempo real sobre todas as questões relacionadas com contencioso fiscal global oferece aos órgãos de gestão maior flexibilidade na afetação de recursos para uma questão específica na área de contencioso e possíveis alternativas de resolução.

A implementação de um novo modelo operacional digital é uma etapa essencial. Isso significa que as empresas têm de garantir:

  • Compreender os requisitos de informação de todas as autoridades fiscais
  • Pode formatar dados de origem para respeitar requisitos locais
  • Deverá também garantir que tem as ferramentas apropriadas para preparar a submissão digital de declarações fiscais

Se uma empresa não for capaz de acompanhar ou equiparar as tecnologias digitais usadas por algumas administrações fiscais, poderá submeter dados menos "trabalhados" e potencialmente menos consistentes entre países. A inconsistência entre jurisdições suscita uma maior probabilidade de processos de contencioso. As empresas devem, também, analisar os dados antes de apresentarem e implementarem um processo para o arquivo de ficheiros digitais para fins de auditoria. As empresas devem considerar o desenvolvimento de uma compilação em tempo real de dados para defesa em caso de auditoria e outro contencioso, além de um portal fiscal regional ou global para monitorizar e rastrear auditorias e cobranças.

Dica

As empresas têm de enfrentar os desafios digitais implementando processos para cumprir com rigor e eficácia as suas obrigações junto das autoridades fiscais que tenham requisitos específicos no âmbito da digitalização da administração fiscal. A capacidade de submeter diretamente informação fiscal precisa à autoridade fiscal pode minimizar potencial contencioso e incerteza fiscal.

Assegurar que os processos de documentação cumprem com os requisitos do BEPS e com a legislação fiscal de cada país é um bom exemplo disso. Considerando as reformas do BEPS e os crescentes esforços das autoridades fiscais na fiscalização, as empresas estão a rever a sua documentação de preços de transferência e os defense files, bem como a reavaliar as disposições fiscais de modo a refletir os riscos retroativos que possam surgir no seguimento de auditorias agressivas e a abordagem dinâmica adotada pela maioria dos países na interpretação das emendas às Orientações de Preços de Transferência da OCDE no âmbito do BEPS.

4. Integrar a componente fiscal no planeamento de negócios

Uma empresa deve integrar as suas funções fiscais e departamentos no planeamento do negócio no sentido de auxiliar uma gestão proativa de contencioso que considera toda a sua pegada fiscal. A função fiscal pode ter uma maior dificuldade em atender às solicitações do governo quando não esteja envolvida na construção do sistema e na determinação dos dados a enviar. Além disso, se algumas questões fiscais não forem geridas diretamente pela área fiscal, as empresas devem garantir uma boa coordenação entre a área fiscal e as unidades de negócios que lidam com essas questões fiscais.

Dica

As empresas estão cada vez mais a enfrentar esse desafio, garantindo que os processos são estabelecidos para incluir proativamente a perspetiva da função fiscal nas discussões de planeamento fiscal e de negócios ao considerar a entrada em novos mercados, desenvolvimento de novos sistemas de dados e as mudanças na estrutura de negócios, cadeia de fornecedores e operações.

Partilha de informação

Neste ambiente fiscal global cada vez mais interligado, a informação transmitida a uma jurisdição provavelmente estará disponível a outra num curto espaço de tempo. Com o aumento da atividade de auditoria, os países estão a agir com base na informação recebida. As empresas devem considerar a consistência do envio dos seus dados num ambiente fiscal global que continua a passar de relações bilaterais para relações multilaterais em termos de partilha de informação, risco e resolução de controvérsias fiscais. A integração da função fiscal nas decisões de gestão de dados permite prever um melhor resultado no contenciosos e gerir o contencioso atuais.

Dica

Com as empresas cada vez mais informadas sobre protocolos de troca de informação e procedimentos considerados pelas autoridades fiscais, estamos a assistir a um número cada vez maior de empresas que estão a estabelecer procedimentos internos sobre como responder, quando o teor da sua declaração fiscal for transmitido entre governos ou como responder a uma solicitação de informação de uma autoridade fiscal.

