Cómo los servicios empresariales globales están pasando del arbitraje laboral a la creación de valor

Los CFO utilizan los servicios empresariales globales (GBS, por sus siglas en inglés) para crear valor, yendo más allá del simple arbitraje laboral para centrarse en la estrategia, la tecnología y el talento. 

En resumen

• Los GBS mejoran la eficiencia operativa, la gobernanza y la creación de valor para los CFO, prestando apoyo a múltiples funciones, como finanzas, RR. HH. e IT.
• Las áreas clave para la implementación de GBS incluyen la alineación estratégica, la habilitación tecnológica, el desarrollo del talento, una gobernanza sólida y la mejora continua.
• Los servicios empresariales globales aprovechan la automatización y la inteligencia artificial para pasar de ser un centro de costos a un centro de ganancias, ofreciendo información valiosa y un gran potencial de innovación.

Los CFO reconocen que las organizaciones líderes en GBS pueden ofrecer importantes beneficios a la empresa:

• Los servicios empresariales globales ofrecen la oportunidad de mejorar la eficiencia operativa, acceder a conocimientos especializados y mantener protocolos de gobernanza y estandarización.
• Las organizaciones con visión de futuro reconocerán los GBS como un enfoque estratégico para mejorar la gestión del capital circulante, impulsar las funciones empresariales y ofrecer una mayor comprensión.

La función tradicional del CFO ha experimentado una transformación sustancial, que va más allá de la eficiencia y la eficacia de las tareas operativas para incluir mayores expectativas en cuanto a rapidez, precisión, transparencia, calidad y confianza en los datos y la información que se proporciona a los stakeholders. Con el paso del tiempo, tal vez no sea sorprendente que los servicios compartidos, un recurso típico de las funciones financieras, también hayan cambiado, pasando por lo que podría considerarse su tercera evolución: los GBS. Los servicios empresariales globales ofrecen una forma innovadora de cumplir con los imperativos fundamentales que valoran los directores financieros y las empresas.

Originalmente, los servicios compartidos se centraban en actividades especializadas para países o regiones concretos y se centralizaban en ubicaciones de menor costo. Sin embargo, los GBS son globales y multifuncionales, ya que dan soporte a las áreas de finanzas, RR. HH., IT y otras áreas de las oficinas administrativas, operativas y de atención al público, agregando aquellas actividades y recursos que realizan tareas específicas. Esto se puede hacer a través de GBS de propiedad exclusiva (centros cautivos) o un enfoque híbrido en combinación con un servicio gestionado por terceros. Según la encuesta de 2023 sobre Shared Services Outsourcing Network (SSON), patrocinada por EY, alrededor del 60 % o de los ejecutivos afirma que sus organizaciones están operando con modelos GBS o en proceso de transición hacia ellos, lo que pone de relieve su importancia en las funciones financieras del futuro¹.

"Cuando se hacen correctamente, los GBS pueden convertirse en un centro de conocimientos especializados, con recursos altamente cualificados, como científicos de datos, ingenieros de producto, especialistas en I+D y profesionales del marketing", afirma Dorian Redding, EY Americas GBS Solution Leader. "En GBS, existe una comunidad capaz de rediseñar y reinventar procesos y ofrecer una visión increíble de la organización, todo ello manteniendo la estandarización, la transparencia y el cumplimiento de las mejores prácticas", afirmó Redding. "Este enfoque puede ayudar a aportar valor en todos los aspectos que preocupan a los directores financieros, incluyendo la calidad, el costo, la información y el valor".

• Calidad: los GBS ofrecen de manera integral una mejor gobernanza y control de calidad a través de la estandarización, lo que facilita la transparencia y visibilidad que exigen los directores financieros.
• Costo: al aprovechar la automatización, los GBS pueden desarrollar competencia en la asistencia a clientes internos, como los habilitadores basados en inteligencia artificial generativa (GenAI) para facilitar opciones de autoservicio que permitan a los proveedores acceder de forma independiente a sus facturas.
• Perspectiva: enriquecido con inteligencia artificial y análisis de datos, los GBS mejoran la toma de decisiones y fomenta la innovación, como el uso de información para disputar las negociaciones de precios con los proveedores.
• Valor: todo el capital circulante pasa por GBS. El control y mantenimiento del efectivo en GBS puede ayudar a emplear el capital de forma más inteligente.

Construir GBS teniendo en cuenta cinco áreas fundamentales

Para las organizaciones que desean pasar a un modelo de GBS, o aquellas que ya están en proceso de transición pero aún no han obtenido el retorno de la inversión esperado, hay cinco áreas de interés fundamental:

1. Alineación estratégica clara

Los GBS deben estar estrechamente alineados con la estrategia comercial de su organización, especialmente en el caso de las grandes empresas multinacionales que están experimentando cambios o integrando adquisiciones o desinversiones.

