Vrijstelling bedrijfsvoorheffing ploegen- en volcontinu arbeid: ‘hetzelfde werk qua omvang’ wordt in de berekening verweven

Ondernemingen die hun werkzaamheden in ploegen- of volcontinu arbeid organiseren, kunnen een vrijstelling in de bedrijfsvoorheffing toepassen. Mits alle voorwaarden zijn voldaan, kan tot 22,8% of zelfs 25% van een welbepaalde belastbare massa worden vrijgesteld van doorstorting naar de Staat. Één van de voorwaarden betreft de notie ‘omvang’, of beter gesteld: (minstens) twee ploegen moeten ‘hetzelfde werk in omvang’ doen. Het Grondwettelijk Hof werd eerder verzocht zich te buigen over de mogelijke schending van het gelijkheids- en niet-discriminatiebeginsel in het geval de bepaling van omvang per ploeg, in plaats van per werknemer, gebeurt en waarbij omvang dezelfde, en dus niet gelijkaardig, moet zijn. Zoals toegelicht in onze vorige alert: volgens het arrest van het Hof van 8 februari 2024 is er geen schending van deze grondwettelijke beginselen.

De ontstane onzekerheid bij de 19.000 Belgische ondernemingen die deze maatregel toepassen, bracht de regering tot een wetgevend ingrijpen in de vorm van een tijdelijke alternatieve benadering. Dit alternatief brengt ontegensprekelijk enige zekerheid op het vlak van omvangdiscussies, echter mits enerzijds proportioneel inboeten op vlak van vrijstelling en een extra administratieve last anderzijds.
 

Achtergrond

De vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing voor werken in ploeg- en volcontinu arbeid is sinds meer dan 20 jaar een wetgevend sturingsmiddel om bedrijven in de hogere loonkost te compenseren.

Deze compensatie kan worden genoten mits tal van voorwaarden zijn voldaan, waaronder het uitvoeren van hetzelfde werk qua inhoud en omvang.

Deze vage voorwaarde was reeds het onderwerp van vele discussies tussen de belastingadministratie en ondernemingen tijdens belastingcontroles alsook in verdere fiscale en juridische procedures. In dit laatste kenden we onlangs de uitspraak van het Grondwettelijk Hof in de veelbesproken pechverhelpings- en buschauffeursdossiers. De uitkomst, in een notendop, bevestigt de strikte lezing van de wettekst als het gaat over de interpretatie van ‘hetzelfde werk qua inhoud en omvang’. Voor een uitgebreide toelichting en impact verwijzen we graag naar onze eerdere alert.
 

Wetgevende ingreep

Hoewel de wetgever in 2022 naliet om de vage termen aan te passen of te verduidelijken (volgens de memorie van toelichting: niet mogelijk), ziet men zich nu genoodzaakt alsnog in te grijpen. Ondanks de beperkingen van deze legislatuur werd de vorm van een wet -en geen loutere toelichting via circulaire- gekozen om in te grijpen.

Wat wijzigt er?

Vooreerst: de maatregel zoals gekend, inclusief hetzelfde qua omvang, blijft ongewijzigd. De wetgever voorziet echter een alternatieve benadering, optioneel, die een onderneming met fluctuerende omvang (qua output van het werk, veelal gemeten echter in aantal medewerkers) kan inroepen. Concreet worden de volgende bijkomende rekenregels voorzien:

• De vrijstelling die onder het huidige formaat kan genoten worden (voor alle medewerkers samen, abstractie makend van het omvang criterium);
• De output van de betreffende ploegen meten en de afwijking bepalen ten opzichte van de ploeg met de laagste output;
• Een breuk opstellen voor de betreffende maand, met in de teller alle afwijkingen en in de noemer de som van de totale output;
• De vrijstelling zoals eerder bepaald, verminderen met het resultaat van deze breuk.

Wat wijzigt niet?

Alle andere voorwaarden worden zonder wijziging hernomen, met andere woorden blijft de premievoorwaarde, 1/3 bepaling etc in zijn identieke vorm bestaan. Ook de notie ‘hetzelfde werk qua inhoud’, hoewel ook -eerder impliciet- het onderwerp in de uitspraak van het Grondwettelijk Hof, blijft overeind in de huidige en alternatieve wettekst.

Concreet

De toelichting bij het wetgevend kader voorziet een voorbeeld van drie opeenvolgende ploegen, waarvan de output 60-40-40 op dag 1 bedraagt. De afwijking bedraagt in dit geval 14,29% (zijnde 20/140). De volgende dag ziet de output er als volgt uit: 20-10-30. Hier bedraagt de afwijking aldus 50% (zijnde 30/60).

Uitgaande van enkel deze twee dagen en mits abstractie van de andere voorwaarden, bedraagt het gewogen gemiddelde qua afwijking dus 25% (20+30 ten opzichte van 140+60).

De vrijstelling van deze maand (in dit voorbeeld: enkel die twee dagen), initieel berekend voor alle medewerkers, dient te worden herleid tot 75%.

Quid initiële wetgeving

De striktheid van de wettelijke bewoording dient, volgens de toelichting van de wetgever, toch met enige nuance te worden gelezen binnen de geest van de wet. Hierbij dient de intentie van gelijkheid te primeren met tolerentie voor afwezigheden buiten de wil van de werkgever, bvb ziekte. Hoewel de toelichting een 100 gevolgd door 95 voorbeeld aanhaalt, lijkt het strikte karakter zich nog steeds te bevinden in het feit dat men de afwijking (op dagbasis?) moet kunnen verantwoorden. De doorlopende toepassing van de initiële wetgeving lijkt dus, voor ondernemingen met een dagelijkse en structurele grote maar ook kleine afwijking, een moeilijk gegeven.