5. Manter-se conectado

As empresas devem permanecer atentas às mudanças legislativas, regulatórias e administrativas globais uma vez que se trata de uma área em constante mutação. Manter-se conectado pode ajudar as empresas a beneficiar de tendências emergentes na aplicação da lei: por exemplo, países que aumentam o uso de formas alternativas de resolução de disputas, como procedimentos amigáveis (MAPs), acordos prévios de preços de transferência (APAs) e arbitragem, ao mesmo tempo que tentam fazer face ao aumento de contencioso fiscal. As empresas também devem considerar a possibilidade de estabelecerem acordos prévios de preços de transferência para obterem alguma segurança nas transações que estão a considerar realizar.

Gestão de contencioso

As empresas devem também considerar o envolvimento com as autoridades competentes no que toca à gestão de contencioso. Embora os MAPs e a arbitragem continuem a ser, em grande parte, procedimentos bilaterais government-to-government, as empresas e seus consultores podem prestar apoio às autoridades competentes nos processos relacionados com uma disputa e na resolução bem-sucedida dos processo. Essa assistência pode incluir o envolvimento precoce, antes da definição de posições; transmitir informação mais clara e de maior qualidade; e confirmar que essa mesma informação é transmitida a cada país.

Uma empresa deve integrar as suas funções fiscais e departamentos no planeamento do negócio no sentido de auxiliar uma gestão proativa de contencioso que considera toda a sua pegada fiscal.

Avanços tecnológicos

Manter-se a par do progresso na tecnologia governamental também é vantajoso, uma vez que as administrações fiscais estão a aproveitar o poder das novas tecnologias para melhor utilizarem os seus recursos limitados e extraírem mais valor da informação que recebem. Estas autoridades estão a confiar cada vez mais nos métodos digitais para recolherem dados dos contribuintes e estão a usar data analytics para estudar esses dados e aumentar a cobrança de imposto, direcionar iniciativas de compliance e auditoria e melhorar a eficiência em geral.

Dica

Estamos a assistir a um número cada vez maior de empresas que estão a melhorar o seu relacionamento com as autoridades fiscais e a tentar participar em várias atividades de cooperação em matéria de compliance. E é cada vez maior o número de empresas que estão a realizar reuniões internas periódicas para discutir mudanças emergentes na regulamentação e na administração fiscal para preparar o seu negócio para mudanças que o possam afetar.

Benefícios da gestão de contencioso fiscal a nível global

As melhores práticas para gerir contencioso fiscal a nível global não são adotadas apenas para beneficiar a função fiscal ou aliviar os seus encargos: são também essenciais para o sucesso e desempenho geral do negócio. Embora o compliance e a resolução de processos de contencioso fiscal sejam obrigatórios, fazê-lo de forma proativa e adequada também pode trazer vantagens.

Evitar encargos fiscais inesperados

Ao seguir as melhores práticas, as empresas podem evitar encargos fiscais inesperados e minimizar a incerteza fiscal. Isto aplica-se sobretudo numa altura em que as autoridades fiscais começam a partilhar mais dados e a recorrer cada vez mais a data analytics sofisticadas. As autoridades fiscais podem recolher dados enviados pelo contribuinte e dados recebidos de outros países e usar mecanismos de data analytics para encontrar discrepâncias, comparando dados entre jurisdições e contribuintes. As autoridades fiscais farão avaliações fiscais e iniciarão processo de auditoria com base nessas análises. Saber qual a informação de que os governos dispõem e abordar possíveis problemas antes que se tornem controversos pode evitar desafios mais difíceis no futuro.

Desenvolvimento de relações mais fortes

Além de reduzir a incerteza fiscal, a adoção das melhores práticas de gestão de contencioso fiscal é uma forma eficaz de construir uma relação de confiança e transparência entre as autoridades fiscais e as empresas. O desenvolvimento de relações mais fortes, com base num historial de cooperação, colaboração, transparência e capacidade de resposta a inquirições pode estabelecer a "ponte" entre as autoridades fiscais e as empresas, minimizando conflitos. Uma política de governance é também uma forte componente de demonstração de cidadania corporativa.

Construir negócios eficientes

Seguir essas práticas recomendadas também pode resultar numa maior eficiência dos negócios e numa poupança de custos. Embora o planeamento e o desenvolvimento inicial de estratégias, de sistemas e de colaboradores possam ser dispendiosos e morosos, resultará numa gestão mais adequada e num conhecimento fundamental das atividades de contencioso fiscal, o que proporcionará oportunidades para orçamentar e alocar recursos da função fiscal para a resolução dos processos de contencioso.

