Hoe Stad Antwerpen financiële systemen transformeert voor toekomstbestendig bestuur

Stad Antwerpen zet bij upgrade van financieel platform in op veiligheid, standaardisatie en efficiëntie.

Burgemeester Bart De Wever en schepen van financiën Koen Kennis riepen eind december de pers samen op het Antwerpse Schoon Verdiep. De reden: de historische schuld van ’t Stad is afbetaald. ‘En we willen dat zo houden’, zegt de schepen. Daarom wordt ook de financiële backoffice van de stad klaargestoomd voor de toekomst. De ingrediënten zijn: veiligheid, standaardisatie, vereenvoudiging en een vleugje innovatie.

De burgemeester en de schepenen van Antwerpen besturen de stad vanuit het historische, recent gerenoveerde stadhuis op de Grote Markt. Ook de belangrijkste ambtenaren hebben er hun kantoor, onder meer de kersverse financieel directeur van ‘t Stad Pieter Dielis, die op 1 januari zijn nieuwe functie heeft opgenomen.
 

Beginnen bij de bron

‘Zo’n statig historisch gebouw is zeker niet de goedkoopste werkplek. Maar als stedelijke overheid waak je over de centen én over het erfgoed van de burgers’, zegt schepen Koen Kennis. ‘We streven naar een duurzaam en gedegen beleid, rekening houdend met de kostenefficiëntie. Vandaar dat we altijd streven naar meer efficiëntie.’

Binnen Stad Antwerpen werken heel wat mensen en entiteiten samen aan deze efficiënte dienstverlening. In principe werken al die stadsdiensten op één centraal financieel softwareplatform, maar dat is gebaseerd op software die binnen enkele jaren verouderd zal zijn. De stad Antwerpen ging dus tijdig op zoek naar een nieuw systeem om de dienstenlevering naar burgers te kunnen blijven garanderen, en toen kwam EY in het vizier.

‘Initieel werden we ingeschakeld om een visietekst uit te schrijven om de interne projectrapportering beter en toekomstbestendig te maken. Daarvoor voerden we een analyse uit. Hieruit bleek dat we naast het vernieuwen van het systeem, ook de financiële processen moesten vereenvoudigen en meer op mekaar afstemmen. Dit met weliswaar ook rekening te houden met de eigenheid van de verschillende entiteiten. We willen samen van het moment gebruik maken om processen te optimaliseren een uniformeren waar mogelijk, en rekening houdende met de verschillende karakteristieken van de groep Stad Antwerpen’, legt Davy Van Ingelgem uit.

Hij leidt de Belgische SAP-praktijk met een sterke focus op businessintegratie. ‘Wij helpen onze cliënten hun systeem maximaal te adopteren en waken erover dat alle gebruikers zich zo geëngageerd en comfortabel mogelijk, maar ook competent voelen om hiermee aan de slag te gaan.’

‘Naast de systeemtechnische aspecten proberen we een ook een business en menselijke transformatie door te voeren bij de cliënt. Ook hier in Antwerpen willen we samen met de stad de juiste doelstellingen formuleren en ze daarna realiseren. Het is de bedoeling om een technologieplatform te ontwikkelen dat klaar is voor de toekomst en dat gedragen wordt door “T Stad” en haar medewerkers.’

‘We sluiten nu de fase van de blauwdruk af, dit is de tekening van de toekomstige manier van werken en het toekomstige systeem. Een eerste deel van deze tekening rollen we uit in 2024, een jaar later volgt de tweede fase.  Begin 2026 zal de transformatie van de financiële systemen en processen rond zijn. En uiteraard blijven we optimaliseren en cours de route.’
 

Focus op veiligheid

De stad koos bewust voor een externe partner voor het transformatietraject. ‘EY heeft een jarenlange ervaring met grote projecten, zowel in de privésector als bij overheidsbedrijven. Bovendien is het een neutrale speler. De medewerkers van de stad hebben doorheen de jaren hun eigen processen ontwikkeld. Het is goed dat een externe partner die eens onder de loep neemt om daar dan eenvoudigere processen uit te distilleren’, licht Kennis toe.

‘We werkten in één systeem, maar toch allemaal net iets anders. Dat is historisch gegroeid’, beaamt financieel directeur Pieter Dielis. ‘Bij zo’n transformatietraject komt flink wat verandermanagement kijken, want mensen zijn gewoontedieren en dat merken we ook in dit’, vult Van Ingelgem aan.

‘Zoals bij onze andere cliënten willen we de financiële en logistieke medewerkers ontlasten door transactionele taken met weinig meerwaarde te automatiseren. Door die systeemtechnische oefening kunnen ze meer focussen op het beleid. Ze moeten een soort businesspartner worden.’ De schepen en de financieel directeur benadrukken dat het nieuwe systeem moet zorgen voor meer efficiëntie, maar geen banen zal kosten.

Concreet wil de stad dat haar medewerkers maximaal gebruik maken van één systeem. Natuurlijk in de wetenschap dat bijvoorbeeld politie en brandweer andere noden hebben en rekening moeten houden met andere wetgeving dan pakweg de culturele centra of het stedelijk onderwijs.

‘Veiligheid staat voorop’ zegt Dielis, waarmee hij verwijst naar de grootschalige cyberaanval waarvan de stadsdiensten eind 2022 het slachtoffer werden. De problemen sleepten maandenlang aan en kostten handenvol geld. ‘Uiteindelijk was dat de katalysator om versneld dit transformatietraject door te zetten.’