Перенесення відомостей про представництва (філії) іноземних компаній в Україні

• Відомості про представництва (філії) іноземних компаній в Україні («Представництва») відтепер мають будуть включені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань («ЄДР»).
• Міністерство юстиції України повинно здійснити перенесення відомостей про Представництва до ЄДР. Хоча законодавче підґрунтя для цього існує ще з вересня 2024 року, наразі Міністерство ще не визначило строки завершення процесу перенесення.
• Поки інформацію про Представництво не буде внесено до ЄДР, воно не зможе оновити свої реєстраційні дані в разі змін (наприклад, адреси, видів діяльності, голови Представництва).
• Також, якщо виникає потреба внести зміни до інформації про Представництво, тепер обов'язковим буде розкриття інформації про кінцевих бенефіціарних власників («КБВ») та структуру власності. На практиці підготовка всіх необхідних документів для таких змін може бути достатньо складною і тривалою, особливо у разі нагальної потреби внести зміни.
• Зі свого боку, Представництва можуть самостійно ініціювати перенесення своїх відомостей до ЄДР вже зараз. Це дозволить одразу відповідати новим вимогам законодавства, дасть змогу вносити зміни в майбутньому та уникнути потенційних операційних проблем. Крім того, це забезпечить можливість планово підготувати документи, необхідні для розкриття інформації про КБВ і структуру власності.

Передумови

Перенесення відомостей зумовлене законодавчими змінами, які запровадили нові правила державної реєстрації Представництв (докладніше — у наших новинах від 10 жовтня 2023 року та 14 вересня 2024 року).

Згідно з останніми змінами Міністерство юстиції має здійснити перенесення даних Представництв до ЄДР без залучення або ініціативи з боку самих Представництв. Водночас наразі невідомо, коли саме це перенесення буде завершено.

Згідно з роз’ясненнями Міністерства перенесення відомостей відбуватиметься не автоматизованим способом, що безумовно впливає на строки перенесення інформації про всі відокремлені підрозділи до ЄДР.

У такому форматі процес може бути тривалим і є вірогідність допущення помилок, особливо якщо наявна інформація про Представництво є застарілою.

Перенесення даних за ініціативою Представництва: процедура та переваги

Представництва можуть самостійно ініціювати перенесення своїх даних до ЄДР. Такий підхід має низку важливих переваг:

• Фіксований строк: після подання заяви перенесення відомостей відбувається впродовж трьох робочих днів.
• Точність інформації: Представництво самостійно контролює зміст поданих відомостей, що мінімізує ризик помилок і потреби у подальшому виправленні, як це може статися при перенесенні Міністерством.
• Передумова для майбутніх оновлень: будь-які зміни до зареєстрованої інформації (наприклад, адреси, видів діяльності, даних керівника) можливі лише після внесення даних про Представництво до ЄДР. Перенесення за власною ініціативою дозволяє бізнесу оперативно реагувати на зміни та дотримуватись чинних вимог закону.
• Розкриття КБВ та структури власності: Якщо перенесення відбувається за ініціативою самого Представництва, це дає змогу завчасно підготувати й подати необхідну документацію, що може бути складно зробити у стислі строки, коли виникає нагальна потреба у внесенні змін.

Враховуючи всі переваги, іноземним компаніям, які мають Представництва в Україні, варто розглянути можливість самостійного ініціювання перенесення інформації до ЄДР. Це допоможе не лише забезпечити відповідність новим вимогам законодавства, а й підтримувати стабільну операційну діяльність Представництв.

Юридична команда EY в Україні має значний досвід у наданні допомоги з корпоративних питань, і готова вести супровід представництв, зокрема, у питаннях оновлення відомостей про представництва в ЄДР відповідно до оновленого законодавства.