Transformace v organizaci a možné přístupy k její realizaci

Téma transformace a realizace komplexních změn v organizacích v odvětví finančních služeb má svou důležitost, protože úspěch či neúspěch při realizaci transformace může významně a dlouhodobě ovlivnit postavení organizace na trhu.

Je důležité rozumět, jaké jsou základní faktory úspěšnosti transformace. Zejména, jestli existuje v organizaci sdílená vize, schopnosti, znalosti či zdroje pro úspěšnou realizaci a správně a silně nastavená motivace všech, kteří mohou výsledek transformace významně ovlivnit. Dalším důležitým rozhodnutím je to, jakým přístupen transformaci provést. Zde se nabízí vícero možností, které je potřeba zvážit a zasadit do kontextu fungování organizace a potřeb transformace a transformačního programu.

Při plánování a řízení transformace v organizaci je potřeba klást důraz na propojení jednotlivých komponent nezbytných pro úspěšnou realizaci komplexních změn – transformace. Hlavním cílem tohoto přístupu je zajistit, aby všechny klíčové komponenty byly sladěny a podporovaly úspěšné zavedení změny a byly průběžně vyhodnocovány a aktualizovány. Platí to zejména v případě delších transformačních programů. Sdílená vize, dovednosti, motivace, zdroje a implementační plán jsou základními komponentami přístupu k transformaci.

Plánům musí rozumět vedení i zaměstnanci

Sdílená vize představuje popis budoucího stavu organizace po provedení transformace, na kterém v organizaci existuje převažující shoda. Je to dlouhodobý cíl a ambice, která dává směr všem aktivitám souvisejících s transformací a funguje jako orientační bod, který pomáhá udržet zaměření na konečný cíl. Sdílená vize může zahrnovat například vstup na nové trhy, uvedení nových produktů nebo služeb na trh, zlepšení zákaznických služeb nebo zavedení inovativních technologií. 

Bez jasné sdílené vize může dojít k nejistotě a nedostatku koordinace mezi jednotlivými částmi organizace. Dochází také k nepochopení a zmatení, protože lidé nevědí, kam organizace směřuje a co je cílem transformace.

Komponenta dovedností se týká schopností a znalostí, které jsou nutné k realizaci transformace. Organizace a její zaměstnanci musí mít potřebné dovednosti, aby byli schopni implementovat nové procesy, technologie, metodické postupy nebo struktury. Dovednosti zahrnují jak technické schopnosti, tak měkké dovednosti, jako je vedení, komunikace nebo řešení problémů. Pokud například organizace zavádí nový IT systém, musí mít k dispozici interní nebo externí dovednosti potřebné jeho k zavedení. 

Pokud dovednosti chybí, nebudou k její úspěšné realizaci postačovat ani velmi jasně definovaná sdílená vize a motivace transformaci provést. Nastává obvykle frustrace, protože lidé nejsou schopni změnu efektivně provést, i když rozumí cíli.

Motivace, či pobídky, jsou stimuly, které podporují zaměstnance v tom, aby transformaci přijali a aktivně se na ní podíleli. Správně nastavená motivace hraje důležitou roli pro překonání rezistence. Příkladem mohou být finanční odměny za dosažení konkrétních milníků nebo příležitosti pro povýšení v rámci nové organizační struktury. 

Pokud není motivace správně nastavená, lidé mohou ztratit zájem o transformaci nebo ji pasivně či aktivně odmítat. Dochází k rezistenci vůči transformaci, protože lidé necítí žádnou osobní výhodu z účasti na ní. 

Nyní se dostáváme ke zdrojům. Těmi myslíme veškeré materiální, finanční, lidské a technologické zdroje, které jsou nezbytné k realizaci změny. Zahrnuje to jak přímé finanční investice, tak nepřímé zdroje jako čas, přístup k informacím nebo potřebné nástroje. Zdroje jsou základem pro to, aby transformace mohla proběhnout. Dostatek kapacit pro zvládnutí přechodu na nový systém nebo dostatečný časový prostor pro implementaci mohou být jejich typickými příklady.

Nedostatek zdrojů může vést k frustraci a nedůvěře v proces transformace a obvykle dochází ke zpožděním či neúspěchu transformace nebo její části.

Implementační plán definuje jednotlivé kroky, milníky, časovou osu a odpovědnosti v realizaci transformace, a je zároveň nástrojem pro sledování postupu transformace. Definice klíčových kroků a aktivit pro postupné zavádění nových IT systémů, včetně dopadů na již existující IT systémy organizace, jsou pak typickým příkladem implementačního plánu. 

Pokud chybí implementační plán, nebo je tento plán neúplný či příliš obecný, nastává chaos, protože lidé nevědí, jak konkrétně postupovat, kdo za co odpovídá, ani kdy co má být hotovo.

Jak k transformaci přistoupit?

