19 черв. 2020
African American woman sitting in a cafe using her tablet

Повернення до роботи: відновлення діяльності та переосмислення бізнесу

Автор Яків Акулов

Менеджер практики People Advisory Services, EY в Україні

Менеджер практики People Advisory Services компанії EY в Україні. Прихильник трансформації.

19 черв. 2020

Минуло майже три місяці карантину й багато компаній в Україні починають планувати відновлення діяльності та повернення працівників у фізичне робоче середовище. Як забезпечити стійкість бізнесу в часи невизначеності, на які питання варто звернути увагу сьогодні та як діяти далі – ми підготували огляд практичних порад, що допоможуть спланувати безпечне повернення до роботи та подальший розвиток.

COVID-19 кардинально змінив наше життя і звички. У першу чергу, ми почали більше фокусуватись на власному фізичному й психічному здоров'ї та безпеці. 64% працівників у світі стикаються з високою тривожністю з приводу безпеки на роботі, а 67% – відчувають вищий рівень стресу. По-друге, карантинні заходи підштовхнули людей до розвитку та застосування цифрових навичок: споживачі стали активніше купувати в інтернеті, робочі зустрічі, тренування та навчання перейшли в онлайн-формат. Це змусило нас задуматися над робочим місцем майбутнього — понад 48% працівників планують працювати дистанційно частину часу після завершення пандемії, проти 30% до її початку.

COVID-19 вплинув і на глобальну економіку — так вважають 73% керівників організацій. Більшість галузей очікують значне падіння у 2020 році. Найважче доводиться бізнесам, що безпосередньо пов’язані з обслуговуванням клієнтів (готельно-ресторанний, авіаперевезення). Водночас, говорити про відновлення економіки можна лише в розрізі можливих сценаріїв. За оптимістичного розвитку подій відновлення може відбутися восени-наприкінці 2020 року (V-подібна динаміка). Згідно з іншим сценарієм нас чекає друга масштабна хвиля захворюваності уже взимку і відновлення може відбутися не раніше весни 2021 року (W-подібна динаміка). Третій сценарій передбачає чисельні, проте контрольовані спалахи інфікування та поступове відновлення економіки (весна 2021 року). Є менш втішні прогнози, за якими глобальній спільноті знадобиться близько 3 років на повне відновлення.

Сьогоднішній бізнес-ландшафт сповнений невизначеності та вимагає від організацій швидкої реакції на зміни та фокусу на забезпеченні стійкості. Щоб зрозуміти, як діяти, треба осягнути, що відбувається.  

Модель EY «Now-Next-Beyond» (рис. 1) покликана допомогти організаціям зрозуміти виклики на кожному з етапів кризи та сформувати відповідний план дій. 

ey-model-now-next-beyond

Рис.1. Модель EY повернення у нову реальність

На початку кризи основним викликом для організацій було забезпечення безпеки працівників і безперервності діяльності. Для цього компаніям довелося переглянути ланцюги постачання, адаптувати підходи до управління персоналом і прискорити ініціативи щодо автоматизації процесів.

Зараз ми знаходимося на другому етапі кризи та плануємо повернення працівників на роботу й відновлення діяльності. Цей процес не відбудеться за один день, тому вимагає послідовних і продуманих дій.

Що важливо врахувати? Бізнес повинен перейти від реагування на ситуацію до управління нею. Для цього потрібно зрозуміти, яким чином можуть розвиватися події, та врахувати можливі чинники впливу (як зовнішні, так і внутрішні), планувати сценарії та переходити від кризового до проєктного управління. Компаніям варто переглянути середньострокові та довгострокові плани, проте залишатися гнучкими й адаптивними. Основні зони фокусу в процесі повернення до нової реальності – фінансова стабільність, комерційна стабільність, безперервність операцій і стійкість робочої сили. Всі ці напрями повинні управлятися єдиним командним центром, що залучає необхідних стейкхолдерів і забезпечує координованість дій.

Бізнес повинен перейти від реагування на ситуацію до управління нею.
Яків Акулов
Менеджер практики People Advisory Services, EY в Україні

Одним із найбільш актуальних завдань є безпечне повернення людей у фізичне робоче середовище. Хоча значна кількість компаній вже повернули всіх або частину працівників на робочі місця (40%)1, точні строки повноцінного відновлення залишаються невідомими (кожна організація розробляє власні сценарії). Успішність цього процесу залежить від чіткої послідовності дій. По-перше, важливо проаналізувати всі зовнішні та внутрішні чинники впливу: рекомендації ВООЗ, державних органів, ринкові практики, законодавчі обмеження, внутрішні аспекти (стратегія, процеси, культура тощо). Далі потрібно підготувати детальний план, в якому визначити, хто буде відповідальним за процес, які категорії працівників є пріоритетними для повернення на роботу та як подбати про людей, забезпечивши їхній захист і довіру, підтримавши продуктивність.

