Metodický pokyn k daňovému režimu úhrady nákladov zamestnanca pri práci z domu

Metodický pokyn k daňovému režimu úhrady nákladov zamestnanca pri práci z domu

Lokálny kontakt

Peter Bobčík

1. júna 2022
Predmet Tax Alert
Kategórie Tax alert

Dňa 6. mája 2022 Finančné riaditeľstvo SR (FR SR) vydalo metodický pokyn (MP) k zdaniteľnosti príjmu zamestnanca plynúceho za použitie predmetov potrebných na výkon práce zamestnanca a k zahrnutiu výdavkov na tento príjem do daňových výdavkov zamestnávateľa. MP poskytuje kľúčové informácie aj pre stanovenie daňového režimu úhrad nákladov zamestnancom, ktoré im vznikajú pri práci z ich domácnosti zo strany zamestnávateľa.

Opis situácie

Výkon práce z domácnosti zamestnancov najmä v dôsledku COVID-19 otvoril otázky týkajúce sa daňového režimu výdavkov, ktoré vynaložili títo zamestnanci pri práci zo svojich domovov. Vo väčšine prípadov išlo najmä o výdavky na elektrinu, vodu, kúrenie a telekomunikačné služby, ale aj o opotrebenie majetku.

V praxi vznikali otázky, ktoré konkrétne výdavky je možné považovať za skutočne vynaložené v súvislosti s výkonom práce z domu a najmä ako postupovať pri určení ich výšky.

Detail

Vydaný MP poskytuje bližšiu špecifikáciu pravidiel a predpoklady na úhradu výdavkov zamestnancom tak, aby tento príjem z uhradenia výdavkov bol na strane zamestnanca vyňatý z predmetu dane a odvodov a daňovo uznateľný náklad na strane zamestnávateľa, t. j. aby dosiahol daňovo zvýhodnený režim.

Pre uplatnenie daňovo zvýhodneného režimu je v prvom rade dôležité vyhodnotiť, či ide o nárokovanú náhradu. Nárokovanou náhradou by mala byť len tá, ktorej podmienky na poskytnutie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve zamestnanca. Ďalej nárokovaná náhrada musí vychádzať z výšky preukázateľne zvýšených výdavkov zamestnanca (čo môže mať negatívny vplyv na už existujúce paušálne platby).

Malo by preto ísť o výdavky, ktoré sú vyššie v porovnaní s bežnými výdavkami zamestnanca, dajú sa preukázať a súvisia s používaním zariadenia alebo predmetov potrebných na výkon domáckej práce alebo telepráce, ktoré sú vlastným náradím zamestnanca. V tejto súvislosti by si definíciu vlastného náradia mal zamestnávateľ vymedziť vo vnútornom predpise. V zmysle MP sa uplatnia špecifické pravidlá pre definíciu vlastného náradia vo vzťahu k ubytovaniu zamestnanca.

Po splnení uvedených podmienok je navyše potrebné na dosiahnutie daňovo zvýhodneného režimu výšku náhrad zamestnanca podložiť kalkuláciou skutočných výdavkov.

MP predpokladá, že zamestnanec predloží zamestnávateľovi také doklady (údaje), z ktorých bude zrejmé, že tie výdavky zamestnanec skutočne (navyše) vynaložil v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia alebo predmetov potrebných na výkon práce. Zamestnávateľ by mal pri kalkulácii zohľadniť aj iné ukazovatele, napr. predpokladanú dobu používania daného náradia. MP v tejto súvislosti poskytuje príklady, ako preukazovať zvýšené výdavky zamestnanca súvisiace s používaním vlastného náradia počas výkonu práce z domu. 

Nemenej dôležité je, že MP v príkladoch rozoznáva aj situácie, keď je zamestnanec oprávnený získať daňovo zvýhodnené náhrady súvisiace s opotrebením vlastného majetku v súvislosti s výkonom závislej činnosti pre zamestnávateľa.

Ďalšie kroky

V súvislosti s publikovaním MP a jasným nastavením podmienok na dosiahnutie daňovo zvýhodneného režimu odporúčame preveriť súčasné vnútorné predpisy zamestnávateľov, ktorí vykonávajú úhradu zvýšených nákladov zamestnancov pri práci z domu, pričom by sa nemalo vynechať ani preverenie či pracovné zmluvy, prípadne kolektívne zmluvy sú v súlade so súčasným výkladom FR SR.  

Ak máte akékoľvek otázky alebo chcete získať viac informácií týkajúcich sa tejto témy, kontaktujte autora článku alebo Vaše obvyklé kontakty v rámci EY.

  • Tax Alert - English version

    Guideline on the tax regime for reimbursement of home office expenses

    On 6 May 2022, the Slovak Financial Directorate issued a methodological standpoint (MS) governing taxation of employees’ income resulting from the use of privately-owned equipment and the tax deductibility of related costs for employers. The MS provides essential guidance for determining the tax regime of reimbursements related to expenses incurred by employees while working from a home office.

    Situation

    Working from home, the expansion of which was largely due to restrictions related to COVID-19, raised questions concerning the tax regime of expenses that employees incurred during home office working. In most cases these were related to electricity, water, heating and telecommunications services, plus asset depreciation.

    In this respect, there was uncertainty over which expenses could be considered directly related to the performance of work from home and the method of calculating them.

    Detailed discussion

    The MS specifies rules and assumptions, which if met, should mean that reimbursement of employees’ expenses are not subject to income tax or social and health insurance contributions. At the same time, reimbursement would be considered a tax-deductible cost for the employer, thus achieving an advantageous tax regime.

    For application of such an advantageous tax regime, it is important to determine whether the reimbursement qualifies as so-called claimable compensation, which has been agreed in a collective bargaining agreement or employment contract. Furthermore, claimable compensation must be based on provably increased costs for the employee (which may have a negative impact on existing lump-sum expenses incurred by employees regardless of home office use).

    It follows from the above that these expenses should be higher than those otherwise incurred by the employee. In addition, expenses should be provably incurred and related to use of employees’ own equipment, required to perform work from home. An internal employer’s guideline should provide the scope of items that are considered employees’ own equipment. According to the MS, special rules apply in relation to the definition of employees’ accommodation as own equipment.

    Notwithstanding the conditions above, the amount of employee compensation should additionally be substantiated through calculation of actual expenses, in order to achieve a tax advantageous regime.

    The MS assumes that employees will submit documents required to assist their employer’s calculations, proving that expenses were incurred in connection with use of their own equipment, required for the performance of work. Employers should also consider other factors, for example, the estimated duration of equipment use. The MS provides examples of how to demonstrate increased expenses related to employees’ use of their own equipment when working from a home office.

    Additionally, the MS recognizes situations in which employees are entitled to obtain tax advantageous payments reimbursing depreciation of their own equipment used during home office working.

    Next steps

    In connection with the publication of the MS and clear establishment of conditions for tax advantageous reimbursement by the Financial Directorate, we recommend that employers review their internal guidelines if they already compensate employees for increased costs of working from home. Moreover, employers should ensure that employment contracts and collective bargaining agreements comply with the MS.

    If you have any questions or would like to obtain more information regarding this topic, please contact the author of the article or your usual contacts within EY.