Por exemplo, ao desenvolver e organizar os colaboradores de maneira consistente com a estratégia fiscal, as empresas poderão considerar que, recorrer ao outsourcing de algumas funções fiscais por ser mais vantajoso, uma vez que exige equipas menores e mais centradas, com o orçamento certo para enfrentar os desafios que possam surgir. Esses profissionais que deixaram de estar envolvidos em obrigações rotineiras podem concentrar-se em questões de governance estratégica e gestão de riscos fiscais, o que também pode levar a uma retenção maior, uma vez que os indivíduos são desafiados para ocuparem cargos bem definidos.

Além disso, a existência de sistemas para gerir o contencioso atual e futuro permite a definição de orçamento adequado. A disponibilidade dos recursos orçamentais, consoante as necessidades, permite que uma empresa enfrente um problema antes que se agrave, reduzindo potencialmente o risco fiscal e melhorando o resultado geral.

Evitar danos reputacionais

Processos e controlos fiscais ineficazes pode ter consequências profundas para as empresas, não apenas em termos de sanções financeiras, mas também em termos reputacionais, que são mais do que apenas o custo de defender declarações de impostos ou incorrer em liquidações adicionais numa qualquer jurisdição. Este impacto negativo pode conduzir a todo um leque de questões envolvendo clientes, fornecedores, investidores – ou mesmo os países onde operam. As empresas devem considerar se as suas decisões fiscais respeitam os padrões de coerência e de substância acordados globalmente e se são consideradas "justas" e "aceitáveis" pelos vários stakeholders.

Conclusão

Como Martin Luther King Jr. disse: "A verdadeira medida de um homem não se vê na forma como se comporta em momentos de conforto e conveniência, mas como se mantém em momentos de desafio e controvérsia".

No geral, o cenário fiscal está a ficar rapidamente mais interligado resultando num aumento de contencioso em todo o mundo. A forma como uma empresa se comporta em períodos de desafios e de contencioso é, de facto, uma medida da sua preparação para enfrentar o contencioso fiscal. E, com isso em mente, as empresas devem adotar uma abordagem estratégica e globalmente integrada na gestão do contencioso fiscal, adotando as melhores práticas que podem ajudar a alcançar os melhores resultados e a contribuir para os objetivos do negócio.

Veja o resumo abaixo, por favor.

O que as empresas estão a fazer atualmente

Hoje, as empresas estão a colher os benefícios adotando estas melhores práticas e implementando-as de várias maneiras, conforme ilustrado nas “dicas”. Essas dicas podem ser consideradas como uma checklist para determinar se a sua empresa está preparada para gerir o contencioso fiscal crescente.

Adotar uma abordagem global top-down, end-to-end no contencioso fiscal

  • Estabelecer e comunicar uma estratégia global de gestão de contencioso fiscal e políticas internas associadas
  • Criar ou rever procedimentos globais de gestão de contencioso fiscal alinhados com a gestão de risco fiscal e enquadramento de corporate governance

Ter as pessoas certas, com as aptidões certas, nas jurisdições certas

  • Criar uma estrutura global de gestão de contencioso fiscal liderada por um responsável designado e apoiada por profissionais especializados

Avaliar os sistemas existentes

  • Desenvolver e implementar um sistema global de acompanhamento de contencioso fiscal para gerar dashboards de gestão periódicos
  • Iniciar esforços para desenvolver e melhorar as capacidades de gestão de informação que suportam os esforços globais de gestão de contencioso fiscal
  • Implementar processos para cumprir com precisão e eficácia os requisitos específicos das autoridades fiscais em termos de processos digitais

Integrar a fiscalidade no planeamento do negócio

  • Incluir as funções fiscais na discussão do planeamento

Manter-se conectado

  • Melhorar as relações com as autoridades fiscais e procurar participar em várias atividades cooperantes de compliance
  • Realizar reuniões internas periódicas para discutir mudanças emergentes na regulamentação e na administração fiscal

Este artigo foi publicado pela primeira vez no Asia-Pacific Journal of Taxation, vol. 23 Nº 1 – 2019.

Resumo

Para gerir com sucesso o compliance, o planeamento e as interações com as administrações tributárias, é essencial que as empresas adotem a tecnologia e a digitalização.

Sobre este artigo

por

Siew Moon Sim

EY Asia-Pacific Tax Policy and Controversy Services Leader

Actively participates in internal and external activities to promote tax as a career. Builds strong and resilient families as a council member of Families for Life. Happily married. Mother of five.