Как и в случае с другими ключевыми корпоративными службами, сотрудники, которые по тем или иным причинам больше не могут выполнять свои обязанности по расчету заработной платы, должны передать эстафету. Крайне важно понимать, кто сможет их заменить и как эти функции будут выполняться.
Когда двери закрываются, системы и данные тоже оказываются под замком?
Вторым важным фактором является доступ к системам и другим важным производственным ресурсам. Сегодня в ряде городов, а в некоторых случаях и на территории всей страны введен обязательный карантин. Многие офисные работники теперь работают из дома. В большинстве случаев такая практика оправдывает себя и приводит к внедрению новых методов организации труда.
Однако успех такой инициативы зависит от степени развития виртуальной и цифровой инфраструктуры компании. К примеру, использование документов и форм на физическом носителе, их подписание, распространение, массовая печать, а также использование банковских чеков для оплаты труда работников не будет возможно при работе из дома. В случае закрытия офиса использование кадровых ресурсов и программ расчета заработной платы на территории организации также становится невозможным.
Банковские и государственные процессы тоже могут попасть под влияние физических ограничений. Удивительно, но в эпоху цифровизации еще очень многие учреждения в сфере налогообложения и социального обеспечения по всем миру до сих пор не интегрировали цифровые процессы архивирования и подачи документации.
Решение задач, связанных с законодательными требованиями
В случае необходимости временные зарплатные ведомости могут быть подготовлены на основе фактических данных за прошлый месяц. Для этого потребуется доступ к данным и документам за предыдущий период. Это будет гарантировать выплату зарплаты работникам, однако не будет корректно и в полной мере отражать информацию платежного периода. В дальнейшем потребуется внести корректировки как во внутренние системы, так и в документы по налоговым и социальным отчислениям. Некоторые административные режимы в разных странах предусматривают серьезные последствия в случае переплаты или недоплаты.
В условиях постоянных изменений, вызванных, в частности, глобальным кризисом здравоохранения, нормативно-правовая среда развивается стремительными темпами. В случае необходимости правительства получают чрезвычайные полномочия. Так, например, правительства нескольких стран продолжают разрабатывать и реализовывать программы поддержки бизнеса, а в некоторых странах сроки подачи деклараций были перенесены.
Компании должны учитывать необходимость принятия решений в рамках трудового законодательства, которые могут включать сокращение рабочего времени, оформление вынужденного отпуска, расторжение договоров с временными подрядчиками или даже сокращение штата.
Семь вопросов, которые необходимо учитывать при подготовке плана по обеспечению непрерывности расчета и начисления заработной платы
С чего следует начать компании, чтобы оценить подверженность своей организации риску, связанному с оплатой труда, и ее готовность продолжать деятельность непрерывно? Ниже приведены семь вопросов, которые необходимо учитывать.
Организация расчета и начисления заработной платы
- Кто несет ответственность за выполнение платежных операций в каждом офисе?
- Каковы основные функции и как они выполняются?
- Существуют ли эффективные планы по обеспечению непрерывности деятельности на местах вне зависимости от того, выполняются ли указанные операции силами внутренних или внешних специалистов?
Наличие персонала
- Какая доля сотрудников, занимающихся расчетом и начислением заработной платы, или членов их семей может попасть под удар?
- Каковы ожидаемые последствия в случае ограниченной доступности персонала в результате исполнения ими обязанностей по уходу за родственниками или детьми?
- Предусмотрена ли трудовым договором сверхурочная работа?
Организация удаленной работы
- Имеют ли основные специалисты отдела кадров, отдела по расчету и начислению заработной платы и финансовой службы техническую возможность для работы из дома (т.е. имеют ноутбук, достаточно высокую скорость интернет-соединения, удаленный доступ к основным приложениям и дополнительный монитор, если необходимо)?
- Обеспечивается ли конфиденциальность данных при работе из дома?
- Является ли домашнее рабочее место приемлемым?
ИТ-инфраструктура
- Каковы основные технические уязвимости или слабые стороны?
- Имеется ли удаленный доступ к кадровой системе или системе расчета заработной платы?
- Можно ли получать все данные о заработной плате вовремя?
- Безопасна ли ИТ-инфраструктура?
Процессы, выполняемые вручную
- Какие из существующих процессов в цепочке создания стоимости выполняются вручную (например, архивирование, подписание документов)?
- Как будет решаться проблема в случае ограниченного доступа или его отсутствия?
Доступ к данным о заработной плате
- Доступны ли платежные документы, платежные ведомости, реестры выплат и данные Главной книги за последний месяц?
- Является ли удаленный доступ гарантированным и защищенным?
Доступ к банковским платежам
- Гарантирован ли (удаленный) доступ к банковским платежам?
- Каков процесс авторизации исключительных процедур оплаты?
Обеспечение непрерывности расчета и начисления заработной платы имеет решающее значение
Оценка сложившегося положения дел в сфере оплаты труда и проработка всех возможных сценариев обеспечения непрерывности деятельности – задача не из простых. Рассмотрение и оценка семи вопросов, изложенных выше, является лишь отправной точкой, когда речь идет о надежных планах обеспечения непрерывности деятельности. Для компаний, которых больше всего волнует будущее их работников, обеспечение непрерывности расчета и начисления заработной платы на глобальном уровне имеет первостепенное значение.
Интегрированный подход EY к расчету и начислению заработной платы решает ваши самые насущные проблемы в области международного перемещения сотрудников, консультирования по управлению персоналом, финансов, налогообложения и права на всех этапах цепочки создания стоимости.
Краткое содержание
Специалисты по расчету и начислению заработной платы, которые незаметно для всех выполняют свои функции, переживают беспрецедентные времена. Надежный план обеспечения непрерывности деятельности может стать хорошим подспорьем в решении задач, связанных со своевременной и корректной оплатой труда.
