Sin duda, los programas de compliance (o cumplimiento) resultan sumamente importantes para las compañías por varias razones, entre ellas, porque permiten prevenir y monitorear riesgos, así como mejorar los procesos internos; lo que a su vez permite a las empresas actuar minimizando contingencias legales y reputacionales.
En esa línea, el compliance laboral, que forma parte de este rompecabezas de monitoreo de cumplimiento, resulta crucial. Ello, dado que los incumplimientos están relacionados con un actor importante para la ejecución de las actividades de la empresa; es decir, el trabajador. Esta afectación no sólo genera la imposición de una multa, sino también impacta en el clima laboral de las compañías.
En el proceso de implementación del Programa de Compliance Laboral, las empresas pueden caer en ciertos errores comunes. A continuación, detallo algunos de ellos:
- Considerar que el compliance sólo se restringe a una revisión de nivel de cumplimiento normativo. En nuestra experiencia, los programas de compliance laboral no pueden limitarse a una verificación normativa, sino que debemos entender también los procesos que se encuentran detrás. Por ejemplo, el pago de horas extras no implica sólo validar el cálculo de estas, sino también la revisión de que el proceso de registro, autorización y pago se ejecute sin reprocesos ni retrasos. Por ello, resulta importante que la evaluación se ejecute desde diversas aristas, que permitan encontrar cómo se genera el error.
- Ejecutar las revisiones laborales de manera reactiva, lo cual generalmente se da como consecuencia de una inspección laboral, de una fiscalización de gastos de personal o en el contexto de un cambio en el liderazgo del área de recursos humanos. Estas revisiones reactivas se centran en la determinación del monto de las contingencias ya detectadas en las inspecciones o fiscalizaciones, dejando de lado otros aspectos que pueden resultar relevantes en la gestión. En efecto, al ejecutar revisiones laborales que respondan sólo a cuantificar las contingencias generadas por un problema en concreto, se deja de lado la oportunidad de validar si tales incumplimientos han venido dándose en años anteriores, si es posible aplicar la prescripción, si tiene alguna implicancia tributaria, entro otros. Por ello, resulta importante mantener un programa preventivo que permita conocer algún incumplimiento en los procesos de manera oportuna, para tomar las medidas que el caso amerite.
- Analizar los resultados o hallazgos sólo desde el punto de vista laboral. Recordemos que las remuneraciones, pagos de beneficios sociales, pagos al cese de los trabajadores, cumplimiento de pagos de bonos, registro en planilla de beneficios de convenios colectivos, entre otros, guardan relación con los tributos de planillas y, en otros casos, con el cumplimiento de criterios de deducibilidad de los gastos de personal en rentas de tercera de las empresas. Por ello, analizar los hallazgos sólo desde un punto de vista laboral puede traer como consecuencia dejar de lado posibles incumplimientos en el plano tributario.
