Hoe samenwerkingsverbanden en fusies kunnen zorgen voor een nog efficiëntere dienstverlening

Onze visie op samenwerkingsverbanden en fusies: alles begint met een duidelijk doel.

Lokale besturen staan de volgende jaren voor een gigantische transformatie. Eén enkele aanpak is niet voorhanden. Wel heeft een lokaal bestuur nood aan één duidelijke, wijd begrepen en aanvaarde ‘purpose-led’ strategie. EY heeft onderzoek gepubliceerd over de kracht van organisaties die een duidelijk (gezamenlijk) doel (‘purpose’) hebben als essentiële factor om transformaties succesvol te realiseren. Het hebben van een duidelijk doel is de kern van wat we doen. We moeten politici, ambtenaren, burgers en bedrijven op het (lokale) niveau samenbrengen rond een gezamenlijk doel en missie. Onderzoek bewijst dat organisaties en samenwerkingsverbanden die erin slagen hun doel duidelijk te formuleren en hun medewerkers en belanghebbenden hier rond te verzamelen sneller komen tot succes. De beroemde NBA-coach Phil Jackson had het motto: “de sterkte van het team is elk individueel teamlid. De sterkte van elk teamlid is het team.” Zonder een duidelijk doel lopen heel wat organisaties in rondjes zonder te komen tot concrete resultaten.

De kracht van het doel

EY’s purpose-led raamwerk bezorgt (lokale) besturen een model dat inspireert en de kracht van het gezamenlijke doel gebruikt om de grote uitdagingen zoals nieuwe samenwerkingsvormen, schaalvergroting en nieuwe diensten succesvol te realiseren. EY’s aanpak bestaat uit zowel een strategisch als een tactisch pad waarin ook technologie een belangrijke rol speelt. We nemen deze mee als een belangrijke facilitator om de doelstellingen van de (lokale) besturen, zoals slagkracht, hogere efficiëntie en een betere en meer klantgerichte dienstverlening, te realiseren. Hierbij denken we onder meer aan het prioritair inzetten op data en data-analyse. Dit als basis om te komen tot evidence-based beleidsbeslissingen. De voorgestelde meer intensieve samenwerking en fusies zullen een extra ‘boost’ geven aan deze oplossingen.

Cruciale basiselementen

Volgende 6 basiselementen zijn cruciaal om (lokale) besturen, die intensief wensen samen te werken of te fuseren, te helpen bij het verbeteren van hun dienstverlening naar burgers, bedrijven en verenigingen en hun interne werking:

• Ontwerp een gezamenlijke visie rond specifieke initiatieven die de steden en gemeenten binnen een regio wensen te realiseren. Vertaal deze visie vervolgens in een duidelijk businessmodel en creëer transparantie over ieders inbreng, verwachte inspanningen en voorziene return.
  
  
• Zoek naar win-win situaties. Waar vinden we elkaar en zijn we complementair? Belangrijk is om snel een aantal successen te realiseren om de buy-in van de betrokken bestuurders, managementteams en medewerkers te bewerkstelligen.
  
  
• Werk een helder juridisch kader uit om de activiteiten in onder te brengen. Hierbij is een volledige 360° benadering aangewezen (samenwerkingsvorm, statuten, publiek-private samenwerking…).
  
  
• Besteed voldoende aandacht aan mensen, processen en technologie. Als een proces niet meer voldoet, bekijk het opnieuw met een helicopterview, heeft het nog zin het proces aan te passen? Processen wijzigen en vervangen door technologie biedt meestal niet de volledige oplossing.

Mensen, medewerkers, beleidsmakers blijven vaak cruciaal om tot een goede uitvoering te komen. Belangrijke instrumenten zijn training, opleiding en het aantrekken van talent.

• Komen tot gedragen beslissingen. Het uitwerken van een participatief proces, omdat de regiovorming van onderuit zal gevormd moeten worden. Een gezamenlijke visie is het startpunt maar ook de uitwerking en opvolging van concrete initiatieven zal vanuit gedeelde acties moeten plaatsvinden.
  
