Cómo Microsoft agilizó el cumplimiento normativo con GenAI

Microsoft está a la vanguardia de la revolución de la IA. Su importante inversión en tecnologías de IA generativa (GenAI) está impulsando un rápido progreso en la pila tecnológica de IA de Microsoft Azure y en la suite de productos Microsoft 365. Un pilar fundamental de la estrategia de crecimiento de Microsoft implica adoptar y ejemplificar la utilización responsable y eficiente de esta tecnología transformadora para sus clientes. Los líderes funcionales de toda la organización tienen el mandato de actualizar el potencial de la tecnología.

El equipo de Asuntos Corporativos, Externos y Legales (CELA, por sus siglas en inglés) de Microsoft reconoció el potencial transformador que GenAI tiene para el departamento. Su objetivo era acelerar el despliegue de soluciones basadas en Microsoft Azure que estuvieran en consonancia con sus principales objetivos estratégicos, que incluyen el empleo de la IA para mejorar los servicios de CELA en materia de cumplimiento normativo, asesoramiento y trabajo transaccional, empezando por el cumplimiento normativo.

Al igual que otras empresas multinacionales, Microsoft debe mantenerse al corriente de los cambios en las normativas de las jurisdicciones en las que opera. Debe evaluar rápidamente los impactos resultantes en su negocio, ofrecer orientación y demostrar el cumplimiento a los reguladores. Estas responsabilidades exigían un considerable esfuerzo manual por parte de los abogados del CELA para revisar las normativas, determinar su alineación con la política de Microsoft y comunicar los consejos a los interesados internos y externos.

Aunque la IA tenía el potencial de aliviar gran parte de este esfuerzo manual, el equipo directivo de CELA reconoció los desafios inherentes a impulsar la adopción de tecnologías nuevas y emergentes de rápida evolución entre los profesionales del derecho. Los abogados exigen alta calidad, coherencia y previsibilidad en el producto de su trabajo. El desarrollo de soluciones que se ganen la confianza del equipo requiere el conocimiento y la experiencia colectivos de científicos de datos, estrategas empresariales y profesionales jurídicos con experiencia.

El equipo directivo del CELA se comprometió a desarrollar un enfoque en el que sus profesionales del derecho pudieran confiar y a apoyarles mientras se adaptaban a este cambio monumental. También comprendieron el papel que podía desempeñar el departamento jurídico de Microsoft para influir positivamente en su mano de obra y guiar a la industria hacia una adopción exitosa de la tecnología. Armados con una mentalidad de crecimiento y reconociendo la rápida evolución de la tecnología, la dirección de IA del CELA contrató a los equipos de EY Law para reforzar los esfuerzos de su equipo interno de transformación mientras trabajaban en más de 250 casos de uso potenciales recopilados del CELA.

Los equipos de EY Law y CELA reconocieron la urgencia de capitalizar el creciente interés y entusiasmo con una solución que se ganara la confianza del departamento jurídico y, al mismo tiempo, ayudara a cumplir unos plazos ambiciosos que demostraran beneficios concretos en términos de adopción y retorno de la inversión.

Los equipos jurídicos de EY trabajaron con CELA para reunir rápidamente una colaboración multidisciplinar de profesionales con amplios conocimientos empresariales en todos los sectores y habilidades en tecnología avanzada, política de IA, operaciones jurídicas y producto del trabajo jurídico. Junto con destacadas instituciones académicas, los equipos jurídicos y tecnológicos de EY llevaron a cabo un taller intensivo de dos días para abordar simultáneamente la estrategia de datos, la privacidad, la confidencialidad y las necesidades legales del negocio, al tiempo que incorporaban los comentarios del CELA desde el principio para lograr resultados innovadores para los usuarios finales.

El equipo de Technology & Operations de CELA junto con los equipos jurídicos y tecnológicos de EY trabajaron con los miembros del equipo de regulación y productos de CELA para diseñar y perfeccionar un flujo de trabajo POC para la solución del espacio regulador que pudiera automatizarse para mejorar la eficiencia, el control del cumplimiento y la creación de documentos. En cuestión de semanas, el equipo tecnológico de EY desarrolló las competencias necesarias para la automatización deseada, lo que despejó el camino para que Microsoft avanzara con una implementación piloto de la solución GenAI en el departamento jurídico.

