Objetivo
Establecer los requisitos en materia de seguridad, salud en el trabajo y gestión ambiental que deben cumplir las personas naturales y/o jurídicas externas que provean productos críticos o presten sus servicios en las instalaciones de EY Colombia o en su nombre.
Alcance
Aplica para proveedores y contratistas como partes interesadas dentro del Sistema Integrado de Gestión de EY Colombia.
Definiciones
· Proveedor: Persona natural o jurídica externa que provee productos.
· Contratista: Persona natural o jurídica externa que presta sus servicios en las instalaciones de EY Colombia o en su nombre.
· Producto crítico: aquél producto que puede impactar significativamente en materia de seguridad, salud en el trabajo y/o medio ambiente.
Política Integral de Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente
En EY, Firma líder global en servicios de auditoría, impuestos, transacciones y asesorías, estamos comprometidos en la “Construcción de un mejor entorno de negocios”. En primer lugar, ofrecemos servicios de calidad y excelencia a nuestros clientes; segundo, protegemos la Seguridad y Salud de nuestra gente y de quienes trabajan con nosotros bajo el control de la Firma; y, tercero, preservamos el medio ambiente.
Por ello, la alta dirección, enfoca su gestión y recursos en:
· Brindar un servicio excepcional a los clientes y aprovechar al máximo las oportunidades en los distintos mercados y servicios.
· Atraer, retener, desarrollar a los mejores profesionales y formar equipos de alto desempeño.
· Proporcionar entornos de trabajo seguros y saludables, gestionando los riesgos inherentes a la actividad de nuestros colaboradores, contratistas y visitantes.
· Proteger el medio ambiente y mitigar nuestro impacto ambiental a través de la identificación, valoración y control de los aspectos significativos de nuestro negocio.
· Cumplir con las políticas y estándares globales, la normatividad nacional aplicable, y con los requisitos a los que EY voluntariamente suscriba en materia de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
· Promover la mejora continua de nuestro Sistema Integral de Gestión.
Obligaciones generales
Los proveedores y contratistas deben asegurarse de cumplir y/o de que sus proveedores y subcontratistas cumplan la normatividad legal relativa a la salud y seguridad en el lugar de trabajo o en cualquier otro lugar en el cual se produzca o se realice el trabajo, y de implementar todas las reformas que se hagan a la mencionada normativa.
Los proveedores y contratistas deben demostrar que comprenden de forma inequívoca los riesgos para el medio ambiente, el impacto y las responsabilidades, incluyendo las legales relacionadas con los productos y servicios que brindan. Para el desarrollo de actividades en las instalaciones de la Firma los contratistas deben acogerse a lo establecido en materia de gestión ambiental.
Los proveedores y contratistas deben:
· Identificarse en la recepción del edificio (sin excepción).
· Garantizar que se cumplan las jornadas máximas de trabajo previstas en la ley o contar con el permiso del Ministerio de Trabajo para laborar las horas extras.
· Contar con personal entrenado y competente para el desarrollo de sus actividades, el no hacerlo implica riesgos para la vida propia, la de nuestros colaboradores, el medio ambiente, los bienes e intereses de la Firma.
· No consumir, poseer, distribuir o vender tabaco, sustancias psicoactivas, drogas enervantes y/o energizantes y/o ingresar personas a las instalaciones de la Firma que estén bajo estos efectos. En el caso de conductores de servicio de transporte terrestre empresarial está prohibido conducir bajo la influencia de las sustancias anteriormente descritas; así como medicamentos prescritos que puedan producir somnolencia o disminución de las capacidades físicas.
· Mantener sus equipos y herramientas de trabajo en buen estado y en condiciones de seguridad adecuados para la labor contratada.
· Utilizar la dotación y Elementos de Protección Personal-EPP adecuados, según la naturaleza del riesgo, para el desarrollo seguro de las actividades/trabajos dentro de las instalaciones de la Firma o del cliente; estos elementos deben cumplir con las especificaciones técnicas exigidas por la legislación colombiana.
· Portar el certificado de afiliación y pago a EPS, ARL, AFP y cédula de ciudadanía.
· Reportar al analista de seguridad e higiene industrial y medio ambiente- ASHIMA todo incidente que ocurra durante la ejecución de las labores contratadas.
· No presentarse a trabajar bajo incapacidad médica, ni dormir en las instalaciones de la Firma o las del cliente.
· En caso de que ocurriera un accidente de trabajo, reportar al Sistema de Riesgos Laborales al que se encuentre afiliado, como lo establece la ley e informar al contacto de la Firma responsable del contrato respectivo, para que pueda gestionar la recepción del concepto de la ARL pertinente y hacerlo llegar al analista de seguridad higiene industrial y medio ambiente- ASHIMA, o al analista de salud en el trabajo- AST.
· Garantizar la prestación de atención o asistencia médica a su personal.
· Seguir las orientaciones dadas por los brigadistas de la Firma sí durante la ejecución de sus actividades/trabajos dentro de las instalaciones de la Firma se presenta una situación de emergencia. En caso de encontrarse en las instalaciones del cliente debe seguir las indicaciones dadas por el cliente.
· Abstenerse de desarrollar actividades diferentes de las establecidas a las contratadas, o de realizar o fomentar cualquier tipo de disturbios o peleas dentro de las instalaciones de la Firma o del cliente.
· Para los servicios de vigilancia, contar con personal entrenado por entidades avaladas por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
Obligaciones específicas
Los proveedores y contratistas deben entregar al analista de seguridad, higiene industrial y medio ambiente-ASHIMA, soporte de cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente requeridos en el momento de registro/actualización como proveedor, antes, durante y/o después de la prestación del servicio, según aplique.
Causales para suspensión o cancelación de la actividad
· Ante el incumplimiento de una o más de las obligaciones mencionadas anteriormente, que impliquen riesgo leve a la integridad del proveedor-contratista u otras personas, el analista de seguridad, higiene industrial y medio ambiente-ASHIMA puede retirar a la persona de las instalaciones y se autoriza al día siguiente su ingreso.
· En caso de incumplimiento de una o más de las obligaciones mencionadas anteriormente, que impliquen riesgo moderado a la integridad del proveedor-contratista u otras personas, el analista de seguridad, higiene industrial y medio ambiente- ASHIMA puede retirar a la persona de las instalaciones y no permitirá su ingreso durante tres días.
· Ante el incumplimiento de una o más de las obligaciones mencionadas anteriormente, que impliquen riesgo alto a la integridad del proveedor-contratista u otras personas, el analista de seguridad, higiene industrial y medio ambiente- ASHIMA puede retirar a la persona de la operación y no vuelve a permitir su ingreso bajo ninguna circunstancia.
· En caso de generar vertimientos o contaminación al ambiente la actividad será suspendida por el analista de seguridad, higiene industrial y medio ambiente- ASHIMA
· En caso que dos o más trabajadores del contratista sean retirados, se suspende la actividad para la cual está autorizado. Estas suspensiones podrán generar impactos a la relación contractual, lo cual se revisará minuciosamente con las partes.
¿Desde cuándo funciona?
Este documento rige a partir de su publicación.
¿A quién puedo consultar?
En caso de dudas, consultar al Coordinador Sistema Integrado de Gestión.
