Tid til at ansætte din første medarbejder?

Alt du skal vide, når du ansætter dine første medarbejdere - fra jobopslag og kontrakt, løn, rettigheder og incitamentsordninger.

Opsummering:

• Ansættelse af første medarbejdere kræver viden om rekrutteringsprocessen og regler.
• Vurder behov for ansatte, aflønning og implementer et effektivt lønsystem.
• Følg tre skridt: vurder behov, planlæg rekruttering og udlever ansættelsesbeviser.

At ansætte de første medarbejdere er en væsentlig milepæl for enhver startup. Det markerer overgangen fra idé og opbygning til drift og skalering – og stiller nye krav til struktur og ansvar. Derfor er det vigtigt at have kendskab til de grundlæggende processer og regler, der gælder allerede fra rekrutteringsfasen.

Der er blandt andet lovgivningsmæssige krav til, hvordan rekrutteringsprocessen håndteres, og hvad en ansættelseskontrakt skal indeholde. Derudover findes der specifikke regler om medarbejderes rettigheder i forhold til sygdom, ferie, arbejdsmiljø og andre personaleforhold.

Nedenfor får du indblik i nogle udvalgte områder og nogle konkrete råd, som kan hjælpe dig godt fra start med dine første medarbejdere.

Overvejelser inden du laver jobopslaget

Inden virksomheden offentliggør sit første jobopslag, er det vigtigt at foretage en grundig vurdering af behovet for nye medarbejdere. Overvej blandt andet, om der er behov for en fuldtids- eller deltidsstilling, og om ansættelsen skal være tidsbegrænset eller permanent. Det er også relevant at tage stilling til aflønning – fx om medarbejderen skal være timelønnet, månedslønnet eller aflønnes via provision, bonusordninger eller andre incitamentsmodeller.

Derudover skal du være opmærksom på, at visse medarbejdertyper automatisk er omfattet af specifikke – og i nogle tilfælde ufravigelige – lovregler. Det gælder eksempelvis funktionærloven, ferieloven og arbejdsmiljølovgivningen, som stiller krav til både ansættelsesvilkår og arbejdsgiverens forpligtelser.

Rekrutteringsfasen

Må du baggrundstjekke ansøgere?
I forbindelse med rekruttering kan det være relevant at foretage baggrundstjek af ansøgere – eksempelvis ved indhentelse af kreditoplysninger eller straffeattest. Disse tiltag er dog underlagt strenge regler og må kun anvendes, hvis de er sagligt begrundede i forhold til den konkrete stilling.

Indhentning af personfølsomme oplysninger kræver overholdelse af databeskyttelsesreglerne i GDPR og den danske databeskyttelseslovgivning. Det betyder blandt andet, at:

• ... oplysninger skal være relevante og nødvendige for stillingen.
• ... der skal foreligge et gyldigt samtykke fra ansøgeren, som er frivilligt, specifikt og informeret.
• ... arbejdsgiveren skal kunne dokumentere, at samtykke er givet, og at ansøgeren har ret til at trække det tilbage.

Det er vigtigt, at baggrundstjek ikke anvendes til forskelsbehandling, og at alle processer sker med respekt for ansøgerens rettigheder og privatliv.

Ansættelsen

Hvordan skal kontrakten se ud?
Kort sagt skal dine nye medarbejdere vide, hvad de går ind til. Det er dit ansvar at sikre, at de forstår deres jobvilkår. Medarbejdere med en aftalt eller faktisk arbejdstid på gennemsnitligt mere end 3 timers ugentligt arbejde skal derfor have en kontrakt, der tydeligt beskriver indholdet af jobbet og andre væsentlige vilkår for ansættelsen, herunder oplysninger om jobtitel, arbejdstid, løn, ferie og andet fravær, opsigelse, prøvetid m.v. Alt efter hvilke oplysninger, der er tale om, skal de gives enten senest syv dage efter ansættelsen eller senest en måned efter ansættelsen.

Lovgivningen om ansættelsesbeviser forbyder i øvrigt, at du som arbejdsgiver forhindrer en arbejdstager i at have bibeskæftigelse, medmindre bibeskæftigelsen er uforenelig med det eksisterende ansættelsesforhold.