Зупинимося більш детально на найважливіших елементах плану:

1. Створення команди та стратегії з повернення

  • Створити команду, розподілити повноваження і відповідальність (наприклад, за результатами досліджень EY майже у половини компаній поверненням працівників займається спеціальний штаб із розробки дій щодо COVID-19)
  • Визначити стратегію й основні принципи повернення людей на роботу

2. Планування чисельності працівників

  • Визначити категорії працівників, робота з офісу яких є критичною для функціонування компанії
  • Розрахувати максимально можливу кількість працівників, які можуть одночасно знаходитись в офісі з урахуванням дотримання правил безпеки та соціального дистанціювання
  • Оцінити готовність працівників до виходу на роботу в офіс/дистанційної роботи
  • Розробити графіки виходу на роботу
  • Переглянути планову чисельність у зв'язку зі змінами у фінансових планах компанії

3. Забезпечення захисту та підтримка працівників

Безпека

  • Розробити нові правила розміщення на робочих місцях та соціальної взаємодії
  • Посилити дотримання санітарних норм
  • Організувати тестування та скринінг
  • Закупити захисне обладнання та санітарно-гігієнічні засоби
  • Розробити план реагування у разі виявлення інфекції

Довіра

  •  Узгодити комунікаційну стратегію
  • Запустити механізми збору зворотного зв’язку від працівників
  • Організувати процес консультування персоналу
  • Забезпечити дотримання політик·       

Продуктивність

  • Переглянути системи оцінки ефективності працівників з урахуванням особливостей дистанційної роботи
  • Переглянути програму розвитку лідерів
  • Проаналізувати вплив на корпоративну культуру
  • Оновити HR-політики
  • Забезпечити підвищення кваліфікації/перекваліфікацію працівників
  • Переглянути програми підтримки добробуту, фізичного та психічного здоров’я працівників

План повернення для кожної організації буде специфічним. Проте кожній організації важливо водночас з плануванням відновлення діяльності задуматись про переосмислення підходів до ведення бізнесу. Якщо хочемо рухатись далі та бути успішними, треба з «першої швидкості» (повернення людей) одразу в цілому перемикатися на «другу» (трансформація).

Що передбачає трансформація та якою буде робота майбутнього? Трансформація стосуватиметься всієї організаційної екосистеми, що складається з операційної моделі (стратегія, організаційний дизайн, система управління, процеси, технології, інфраструктура) та операційного середовища (культура, способи роботи, лідерство, знання та навички, інструменти), спрямованого на забезпечення досвіду працівника. Переосмислення підходів до ведення бізнесу потрібне для забезпечення стійкості й адаптивності до зовнішнього середовища та швидкого впровадження інновацій. На шляху до нової реальності організаціям належить вирішити ряд завдань, у тому числі:

  • Переглянути стратегію
  • Провести організаційний редизайн для забезпечення гнучкості та швидкості прийняття рішень
  • Переглянути процеси з акцентом на досвід працівника
  • Запровадити використання agile-підходів до роботи
  • Побудувати практику використання розширеної аналітики
  • Підвищити ефективність роботи digital-інструментами
  • Переосмислити використання фізичного простору
  • Переглянути модель персоналу, розглянувши можливість залучення тимчасових працівників

З чого почати? Основа кожної організації – це усвідомлення високої місії та принципів діяльності (цінностей). У часи невизначеності це слугує потужним орієнтиром. Саме тому високоефективні організації переглядають свої довгострокові плани з метою створення додаткової цінності не тільки для акціонерів, а й працівників, клієнтів та суспільства в цілому.

1. Дослідження EY щодо безпечного повернення до фізичного робочого середовища

Підсумок

Зміни були й є невідворотними. COVID-19 – лише потужний каталізатор, що прискорив шлях компаній до переосмислення роботи майбутнього. А ваш бізнес готовий до нової реальності?

Про цю статтю

Автор Яків Акулов

Менеджер практики People Advisory Services, EY в Україні

Менеджер практики People Advisory Services компанії EY в Україні. Прихильник трансформації.