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Bancarización y control de pagos en efectivo: claves para la aceptación de costos y gastos
En resumen
- Las recientes decisiones del Consejo de Estado aclaran cómo aplicar el límite de 100 UVT en pagos en efectivo y refuerzan la importancia de la trazabilidad en las operaciones financieras de los contribuyentes.
En Colombia, los contribuyentes deben tener en cuenta una norma clave al momento de soportar sus costos, gastos, pasivos e impuestos descontables: el artículo 771-5 del Estatuto Tributario (ET). Esta disposición busca fomentar la bancarización como herramienta de control, estableciendo que solo los pagos realizados a través del sistema financiero pueden ser reconocidos para efectos fiscales.
En otras palabras, los pagos en efectivo están sujetos a una revisión más estricta, tanto a nivel general como individual, con el fin de garantizar la trazabilidad y veracidad de las operaciones.
Pagos en efectivo: ¿por transacción o por acumulado anual?
Durante varios años, existió un debate sobre cómo debía interpretarse el límite de los 100 UVT aplicable a pagos en efectivo. En 2018, la DIAN —a través de los Oficios 0935 y 1275— sostuvo que este límite debía evaluarse con base en la sumatoria anual de pagos a un mismo beneficiario. Es decir, si un contribuyente realizaba varios pagos a una misma persona o empresa durante el año y el total superaba las 100 UVT, dichos pagos podrían ser rechazados fiscalmente.
Sin embargo, en julio de 2023, el Consejo de Estado (Sentencia No. 26676) anuló parcialmente estos oficios, aclarando que el límite debe aplicarse por cada transacción individual y no sobre el acumulado de pagos anuales. Esta posición fue reiterada en una sentencia más reciente (No. 29416), donde se precisó que la norma se refiere a pagos “individuales”, lo que implica que cada operación debe analizarse de manera separada.
En consecuencia, los contribuyentes deben tener presente que cualquier pago en efectivo superior a 100 UVT que no se realice por medios bancarios podría ser rechazado como costo, gasto, pasivo o impuesto descontable. Además, será necesario demostrar la realidad del gasto para cumplir con los requisitos de forma y sustancia exigidos por la ley.
Aspectos clave sobre el desconocimiento de costos y sanciones aplicables
Más allá del límite en los pagos, recientes pronunciamientos judiciales también han abordado temas relevantes relacionados con el reconocimiento de costos y las sanciones derivadas de su incumplimiento.
1. Presunción de costos
Cuando un contribuyente aporta pruebas que demuestran la existencia real de un costo, no puede aplicarse automáticamente la presunción de inexistencia contemplada en el artículo 82 del ET. Dicha presunción solo procede si existen indicios de que el costo informado no es real o si se desconoce el valor del activo enajenado.
2. Sanción por inexactitud
Si se declaran costos pagados en efectivo que superan el límite legal (más de 100 UVT por transacción), el contribuyente puede ser sancionado por inexactitud, incluso si logra probar que los costos son reales. Esto se debe a que la omisión de cumplir con el requisito formal del medio de pago constituye una infracción directa de la norma, y no una simple diferencia de interpretación.
3. Sanción por no envío de información
Finalmente, las sanciones previstas en el artículo 651 del ET por no enviar información aplican incluso en casos excepcionales, como enfermedades o dificultades personales. Solo cuando se demuestra una imposibilidad absoluta de responder o actuar mediante un apoderado, el contribuyente podría exonerarse de responsabilidad.
Resumen
Las recientes decisiones judiciales reafirman la importancia de la bancarización y la trazabilidad de los pagos como mecanismos esenciales para la transparencia tributaria. Los contribuyentes deben revisar sus procedimientos de pago y documentación para evitar sanciones, especialmente cuando se trate de operaciones en efectivo que puedan exceder los límites permitidos.