Ansættelsesvilkår

Arbejdstid
Der gælder for alle ansatte regler om maksimal ugentlig arbejdstid og regler om hviletid. For at sikre overholdelsen af disse regler, er der for nyligt vedtaget regler om obligatorisk tidsregistrering for alle ansatte, medmindre de er særligt undtagede. Det vil sige, at du som arbejdsgiver skal kunne dokumentere, hvor mange timer om ugen dine medarbejdere arbejder.

Mange lønsystemer tilbyder et tidsregistreringsmodul og/eller en tidsregistreringsapp, så medarbejderne selv kan registrere deres arbejdstid.

Hvilken aflønningsform og andre goder skal I vælge?
Som virksomhed skal I overveje, hvordan I tiltrækker og fastholder talentfulde medarbejdere. Blandt mange parametre har aflønningen en central rolle. Afhængigt af jeres likviditet, er det værd at overveje forskellige aflønningsformer. Måske skal der aftales én type aflønning i starten, som senere afløses af en anden, og måske skal forskellige aflønningsformer kombineres.

Nogle af de mest anvendte aflønningsformer er:

1. Grundløn: En fast månedlig løn, som udgør basisaflønningen for medarbejderen.
2. Provision: En variabel løndel baseret på salg, performance eller opnåelse af specifikke mål.
3. Aktieoptioner: Retten til at købe aktier i virksomheden til en forudbestemt pris, som ofte kan udnyttes efter en vis periode (vesting period).
4. Warrants: Ligner aktieoptioner, men er ofte knyttet til en specifik investeringsrunde og kan have andre vilkår. Beskrives nærmere i næste artikel.
5. Phantom Shares (Skyggeaktier): En bonusordning, der simulerer værdien af rigtige aktier, men uden at medarbejderen får ejerskab over selve aktierne.
6. Bonusordninger: Engangsbeløb eller periodiske bonusser baseret på individuel eller virksomhedens performance.

Udover disse løn-former kan det overvejes, om medarbejderne skal tilbydes personalegoder som firmabil, telefon, sundhedsforsikring, fitnessabonnement osv. At tilbyde fleksibel arbejdstid og hjemmearbejde, feriefridage, pensionsbidrag og mulighed for afspadsering er også goder, der lægges vægt på, når medarbejdere vælger deres kommende arbejdsgiver.

Det er vigtigt at bemærke, at nogle af disse ordninger kan have særlige skattemæssige konsekvenser, som både arbejdsgiver og medarbejder skal være opmærksomme på.

Skal I have et lønsystem?

Hvis din virksomhed skal ansætte medarbejdere, bør du overveje at anskaffe et lønsystem. Et professionelt lønsystem effektiviserer og automatiserer lønprocessen, sikrer nøjagtighed i lønudbetalinger og overholdelse af lovgivningsmæssige krav. Herudover minimeres risikoen for fejl, og der frigives tid til andre af virksomhedens aktiviteter. Endelig kan et lønsystem hjælpe med at holde styr på medarbejderdata, såsom fx ferie- og fraværsregistreringer.

Tre skridt, I kan tage

Der er mange ting at forholde sig til, når man som arbejdsgiver skal ansætte sine første medarbejdere. EY anbefaler at tage afsæt i nedenstående tre skridt:

Overvej virksomhedens behov for ansatte, herunder antal og ansættelsesform og få eventuelt hjælp til vurderingen af, om særlige regelsæt finder anvendelse for ansættelsen.

Planlæg ansættelsesprocessen lige fra jobopslaget til indhentelse af nødvendige oplysninger og de spørgsmål, du vil/må stille ansøgeren før ansættelsen.

Udlevér et ansættelsesbrev eller -kontrakt, som klart beskriver alle vilkår for ansættelsen og som opfylder lovgivningens krav til ansættelsesbeviser.

Det kan være komplekst at arbejde med ansættelser, og derfor anbefales det kraftigt at involvere rådgivere tidligt i processen for at sikre, at tingene er korrekt struktureret og compliant.