Obstáculos tecnológicos
Los días de las nóminas anticuadas, manuales y con gran cantidad de personal están contados. Los desarrolladores han trabajado duro para crear herramientas y tecnologías que pueden alterar el mercado. Varios proveedores externos están dando un paso adelante, creando plataformas que pueden asumir y modernizar grandes partes de la ejecución de las nóminas. Y para muchas empresas pequeñas y medianas, estos servicios pueden ser una solución eficaz.
Pero incluso cuando se introducen nuevas ofertas, el sector está descubriendo que las empresas más grandes, diversas y globales no pueden migrar fácilmente a dichas plataformas. El sueño de estas empresas es conseguir un motor de cálculo de nóminas de origen a bruto a neto capaz de manejar una amplia gama de geografías.
La necesidad de ampliar la capacidad geográfica se acentúa aún más al enfrentarse a los retos que plantean las nuevas formas de trabajo. Aunque acelerado por la pandemia del COVID-19, el futuro del trabajo desde cualquier lugar y la "hotelización" del espacio de oficinas parece haber llegado para quedarse. Lo que significa que las empresas tendrán menos oportunidades de colocar grandes grupos de empleados en bloques geográficos para recibir un tratamiento idéntico de la nómina.
En su lugar, la sede central en Nueva York, Fráncfort o donde sea tendrá una plantilla con miembros del equipo que residen y trabajan desde Filadelfia, Londres, Pekín y Budapest. El resultado es la fragmentación de bloques homogéneos de trabajadores en grandes cachés de individuos, cada uno de los cuales presenta un conjunto único de requisitos fiscales y de nómina.
A continuación, hay que considerar el conjunto de requisitos técnicos, cada vez más amplio y cambiante, que las nóminas deben cumplir. Las normas y los reglamentos pueden ser impuestos por todo tipo de entidades, desde los sindicatos y los gobiernos federales hasta las autoridades estatales/provinciales o locales, todas las cuales desempeñan un papel activo en esta era de cambios. Por tanto, las necesidades de las nóminas son cada vez mayores.
Sin embargo, las primeras ofertas en el espacio de la nómina no están adoptando un enfoque global, ni son adeptos a las circunstancias únicas en un contexto de nómina en rápida evolución. En su lugar, la mayoría de los proveedores están tratando de crear motores que se centran en una sola o incluso en un puñado de geografías o industrias similares y luego están añadiendo funcionalidad más allá de las necesidades de la nómina. Estos motores son demasiado difíciles de manejar para su implantación generalizada, lo que supone un gran impedimento para las empresas cuyas operaciones son muy variadas, están dispersas geográficamente y cuentan con numerosos empleados en circunstancias de nómina únicas.
Para estas empresas, está resultando difícil, si no imposible, encontrar una solución que pueda gestionar toda su huella. Para subsanar estas deficiencias, los proveedores deben centrarse menos en los sistemas de amplia expansión y más en las actividades fundamentales de la nómina.
El enfoque de la "caja de zapatos"
Una vez que una empresa o su proveedor comienza a centrarse exclusivamente en las actividades principales de la nómina, la oportunidad tecnológica se convierte en algo transformador. Para entender mejor lo que se puede conseguir a nivel global, pensemos en un enfoque que está adoptando la organización EY en nombre de una serie de clientes: la búsqueda de la caja de zapatos.
Se necesita todo tipo de información para pasar de la fuente a la paga bruta y a la neta. Pensando en cualquier ciclo de nóminas, una amplia gama de datos proviene de muchas y variadas fuentes. Por supuesto, los distintos conjuntos de datos se tratan con reglas diferentes en función de su función dentro del proceso de origen a bruto a neto. Hasta el momento, ningún sistema es capaz de realizar toda la recopilación de datos necesaria, el crujido y la elaboración de informes sin soluciones significativas, que son principalmente procesos manuales.
Para impulsar el cambio, el enfoque de la caja de zapatos permite a una empresa recopilar todo lo que tiene un impacto en la nómina, reuniéndolo todo en un solo lugar, ya sea un PDF de una hoja de cálculo o un archivo de datos. La primera fase debería centrarse en conseguir un entorno de pago de origen a pago bruto altamente fiable, teniendo en cuenta que el 70% de los errores en las nóminas tienen lugar en el pago de origen a bruto. Esto ya es un gran paso adelante.
Aquí, todo se identifica claramente: ¿qué es, cómo se obtiene, cómo pueden asegurarse de que es correcto? Se trata de un examen exhaustivo del proceso en el que se establecen los controles y la gobernanza. Por ahora, puede ser una mezcla de procesos manuales y digitales, pero todo está en un solo lugar.
Esto pone a las empresas en situación de introducir la IA, el ML, el procesamiento del lenguaje natural, la automatización de procesos robóticos (RPA) y las tecnologías relacionadas. Las máquinas pueden ser entrenadas para cribar la caja de zapatos para identificar qué elemento es cada uno, identificar lagunas o irregularidades que requieren atención humana, pero en última instancia triangular y ejecutar el tratamiento adecuado.
