Bijzondere covid-19 maatregelen voor ibp’s

Instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) krijgen twee maanden extra de tijd om hun rapportageverplichtingen te vervullen. Daarnaast kunnen hun organen via een videoconferentie beraadslagen en besluiten nemen. Ten slotte kan de gewone algemene vergadering van het IBP ten laatste op 31 augustus 2020 plaatsvinden. Een wet in die zin heeft de Kamer van Volksvertegenwoordigers op donderdag 7 mei 2020 goedgekeurd.

Door het coronavirus COVID-19 is het voor IBP’s veel moeilijker geworden om hun rapportageverplichtingen op tijd klaar te krijgen. Daarom krijgen ze nu hier twee maanden extra de tijd voor:

• Hun jaarrekening en hun jaarverslag over het boekjaar 2019 moeten de IBP’s nu ten laatste tegen 31 augustus 2020 aan de FSMA overmaken in plaats van tegen 30 juni 2020.
• Ook  het jaarlijkse verslag dat de erkende commissaris van elke IBP aan de FSMA moet overmaken, moet ten laatste tegen 31 augustus 2020 worden overgemaakt in plaats van tegen 30 juni 2020.
• De IBP’s moeten hun documenten over het boekjaar ten laatste tegen 30 september 2020 bij de NBB neerleggen in plaats van tegen 31 juli 2020.

Door de regels inzake social distancing  is het ook moeilijker om vergaderingen op de gebruikelijke wijze te organiseren. Daarom wordt het mogelijk gemaakt om de algemene vergadering, de raad van bestuur en de andere operationele organen van een IBP op afstand te houden, bijvoorbeeld via een videoconferentie (Zoom, Skype, Microsoft Teams enzovoort). Tevens kan de raad van bestuur beslissingen nemen via een louter schriftelijke procedure of via een uitwisseling van e-mails. Deze beslissingen moet de raad van bestuur dan wel unaniem nemen. De raad van bestuur kan ook deelnemers aan de algemene vergadering verplichten om voor de algemene vergadering op afstand te stemmen of te werken met volmachten. Wettelijke bepalingen en bepalingen in de statuten van een IBP die deze werkwijzen zouden uitsluiten, worden tijdelijk buiten werking gesteld.

Ten slotte kan de gewone algemene vergadering van het IBP ten laatste op 31 augustus 2020 plaatsvinden. IBP’s die al de gewone algemene vergadering bijeengeroepen hebben, maar die nog niet effectief hebben gehouden, kunnen die vergadering alsnog tot ten laatste 31 augustus 2020 uitstellen.

Deze versoepelingen gelden tot en met 30 september 2020. Bij koninklijk besluit dat eerst door de federale regering moet zijn goedgekeurd, kan deze termijn verlengd worden.