Transformace s významnými dopady do IT je charakteristická pro organizace z odvětví finančních služeb a může být realizována různými přístupy. Nejběžnější jsou tradiční „waterfall“ přístup, jinak řečeno „tradiční přístup“, a agilní přístup. V České republice lze vysledovat, že organizace v odvětí finančních služeb realizují změny převažujícím tradičním nebo agilním přístupem zejména s ohledem na svůj organizační model – funkční vs agilní. Velmi zajímavou alternativou, zejména pro transformaci a realizaci komplexních změn, je potom kombinace obou těchto přístupů. 

Tradiční přístup je sekvenční metoda projektového řízení, kde jsou jednotlivé fáze projektu realizovány jedna po druhé. Typickými fázemi tradičního přístupu jsou v případě implementací informačních systémů sběr požadavků, analýza, návrh řešení, implementace, testování, nasazení do produkčního prostředí a následná údržba. 

Mezi hlavní výhody tohoto přístupu patří jasná struktura, jednoduchost řízení, předvídatelnost dodávky a důraz na kvalitní dokumentaci. Jako nevýhody pak můžeme označit nedostatek flexibility, zpožděnou identifikaci problémů, delší dobu dodání a nepřesné a neaktuální požadavky na implementaci.

Agilní přístup je pak iterativní a inkrementální metoda řízení a dodávky projektů, která se zaměřuje na pružnost, spolupráci, kontinuální komunikaci a rychlou reakci na změny. Projekt je rozdělen na menší části, které se realizují v opakujících se cyklech. Funkční části jsou dodávány průběžně, což umožňuje rychlou zpětnou vazbu a adaptaci. Požadavky a řešení se pak vyvíjejí na základě neustálé zpětné vazby.

Jako hlavní výhody tohoto přístupu můžeme vybrat rychlé reakce na změny, časté a opakované doručování funkčního produktu, vysokou míra zapojení a snížení rizika neúspěchu dodávky. K nevýhodám potom patří méně předvídatelný čas, termíny a rozpočet implementace, vyšší nároky na týmovou spolupráci, nedostatek formální dokumentace a možné přetížení týmu.

Existuje ale ještě kombinovaný přístup, který, jak jeho název napovídá, spojuje prvky tradičního a agilního přístupu a umožňuje využívat výhody obou podle specifických potřeb transformace. V tomto případě se pak můžeme setkat se čtyřmi možnými scénáři využití zmíněných přístupů 

V první případě jde o využití tradičního přístup v rámci celkové architektury a agilního pro vývoj. To znamená, že například základní rámec projektu, jako je analýza požadavků a návrh architektury, může být realizován tradičním přístupem, zatímco samotný vývoj softwaru se provádí agilně.

Dále lze využít kombinaci tradičního a agilního přístupu v rámci programu. Tedy, že některé projekty mohou být realizovány tradičním přístupem (finanční systém) a jiné potom agilním přístupem (prodejní systém)

Využít můžeme také fázového přístupu v rámci projektu. Celý projekt rozdělíme na fáze, přičemž některé se realizují tradičním přístupem a jiné agilně. Například analýza a návrh mohou být realizovány jako sekvenční fáze, zatímco implementace a testování probíhají agilně.

Posledním scénářem, který zmíníme, je kombinace tradičního a agilního přístupu v rámci jednoho projektu. Určitá definovaná část rozsahu projektu (80 %) může být dodávány tradičním přístupem a zbývající část rozsahu (20 %) potom agilním přístupem tak, aby byla zajištěna jak předvídatelnost dodávky, tak i flexibilita. 

Tento přístup s sebou pochopitelně také přináší své výhody a nevýhody. 

Výhody:

• Flexibilita a struktura: Tento přístup nabízí strukturovaný rámec (tradiční přístup), zatímco umožňuje flexibilní a adaptivní přístup k vývoji a dodávce (agilní přístup).

• Lepší plánování a predikce: Základní plánování a predikce mohou být snadněji řízeny tradičním přístupem, zatímco agilní přístup umožňuje rychlejší reakci na změny. 

• Vyváženost mezi dokumentací a flexibilitou: Kombinovaný přístup umožňuje udržovat dostatečnou úroveň dokumentace, aniž by došlo ke ztrátě pružnosti potřebné pro rychlé přizpůsobení změnám.

Nevýhody:

• Komplexita řízení: Kombinování obou přístupů může vést ke zvýšené komplexitě řízení, protože je nutné koordinovat různé metodologie a jejich integraci.

• Možné střety v přístupech: Rozdílné metodiky mohou vést k nejasnostem nebo konfliktům v týmu, zejména pokud není jasně definováno, jak a kdy se používá který přístup.

• Vyšší nároky na řízení změn: Tento přístup může vyžadovat složitější řízení změn, protože je nutné sladit iterativní vývoj s pevnými milníky. 

Výběr vhodného přístupu závisí na povaze transformace, organizační kultuře a specifických požadavcích, přičemž je důležité zvážit i rizika a jejich dopad na celkový úspěch transformace. Kombinovaný přístup je snahou získat to nejlepší z obou světů, přičemž poskytuje strukturu, předvídatelnost při dodávce i flexibilitu. Jeho implementace vyžaduje odpovídající úroveň řízení a koordinaci mezi různými metodologiemi.