3 minuten 18 dec. 2020

5 tips om voorbereid te zijn op de jaarafsluiting in tijden van COVID

Door Philippe Verhoeven

EY België Accounting compliance and reporting Partner

Brede, uitgebreide ervaring op het gebied van accounting en tax voor lokale KMO’s and grote multinationals in de productie-, industrie-, retail-, groothandel- en dienstensector.

3 minuten 18 dec. 2020

Met een gestructureerde aanpak komt u al een heel eind. Lees onze vijf tips om de jaarafsluiting efficiënt aan te pakken.

Het jaareinde nadert en dat betekent maar één ding: de tijd is weer aangebroken om de jaarafsluiting van het boekjaar voor te bereiden. Doorgaans een stressvolle periode voor alle boekhoudkundige en financiële medewerkers, en COVID-19 doet er dit jaar nog een schepje bovenop. Maar het is niet de bedoeling dat dit leidt tot overuren en demotivatie bij personeel. Lees onze tips om de jaarafsluiting gestructureerd en efficiënt aan te pakken.

1. Anticipeer en plan

Het jaareinde is één van de drukste periodes voor de financiële afdeling. De feestdagen en vakantieperiode liggen in het verschiet waardoor niet al het personeel beschikbaar zal zijn voor een vlotte jaarafsluiting. Dit jaar zorgde COVID-19 onmiskenbaar voor vertragingen en onzekerheid. Een goed idee dus om de agenda's te synchroniseren, teams te coördineren en de tijd in te schatten die nodig is om de jaarafsluiting te voltooien. Dé combinatie om de interne organisatie te optimaliseren én de stress van medewerkers te verminderen.

2. Implementeer procedures en automatiseer

Stel duidelijke procedures op zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de praktische aspecten. Het systematisch scannen van documenten die nuttig zijn voor de voorbereiding van uw jaarlijkse afsluiting, zorgt er bijvoorbeeld voor dat u in real-time en van op afstand toegang hebt tot alle relevante informatie. Om maar één voorbeeld te geven dat digitalisering en automatisering gegarandeerd veel tijd en een hoop kopzorgen bespaart.

3. Stel een inventaris op van uw rekeningen en bewijsstukken

Controleer uw rekeningen om alle nuttige en noodzakelijke documenten te verzamelen. Zo kan u de correctheid van de jaarrekening staven. Nog geen efficiënte methodologie om dat te doen? Schakel een EY-consulent in om een bewezen werkmethode te hanteren.

4. Bereid de komst van de auditoren voor

Voor grote bedrijven is het aftellen begonnen: De financiële afdeling moet haar energie, snelheid en nauwkeurigheid in een recordtijd investeren om de financiële staten af te sluiten die aan externe audit zullen worden onderworpen. Onze teams die gespecialiseerd zijn in werkzaamheden voorafgaand aan de audit, kunnen u de ondersteuning bieden die u nodig heeft.

5. Focus op veerkracht en stel nieuwe doelen

Vooruitdenken blijft belangrijk, zeker in tijden van crisis. Stel dus nu al doelen voor 2021 om een langetermijnvisie aan te houden. Maar monitoring is minstens even belangrijk, want alles kan op een fractie van een seconde veranderen. Zo legt u in een moeilijk economisch klimaat toch nog de nodige veerkracht aan de dag. 

Vooruitdenken blijft belangrijk, zeker in tijden van crisis. Stel dus nu al doelen voor 2021 om een langetermijnvisie aan te houden.

De conclusie? Anticiperen, plannen, voorbereiden en digitaliseren zijn de sleutelwoorden van deze jaarafsluiting. Dit is veruit de drukste tijd van het jaar waarin financiële teams zich snel, efficiënt en gedreven moeten opstellen. Maar strooit COVID-19 bij u roet in het eten of is er te veel vakantie ingepland? Neem voor een lagere werkdruk en een snelle oplossing contact met ons op via simplifey@be.ey.com om u tijdelijk te laten bijstaan door boekhoudkundige en financiële consultants.

Nieuwsbrieven EY België

Schrijf je voor één van onze nieuwsbrieven en blijf op de hoogte van de nieuwste inzichten, events en meer.

Inschrijven

Samenvatting

De jaarafsluiting is altijd een stressvolle periode, maar dit jaar maakt COVID-19 het extra moeilijk. Hoe kan u het efficiënt aanpakken?

Over dit artikel

Door Philippe Verhoeven

EY België Accounting compliance and reporting Partner

Brede, uitgebreide ervaring op het gebied van accounting en tax voor lokale KMO’s and grote multinationals in de productie-, industrie-, retail-, groothandel- en dienstensector.