Las capacidades clave desarrolladas están diseñadas para tener un impacto significativo a la hora de ayudar a reducir el trabajo manual realizado por el equipo de CELA en torno al cumplimiento normativo e incluyen:

• Resumen de la normativa. La herramienta utiliza los conocimientos recopilados y resume las nuevas normativas, ayuda a identificar los siguientes pasos necesarios y genera una plantilla de correo electrónico formateada para su distribución a los stakeholders apropiadas del CELA.

Impacto: los abogados del CELA pueden centrarse en el análisis de la propia normativa entrante y, al mismo tiempo, comunicar eficazmente el trabajo en curso a los stakeholders.

• Redacción de directrices de aplicación. La herramienta va más allá de las capacidades básicas de chat, ingiriendo nuevas regulaciones y completando el formulario estándar de guía de implementación de CELA capturando el alcance de la regulación, la fecha de cumplimiento, el dominio de confianza, los requisitos (incluyendo cualquier excepción o limitación), las citas, el dominio aplicable de la regulación y los términos definidos dentro del documento.
  

Impacto: esta automatización permite a los abogados comprender rápidamente las implicaciones del reglamento para Microsoft, transformando en minutos una tarea que antes llevaba horas.

• Comparación de la política de Microsoft con la nueva normativa. La herramienta analiza las nuevas normativas, identifica los requisitos y los compara con la política de Microsoft para ayudar al CELA a asesorar sobre la alineación y las acciones necesarias.

Impacto: esto acelera la capacidad de los abogados para evaluar el efecto de las normativas sobre la política de Microsoft y para centrarse en las acciones necesarias.

• Analizar diferentes versiones. La herramienta detecta los cambios en la normativa a lo largo del tiempo, es decir, lo que ha cambiado en una normativa actualizada desde su publicación original o lo que ha cambiado en múltiples versiones desde su publicación original.

Impacto: la automatización de esta tarea permite a los abogados concentrarse en cómo afectan estos cambios a los stakeholders de Microsoft.

Los equipos mantuvieron una mentalidad de crecimiento a lo largo de cuatro meses de desarrollo y múltiples sprints de iteración rápida con comentarios de los usuarios que ayudaron a reforzar la confianza entre los usuarios y la dirección en el potencial de adopción de GenAI en todo el CELA. El trabajo también dio como resultado cuatro conjuntos de habilidades principales y escalables de GenAI que pueden aplicarse para acelerar el despliegue de más soluciones basadas en Microsoft Azure para diferentes casos de uso dentro del departamento jurídico.

1. Comprensión y resumen de documentos
2. Generación automatizada de documentos
3. Acción predictiva
4. Seguimiento de posiciones y versiones

Seguir el proceso diseñado por los equipos de Microsoft CELA y EY Law puede ayudar a otras organizaciones en:

• Identificar las oportunidades de la IA: exploración de las áreas en las que la IA puede beneficiar a los equipos jurídicos.
• Reunir al equipo adecuado: reunir a un grupo diverso de profesionales de la tecnología, el derecho y los negocios, con el apoyo de varias funciones según sea necesario para colaborar en el enfoque.
• Centralizar datos y conocimientos: acumular datos y conocimientos para facilitar el desarrollo de casos de uso exitosos. Empieza con los datos que tienes: no necesitas mucho para llegar lejos.
• Aprender y adaptarse continuamente: experimentar y perfeccionar las soluciones a través de la participación y los comentarios de los usuarios.
• Comunicar eficazmente: difundir los logros de los miembros del equipo jurídico que han contribuido a las partes interesadas para fomentar los esfuerzos de cooperación.
• Mantenerse ético y cumplidor: mantenerse al día de los avances sin dejar de cumplir las normas éticas y legales.

A medida que la GenAI impacta en el sector jurídico, es importante que los profesionales y los líderes del sector tengan una mentalidad de crecimiento. Si adoptan la colaboración, la experimentación, el aprendizaje continuo y la adaptabilidad, podrán navegar con confianza y eficacia por los rápidos cambios que la GenAI traerá a sus formas de trabajar.