Te noteren valt dat de toelichting verwijst naar de werkelijke situatie om te bepalen of er sprake is van ploegenarbeid en er een zekere vorm van samenwerking dient te zijn bij de uitvoering van hetzelfde werk.
 

Twee data

Er wordt voorzien in een retroactieve toepassing alsook een datum waarop de keuze voor deze zogenaamde overgangsmaatregel een einde moet nemen.

De optie voor het alternatief wordt voorzien om van toepassing te zijn op bezoldigingen die sinds 1 januari 2021 werd betaald of toegekend.

Anderzijds wordt de optie begrensd tot 31 december 2026, met het oog op een hervorming van de hele maatregel op langere termijn.
 

Bemerkingen en beperkingen

De alternatieve lezing, nu voorzien in de bijkomende wetgeving, biedt enige houvast qua rechtszekerheid aan ondernemingen, vooral diegenen met kleine of grote afwijkingen qua omvang.

Hoewel de krijtlijnen duidelijk zijn, geven ze ook ruimte tot bedenkingen op vlak van uitvoering én financiële impact.

Payrollverwerking

De huidige toepassing is -kort gesteld- een activering van de vrijstelling voor een bepaalde medewerker in het payrollverwerkingsssyteem van de onderneming of het sociaal secretariaat. Deze zal, op maandbasis en mogelijks voor verschillende ploegstructuren (zie infra), verschillende percentages dienen door te krijgen om dit uiterlijk tegen het midden van de maand X+1 te verwerken in negatieve aangiftes. Uitstel om zulke percentages toe te passen, bvb als correctie in maand X+2, betekent o.i. het risico van laattijdigheidsintresten.

Meerdere ploegen

Een combinatie van meerdere ploegensystemen (bvb ploeg AA in distributiecentrum X start gelijktijdig op met ploeg BA in distributiecentrum Y; met andere inhoud qua werk) dient apart te worden benaderd. De percentages qua afwijking kunnen aldus verschillen, hoewel medewerkers mogelijks van de ene plek naar de andere plek dienen te gaan afhankelijk van de noden binnen de onderneming.

Nominatieve lijst

Een uitbreiding van de verplichte elementen op de nominatieve lijst -die in sé de samenvatting van een genoten vrijstelling is op maandbasis- dringt zich mogelijks op, om het overzicht te bewaren en aansluiting te hebben tussen wat wordt toegepast versus genoteerd. De lijst zal namelijk, zoals uit bovenstaand voorbeeld blijkt, nog steeds alle medewerkers bevatten.

Keuzemogelijkheid

Het is vooralsnog niet duidelijk of de keuze voor de alternatieve aanpak enige vaste vorm dient te krijgen, met andere woorden in welke mate een gemaakte keuze voor de ganse onderneming geldt, en voor alle maanden.

Uitzendkrachten

Uitzendkantoren worden, wat betreft de initiële maatregel, gelijkgesteld met de onderneming waar de uitzendkracht actief is. Dit principe wordt doorgetrokken naar het alternatieve scenario. Echter, o.i. dient het uitzendkantoor dan, per uitzendkracht, per dag (cfr korte contracten?), per ploeg bij de klant, deze informatie door te krijgen. Los van enige administratie betekent dit een impact op de totale tewerkstellingskost van het uitzendkantoor die wordt beïnvloed door de werking van de klant-onderneming en waarbij huidige afspraken rekening houden met een vrijstelling zonder beperking.

Retroactiviteit

Het voorziene retroactieve karakter biedt ondernemingen de mogelijkheid om, zeker in lopende procedures, het geweer enigszins van schouder te veranderen -ditmaal mét wettelijke ondersteuning- echter o.i. heeft de belastingadministratie dezelfde munitie. Gelet op de recent gewijzigde onderzoekstermijn in geval een andere controle enig probleem aan het licht brengt, kan ook 2021 -zelfs ondanks vroegere controle- in vraag worden gesteld. Hoewel men hiermee ongetwijfeld meer zekerheid wenst te bieden aan alle partijen, brengt het ook een onzekere factor met zich mee voor de jaren 2021-2022-2023. Wat met ondernemingen die de vrijstelling in 2021 (een jaar waarvoor geen teruggave meer kan gevraagd worden) niet toepasten net omwille van een fluctuerende omvang?

Naarmate de wettelijke bepalingen verder geanalyseerd worden, ter bedrijfsanalyse en implementatie, zullen er ongetwijfeld nog bijkomende praktische vragen rijzen.
 

Correctie op 2023

Gelet op deze koerswijziging kan het ondernemingen met structureel wisselende omvang ertoe aanzetten om vanaf heden de alternatieve aanpak toe te passen -in zover mogelijk- maar ook om naar het verleden te kijken. Correcties op 2023 zijn nog mogelijk tot eind augustus 2024 en kunnen middels dezelfde (positieve) aangiftes (codes 74 voor ploegen en 53 voor volcontinu werk) bijgewerkt worden.
 

Besluit

Na meer dan 20 jaar bleek een aanpassing van minstens de notie “omvang” broodnodig. Het optionele alternatief biedt enige grond tot meer rechtszekerheid, maar evenzeer tot meer waakzaamheid. Meer dan ooit is het nodig om deze evoluerende maatregel intern tot in detail en op recurrente basis onder de knie te hebben. De toename aan administratie, zeker bij complexere ploegenstructuren, kan tot problemen en fouten leiden. De keuze voor de alternatieve vorm -als eerste stap- dient dus weloverwogen te zijn, waarbij in een tweede stap de doorlopende toepassing continu onder de loep wordt gehouden. Welke keuze en welke stap voor uw onderneming in welke periode het beste is, bekijken we graag samen.