  
• Communiceer op een duidelijke, transparante en consistente manier. Uit EY-onderzoek blijkt dat communicatie met het bestuur, management en medewerkers één van de grootste hefbomen is om tot succesvolle transformaties te komen.

Ook organisatie- en samenwerkingsmodellen zullen moeten herbekeken worden. We spreken hier niet alleen over fusies maar over een hele waaier aan mogelijke samenwerkingsvormen.

Vanuit EY hebben we heel wat ervaring met het samenbrengen van competenties en capaciteit met als doel de dienstverlening verder te optimaliseren. Het samenbrengen van kennis en competenties laat toe om sneller een transformatie te bewerkstelligen. Deze schaalvoordelen zijn niet alleen financieel van aard, maar maken het ook mogelijk om bijvoorbeeld een uitdagend carrièrepad te creëren voor medewerkers en geeft meer mogelijkheden om een functiescheiding correct in te voeren in het kader van organisatiebeheersing en interne controle.

Om de voordelen van samenwerking te verzekeren is het nodig deze in te bedden in het operationeel model van de betrokken (lokale) besturen. De ontwikkeling van het operationeel model start met het bepalen van de processen die deel zullen uitmaken van de beoogde dienstverlening. Dit is af te stemmen met de verschillende (lokale) besturen. Welke processen in scope zijn hangt af van hun complexiteit en de nabijheid die vereist en/of gewenst is.

Het meest geschikte organisatiemodel

Hieronder geven we een aantal praktische richtlijnen die helpen om het meest geschikte organisatiemodel te kiezen. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening, de complexiteit en de vereiste nabijheid kan de intergemeentelijke samenwerking op een verschillende manier georganiseerd worden:

• Lokaal (elk bestuur afzonderlijk): activiteiten die nabijheid vergen en waar de kennis en/of vaardigheden per bestuur sterk verschillen worden beter niet samengenomen om effectiviteit te verzekeren.
  
  
• Gemeenschappelijk Dienstencentrum (Shared Service Center): voor transactionele activiteiten die in grote aantallen voorkomen. Hierdoor kunnen standaardisatie en gerichtere controles toelaten schaalvoordelen te realiseren, zoals bijvoorbeeld financiën, personeel, ICT.
  
  
• Center of Excellence: voor activiteiten die gespecialiseerde vaardigheden, kennis of expertise vergen; door deze te centraliseren is het eenvoudiger om een proces van continue verbetering, optimalisatie, digitalisering en automatisering te faciliteren (vb. omgeving, openbare werken, vrijetijd, wonen, overheidsopdrachten…).
  
  
• Fusie: meest verregaande vorm van samenwerking, (al) de activiteiten en de aansturing (vb. ontwikkelen van procedures, algemeen beheer en beheer van risico’s en compliance) komen in één organisatie terecht.

Hoe kan EY helpen?

Het is duidelijk dat de ontwikkelingen rond samenwerkingsvormen en regiovorming een opportuniteit zijn voor de lokale besturen om hun dienstverlening en werking verder te optimaliseren en ‘future proof’ te maken. Hierbij kan EY jouw organisatie ondersteunen met:

• Analyse mogelijke samenwerkingsverbanden en belanghebbenden analyse
  
  
• Opzetten nieuwe structuren, organisatie -en governancemodel
  
  
• Opmaken nieuwe businessmodellen
  
  
• Veranderingsbeheer (purpose-led) & post-merger integratie (cultuur, waarden…)
  
  
• Programma-en projectmanagement
  
  
• Organisatiebeheersing
  
  
• Juridisch advies
  
  

Vandaag en in het recente verleden hebben we vanuit EY verschillende steden, gemeenten, OCMW ’s, intercommunales, een vervoerregio en welzijnsverenigingen mogen bijstaan in het zoeken naar mogelijke samenwerkingsverbanden met publieke en/of private partijen, het optimaliseren en implementeren van interne en externe samenwerking. Vanuit deze ervaring kennen we de omgeving en de uitdagingen waarbinnen deze samenwerkingsinitiatieven ontwikkeld worden.