A relevância da Função Financeira e as ferramentas que precisa de ter para a apoiar

A função financeira dentro das organizações é muito relevante, sendo o departamento que agrega toda a informação sobre as operações da empresa e que garante o correto relato da sua atividade em cada exercício económico. Assegurar que a informação registada e relatada é correcta e é disponibilizada de forma atempada e na forma que os decisores e investidores a precisam de obter, é apoiar o desenvolvimento do mercado e consequentemente o crescimento económico e social, sendo assim muito relevante a organização interna das empresas e a garantia de uma estrutura externa que as apoie.

Afunção financeira nas empresas públicas e privadas tem uma enorme relevância na garantia da fiabilidade e disponibilidade atempada de informação financeira, que é um pilar para os investidores e consequente atração de capitais para os diferentes mercados, o que potencia o crescimento económico e social.

Com o aumento das complexidades e exigências do mercado, tanto pela complexidade das actividades como pela multiplicidade dos investidores, não é suficiente que os departamentos financeiros tenham bons quadros, os quais tenham acesso a ferramentas informáticas robustas e sem risco de ataques externos, e que tenham formação técnica que os mantenha actualizados. É também necessário que tenham acesso a ferramentas tanto internas como externas, que robusteçam e suportem a sua função e consequentemente o relato financeiro.

Na estrutura interna, destacam-se alguns pontos, transversais a todas as organizações, que precisam de estar salvaguardados para que a função financeira consiga produzir informação atempada e de qualidade. O primeiro ponto é a necessidade de as empresas terem, para cada departamento, a descrição dos respetivos processos e procedimentos e que os mesmos estejam bem desenhados e implementados garantindo um nível de controlo interno que suporte o correcto registo de todas as transações de acordo com os princípios contabilísticos da empresa. Em segundo lugar é necessário que as empresas tenham sistemas informáticos robustos e protegidos de ataques externos, que permitam não apenas garantir o registo atempado das transações, como posteriormente fazer uso da informação financeira numa óptica de análise e perspectivas futuras de mercado, garantindo também que é captada a plenitude das suas operações. No que se refere aos sistemas informáticos é também importante que exista uma boa interação com os diferentes sistemas que a empresa poderá necessitar, caso não consiga ter um sistema totalmente integrado. Por fim, é necessário que a função financeira tenha bem definido o processo de fecho de contas o qual deverá ter, pelo menos, o detalhe de todas as tarefas, pela ordem que têm de ser executadas e com a indicação das datas específicas de cada uma, ao longo do ano, e em especial no fim do seu exercício económico. Para este último ponto é importante estarem também desenhados e implementados os controlos que permitam detectar qualquer erro que venha dos restantes departamentos e que garanta a interligação atempada do departamento financeiro com os restantes departamentos da empresa.

Essa estrutura de ferramentas internas precisa de estar bem implementada, por um lado para dar apoio à tomada de decisões da empresa, e por outro, para satisfazer as necessidades dos demais utilizadores da informação financeira. O departamento financeiro tem desta forma a função de se munir de ferramentas de análise dos dados, que permita uma visualização simples (através de dashboards desenhados à medida) dos dados estruturados e alinhados às necessidades da organização, para além da sua principal função, a de produzir um relato financeiro sem erros materialmente relevantes e que corresponda às exigências dos seus sócios ou acionistas, dos reguladores e dos demais interessados na informação financeira.

Porém, a manutenção dessa estrutura interna que permita ao departamento financeiro desempenhar as suas funções, requer também um ambiente externo que suporte e potencie que a mesma seja não apenas mantida, mas melhorada e adaptada às exigências crescentes dos mercados em crescimento e dos desafios constantes de um mundo de negócios cada vez mais complexo.

Desta forma, em complemento à estrutura interna das empresas, é também importante que existam soluções de suporte às mesmas, nomeadamente em termos de suporte à avaliação do sistema de controlo interno dos seus processos significativos, bem como no apoio sobre os mais diversos temas contabilísticos e de relato financeiro que sejam mais complexos. Esta estrutura externa, para além de ajudar na monitorização do sistema interno, deverá apoiar as empresas na difícil função de contínua qualificação dos seus quadros, para além do seu principal objectivo de dar conforto sobre o relato financeiro.

Neste contexto, os contabilistas, os auditores, os peritos fiscais e outros peritos em áreas específicas de actuação de cada empresa, e bem como os reguladores, têm um papel fundamental no suporte à função financeira, dando-lhe as ferramentas adicionais para que consiga cumprir com os objectivos de ter um relato financeiro isento de erros materiais e que traga assim valor acrescentado aos mercados e à sociedade como um todo.

O garante da fiabilidade da informação financeira e a garantia da qualidade e tempestividade em que a mesma é apresentada são um pilar para que as sociedades tenham conforto no seu sistema empresarial e potenciam as oportunidades de crescimento económico e social, sendo assim a função financeira fundamental em todas as organizações. Uma estrutura empresarial com informação fiável e atempada aumenta a sua atratividade para investidores internos e externos, estando alinhada com o objetivo de se construir um mundo de negócios melhor.

Em suma, a função financeira dentro das organizações é muito relevante, sendo o departamento que agrega toda a informação sobre as operações da empresa e que garante o correto relato da sua atividade em cada exercício económico. Assegurar que a informação registada e relatada é correcta e é disponibilizada de forma atempada e na forma que os decisores e investidores a precisam de obter, é apoiar o desenvolvimento do mercado e consequentemente o crescimento económico e social, sendo assim muito relevante a organização interna das empresas e a garantia de uma estrutura externa que as apoie.