Fiscale steunmaatregelen bij telewerken

13 mrt 2020
Subject Alert

Nieuwe FAST TRACK procedure beschikbaar

Zijn er alternatieven voor het standaard werken op kantoor? Jazeker, telewerk (werken van thuis uit) is een goed alternatief dat in het licht van de maatregelen die de federale overheid heeft afgekondigd ter bestrijding van het Covid-19 virus (Corana-virus), onmiddellijk kan worden ingevoerd.

Met telewerk wordt bedoeld “elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis of op incidentele basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd”. Belangrijk hierbij is dat de maatregelen voor telewerk van toepassing zijn op zowel werknemers als bedrijfsleiders.

Voordelen

Telewerk biedt vele voordelen aan de medewerkers doordat zij de flexibiliteit krijgen om bepaalde werkgerelateerde taken van thuis te verrichten. Deze voordelen van uiteenlopende aard omvatten onder andere betere productiviteit doordat de concentratie hoger kan liggen, betere work-life balance, minder last van mobiliteit bij de verplaatsing naar kantoor,…

Hierdoor zijn er ook voordelen voor de werkgever aan verbonden, namelijk hogere productiviteit, minder absentisme,… Bovendien wordt het aanbieden van de mogelijkheid tot telewerk aanzien als een belangrijk pluspunt in de ‘war for talent’.

Ondersteuning door de overheid

Dit alternatief biedt niet enkel voordelen op het vlak van flexibiliteit voor de werknemers, maar wordt vaak ook ondersteund door de overheid door fiscale steunmaatregelen.

  • Ter beschikking stelling van IT materiaal en internet door de werkgever

    Als werkgever kan men IT materiaal en internet ter beschikking stellen aan de werknemer. In dit geval is de werknemer geen eigenaar van de PC en internetabonnement. Indien de medewerkers ook persoonlijk/privé gebruik mogen maken van deze kosteloze terbeschikkingstelling, zal er een forfaitair voordeel worden aangerekend dat onderworpen is aan sociale zekerheid en taxatie. Dit voordeel bedraagt 180 euro per jaar voor de PC en 60 euro per jaar voor het internet.

  • Tussenkomst door de werkgever in privé IT materiaal en privé internet

    Indien je als werkgever geen IT materiaal en internet ter beschikking stelt aan de medewerkers, kan je tussenkomen in de kosten die de medewerkers zelf dragen voor de aanschaf van een PC en internet dat ze op structurele en regelmatige basis gebruiken voor het telewerk. De tussenkomst dient dan overeen te stemmen met het professioneel gebruik van deze PC en het internet en kan belastingvrij en vrij van sociale zekerheid worden toegekend als een kost eigen aan de werkgever.

    Indien het bedrag dat wordt terugbetaald aan de werknemer niet meer bedraagt dan EUR 20 voor de effectieve kosten van het professionele gebruik van de PC en EUR 20 voor de effectieve kosten van het professionele gebruik van het internet, moet geen bijkomend bewijs geleverd worden.

    Indien meer dan EUR 20 per gebruik wordt terugbetaald, zal een dubbel bewijs geleverd moeten worden voor een belastingvrije terugbetaling:

    • de vergoeding is bestemd tot het dekken van kosten die eigen zijn aan de werkgever;
    • de vergoeding is ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed.
  • Thuiswerkvergoeding

    Bovendien kan de werkgever nog een thuiswerkvergoeding toekennen aan de werknemers ter compensatie van andere zaken dan het internet. Hieronder vallen onder andere de kosten voor elektriciteit, verwarming, aanschaf bureaumateriaal,...

    Indien het werken van thuis uit op een structurele wijze wordt gedaan en is vermeld in de arbeidsovereenkomst of arbeidsregelement, kan tot maximum EUR 126,94 per maand vrij van sociale zekerheid en belasting worden toegekend als kost eigen aan de werkgever.

    Indien geen structurele thuiswerk mogelijkheid is voorzien, zal maximaal EUR 40 per maand vrij van sociale zekerheid en belasting kunnen worden toegekend als kost eigen aan de werkgever.

    Voor de toekenning van deze vergoeding dient wel een voorafgaand akkoord met de Dienst Voorafgaande Beslissingen worden afgesloten.

Fast track procedure

Na overleg met de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) werd overeengekomen een zogenaamde FAST TRACK aanvraagprocedure te installeren waarbij de voornoemde goedkeuring per direct kan verkregen worden onder minimale voorwaarden (formele doch verkorte aanvraag, tijdelijk karakter, geen dubbel gebruik, etc). Op die manier wenst de DVB tegemoet te komen aan de vragen die hieromtrent ontstaan.

Hoe invoeren?

Het is duidelijk dat telewerk vele voordelen oplevert en het kan bovendien onmiddellijk ingevoerd worden door de juiste policies op te stellen.

Door de digitalisering en de digitale werkplaatsen waarbij het gebruik van video/teleconferenties meer en meer voorkomt en documenten beschikbaar zijn in de cloud, kan telewerk zeker gezien worden als een opportuniteit en volwaardig alternatief voor het werken op kantoor.

Belangrijk hierbij is het vertrouwen tussen werkgever en werknemer. De werkgever stelt de mogelijkheid ter beschikking aan de medewerker om van thuis uit te kunnen werken en de werknemer dient op zijn/haar beurt het vertrouwen te geven dat er effectief werk verricht zal worden.

Indien er meer vragen zijn over de implementatie van een telewerkpolicy of een grotere oefening van digitalisering, aarzel niet om ons te contacteren.

Indien u gebruik wenst te maken van de zogenaamde FAST TRACK procedure, aarzel niet ons te contacteren.