2. Habilitación tecnológica

Considerar servicios empresariales globales únicamente como una medida de ahorro de costos socava su potencial para crear valor y conocimientos gracias a la tecnología. La automatización, la inteligencia artificial y el análisis de datos son algunas de las herramientas que pueden optimizar los procesos, mejorar la toma de decisiones e impulsar la innovación. En la encuesta de SSON, el 81 % de los encuestados menciona la digitalización y la transformación como la forma en que aportan valor desde sus GBS. En muchos casos, las empresas están utilizando tecnologías de flujo de trabajo, como ServiceNow, integradas en el proceso de principio a fin.

3. Desarrollo del talento

Es esencial contar con una fuerza laboral motivada y con habilidades digitales, lo que requiere programas de capacitación y desarrollo. Para los verdaderamente motivados, los GBS pueden ser el punto de entrada hacia carreras gratificantes dentro de la organización, utilizándolo como un embudo de desarrollo de liderazgo. Los CFO suelen considerar que los recursos de GBS han desarrollado una mejor comprensión holística de la empresa, ya que la ven de principio a fin.

4. Gobernanza sólida

Para los CFO, la gobernanza es obviamente una prioridad; debe abarcar un conjunto claro de actividades y procesos y controles sólidos, respaldados por funciones y responsabilidades definidas, para ayudar a garantizar la rendición de cuentas. Las organizaciones de GBS "por naturaleza" ya están haciendo estas cosas y pueden ayudar a los CFO a estandarizar y gobernar de manera más eficaz.

5. Mejora continua

No solo se anima a los GBS a realizar mejoras, sino que se espera que las haga. Los líderes suelen tener la tarea de lograr reducciones presupuestarias del 5 % o o más para fomentar una cultura de mejora de los procesos. Los GBS poseen un conocimiento exhaustivo de sus operaciones, lo que le permite realizar evaluaciones minuciosas, establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y adoptar rápidamente prácticas líderes, todo ello con el fin de ampliar los beneficios que aporta a las organizaciones. (Una estrategia inteligente consiste en negociar reducciones de costos en la habilitación tecnológica).

"Con una mayor digitalización y un procesamiento sin contacto, creemos que las funciones futuras de GBS requerirán conjuntos de habilidades alternativas para ser más predictivas, como la ingeniería rápida, en lugar de las funciones de procesamiento tradicionales, como las de los empleados de cuentas por pagar", afirmó Redding. La tecnología actual debería permitir que muchos procesos fueran preventivos y no requirieran intervención humana. En cambio, se requiere un número menor de personas para gestionar las excepciones, y las funciones de "inteligencia" están extrayendo toda la información posible de los datos que circulan por GBS.

Los GBS siguen considerándose a menudo un centro de costos, ya que el 83 % de los ejecutivos identifica la optimización de costos como el principal valor de este modelo, mientras que solo el 25 % reconoce una mejora en los márgenes de beneficio, según la encuesta de SSON. Pero GBS está bien posicionado para transformarse en un centro de ganancias al aprovechar los datos y la automatización.

"Hay grandes organizaciones de GBS que manejan una gran cantidad de datos, como efectivo e inventario, que podrían funcionar como entidades independientes y monetizar sus datos para generar ingresos para la organización matriz", afirmó Redding. "No puede decirse que no hay una cantidad significativa de información valiosa en eso".

Independientemente de lo que depare el futuro, la mejor propuesta de valor de GBS reside en el aquí y ahora. "Al consolidar las actividades financieras dentro de un modelo GBS, las organizaciones pueden reducir costos, aumentar la eficiencia, mejorar la escalabilidad y aprovechar los conocimientos especializados", afirmó Deirdre Ryan, EY Global Finance Transformation Leader. "Estas tácticas permiten a las empresas operar de manera más eficiente y perseguir un crecimiento sostenible, un objetivo compartido por todos los CFO que conozco".

Nota: Este es el quinto de una serie de artículos sobre el futuro de las finanzas, basados en investigaciones y conocimientos de EY en colaboración con CFO.

Resumen

Las organizaciones están pasando de los servicios compartidos tradicionales a los servicios empresariales globales (GBS), que incluyen capacidades y conjuntos de habilidades de última generación. Los CFO obtienen recursos financieros más eficaces para cumplir con sus prioridades de calidad, costo, conocimiento y valor. Para sacar provecho de estos modelos, los líderes deben vincular los GBS a sus imperativos estratégicos, facilitar una gobernanza sólida con estandarización y visibilidad, y abordar el impacto en el talento.