Y esto ya está ocurriendo. Puede que sea pronto para muchas organizaciones, pero el viaje para hacer realidad esta forma de trabajar transformadora ya está en marcha.
La creación de esta automatización global óptima de la remuneración bruta en origen abre la puerta a la automatización de los flujos de trabajo necesarios dentro de la remuneración neta. En comparación, se trata de un proceso mucho más sencillo, ya que una vez que la empresa tiene su salario bruto correcto, el resto -todos los impuestos u otros pagos- son principalmente fórmulas y son relativamente fáciles de aprender y ejecutar para las máquinas.
Las ventajas de la automatización
No todos los pasos serán fáciles. Si la nómina en sí misma ha tardado en automatizarse, lo mismo ocurre con muchas de las fuentes posteriores de información necesaria. Los vínculos con los cargos por beneficios, los sistemas de tiempo y operación o los programas de ventas y comisiones -todos los cuales tienen un impacto significativo en la nómina bruta a la neta- son con demasiada frecuencia anticuados.
Pero los líderes están tomando medidas para pasar de la fuente al bruto y luego del bruto al neto, de la mano de obra intensiva y propensa a errores a la automatización total. De inmediato, estas empresas experimentan una importante reducción de costes. Pero una serie de beneficios intangibles pueden resultar aún más valiosos.
En primer lugar, los procesos mecanizados son, por naturaleza, proactivos e introspectivos. En pocas palabras, la IA será aún más capaz que los humanos a la hora de identificar y poner de relieve patrones problemáticos, incluido el fraude, o de detectar cualquier cosa que falte o falle.
Además, los procesos de nóminas totalmente digitalizados ayudarán a las empresas a alcanzar el preciado objetivo del modelo de datos únicos. Es decir, la información se recoge en su origen, una y sólo una vez. La información -los puntos de datos- está claramente definida y su procedencia certificada. Ahora los datos pueden ser compartidos con confianza dentro de cualquier análisis que la empresa desee realizar, como las comparaciones de los costes de mano de obra o de desembarco entre geografías, proporcionando información vital para las decisiones de localización asociadas.
Del mismo modo, las empresas estarán mejor informadas a la hora de tomar decisiones sobre dónde contratar a nuevas personas, y cuánto deben cobrar estos trabajadores en relación con otros. Los ejecutivos también obtendrán información sobre áreas como cuándo una persona debe seguir una trayectoria profesional más rápida frente a otras que pueden necesitar más apoyo y experiencia.
Un entorno digital más riguroso en las nóminas también significa que las empresas pueden lograr un mejor cumplimiento. Las empresas serán más capaces de identificar e investigar los valores atípicos y se apoyarán en sofisticados cuadros de mando para tomar decisiones críticas y actualizadas.
Una última serie de beneficios se centra en la relación entre los empleados y su empresa. Más que la mayoría de los otros elementos de su experiencia con la empresa, las nóminas afectan a cada empleado de forma personal. Pero con una actualización digital, las empresas pueden mejorar mucho esta experiencia.
Comienza con una mayor calidad y confianza: los errores o retrasos son mucho menos probables. Pero además, ahora las empresas pueden añadir fácilmente más funciones. Imagina una aplicación de nóminas basada en el teléfono en la que los empleados puedan ver su información personal, hacer ajustes en las retenciones de impuestos o solicitar datos de prueba de empleo para hipotecas u otros préstamos. Las empresas pueden incluso utilizar la IA para desarrollar fácilmente chatbots que puedan dirigir a los empleados hacia la información o el servicio que necesitan 24/7/365.
Por último, en la actualidad existe una tendencia en el mundo de las nóminas a pagar a los empleados con mayor frecuencia, y algunos abogan por que la paga sea diaria. Las empresas decidirán en última instancia lo que tiene más sentido para sus relaciones con los empleados. Pero contar con una plataforma de nóminas ya digitalizada y en funcionamiento hará que cualquier cambio futuro sea mucho más fácil de implementar.
Para demasiadas empresas, por las razones citadas anteriormente, la nómina sigue siendo un rezago en términos de transformación digital. Nuestra posición es que los ejecutivos de RRHH, finanzas y nóminas deben reunirse para analizar lo que se puede lograr hoy y desafiar a sus organizaciones a dar el gran salto hacia adelante.
En última instancia, los verdaderos héroes de este futuro digital son los profesionales de las nóminas que pueden llegar a tener un profundo conocimiento de las cuestiones normativas y de cumplimiento, y que también son fantásticos en la comunicación y el servicio al cliente. Ya sean internos, subcontratados o una combinación de ambos, los procesos subyacentes pueden funcionar por sí solos, pero deben actualizarse continuamente para satisfacer las necesidades de la empresa y de sus trabajadores.
Mientras tanto, todos deben funcionar según las normas de hoy y al mismo tiempo prepararse para las normas de mañana. La resolución de problemas, la navegación y, en su caso, la información y la influencia en la legislación futura, se convierten en elementos críticos para el futuro de las nóminas. Este futuro de la nómina con un solo toque es posible, hoy, ahora. Las empresas deben aprovechar esta oportunidad.
