Mesures spéciales covid-19 pour les irp

Afin de tenir compte de la situation actuelle liée au COVID-19, le législateur a choisi d’instaurer, par le biais d’une loi approuvée par la Chambre des représentants ce jeudi 7 mai 2020, une série de mesures spéciales applicables aux institutions de retraite professionnelle (IRP), visant à retarder les dates butoirs de plusieurs de leurs obligations de déclaration. Ainsi, les IRP disposent d'un délai supplémentaire de deux mois. Par ailleurs, leurs organes peuvent délibérer et prendre des décisions par vidéoconférence, et l'assemblée générale ordinaire de l'IRP devra se tenir avant le 31 août 2020.

Le virus corona COVID-19 a impacté et complexifié la mise en place et l’organisation de certaines obligations des IRP, mettant en péril le respect de leurs délais.

Afin de diminuer la pression et garantir la complétude et le respect des procédures, le législateur a reporté les dates ultimes de déclaration de deux mois, plus précisément:

• Les comptes et le rapport annuels pour l'exercice 2019 doivent désormais être transmis à la FSMA au plus tard le 31 août 2020, postposant la date initiale du 30 juin 2020.
• Le rapport annuel du commissaire aux comptes accrédité doit être soumis à la FSMA au plus tard le 31 août 2020, plutôt que le 30 juin 2020.
• Les IRP doivent soumettre leurs documents pour l'exercice à la BNB au plus tard le 30 septembre 2020, au lieu du 31 juillet 2020.

Le respect des règles de distanciation sociale/physique rendent également plus complexes la tenue et l'organisation des habituelles réunions. Dès à présent, il est possible d’organiser les réunions de manière virtuelle, tant pour le conseil d'administration que pour les autres organes opérationnels d'un IORP, y compris l'assemblée générale. Celles-ci peut être mis en place notamment par vidéoconférence (en utilisant Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.).

Le conseil d'administration est également en mesure d’entériner ses décisions via une procédure purement écrite ou via un échange de courriels, celles-ci devaient être alors obtenues à l'unanimité. Le conseil d'administration peut également demander aux participants de l'assemblée générale de voter à distance ou éventuellement de travailler avec des mandataires. En effet, les dispositions légales et les dispositions décrites dans les statuts de l’IRP qui excluraient ces pratiques sont temporairement suspendues.

Enfin, l'Assemblée Générale Ordinaire de l'IRP doit avoir lieu avant le 31 août 2020. Les IRP qui ont déjà envoyé les convocations pour l'Assemblée Générale Ordinaire mais ne l'ont pas encore effectivement tenue peuvent postposer cette réunion au plus tard jusqu’au 31 août 2020.

Les assouplissements et mesures susmentionnés sont valables jusqu'au 30 septembre 2020. Ce délai pourra être prolongé par arrêté royal soumis à l’approbation du gouvernement fédéral.