Skærme der viser grafik over aktiemarkedet

Nye moms- og e-faktureringskrav i Polen: Er din virksomhed klar?

Relaterede emner

Polen har per 1. februar 2026 indført nye compliancekrav i relation til indberetning af moms (JPK_VAT) og e-fakturering (KSeF).


Opsummering:
  • Fra 1. februar 2026 kræver de polske myndigheder brug af JPK_VAT version 3 – ældre formater afvises.
  • Obligatorisk e-fakturering (KSeF) gælder fra 1. februar 2026 for store virksomheder (omsætning over 200 mio. PLN) og fra 1. april 2026 for alle øvrige.
  • Udenlandske virksomheder uden fast forretningssted i Polen er som udgangspunkt fritaget fra e-faktureringspligten (KSeF), men skal stadig indsende momsangivelsen i det nye format.

Polen har pr. 1. februar 2026 indført to sammenhængende ændringer i reglerne for momsrapportering: et nyt JPK_VAT-format (version 3) og obligatorisk e-fakturering via KSeF. Begge ændringer berører virksomheder med polsk momsregistrering– herunder danske virksomheder med erhvervsaktiviteter i Polen. Udenlandske virksomheder uden fast forretningssted i Polen er som udgangspunkt fritaget, men et entydigt svar kræver vurdering af den specifikke situation.

Ændringen stiller nye krav til data, it-systemer og processer – og manglende overholdelse kan medføre afviste indberetninger og bøder.

Opdateret struktur til rapportering af moms – JPK_VAT version 3

Fra 1. februar 2026 kræver de polske myndigheder, at virksomheder bruger en ny digital momsrapport kaldet JPK_VAT (version 3) til at indsende deres momsopgørelse. JPK_VAT er kort fortalt en elektronisk fil, hvor man både angiver selve momsangivelsen og vedhæfter detaljer om alle salgs- og købstransaktioner. Den nye version af filen er blevet opdateret, så den passer sammen med Polens nye e-faktureringssystem, KSeF.

Ældre filformater vil ikke længere kunne anvendes, så virksomheder skal huske og sikre, at de får skiftet til det nye format. Kravet om at benytte JPK_VAT version 3 gælder for alle virksomheder med pligt til at indberette moms i Polen, herunder også udenlandske virksomheder – uanset om de er omfattet af kravene om e-fakturering (KSeF).  

Nye krav om obligatorisk e-fakturering – KSeF

KSeF – Krajowy System e-Faktur – er Polens nationale system for elektronisk fakturering. Gennem KSeF kan virksomheder validere, sende og modtage fakturaer elektronisk, samtidig med at de polske myndigheder kan overvåge handelsstrømmen.  

Når en faktura behandles i KSeF, tildeles den et unikt elektronisk ID-nummer. Dette nummer skal fremover oplyses i momsindberetningen (JPK_VAT-filen) for alle fakturaer – både for køb og salg. Formålet er at knytte finanssystemet – og dermed momsrapporteringen – sammen med e-faktureringen, for bedre sporbarhed og indsigt for skattemyndighederne.

KSeF indfases gradvist fra 1. februar 2026, først for virksomheder med en årlig omsætning over 200 mio. PLN, og dernæst for alle øvrige fra 1. april 2026. Udenlandske virksomheder er som udgangspunkt også omfattet, men kun hvis de er etableret i Polen – fx gennem et momsmæssigt fast forretnings. Det betyder også, at en virksomhed med en simpel momsregistrering – altså uden tilstedeværelse i form af infrastruktur og personale – ikke er omfattet af KSeF-kravene.

Tekniske ændringer: E-faktura ID og flaskepant skal med i momsfilen

Polens opdaterede momsrapport indeholder nogle nye krav til det indhold, virksomhederne skal rapportere. De vigtigste ændringer er:

  • E-faktura-ID på alle fakturaer: I den nye JPK_VAT-fil skal man angive det unikke KSeF-fakturanummer for hver eneste faktura, man har udstedt eller modtaget (hvis fakturaen er omfattet af det polske e-fakturasystem). Hver transaktion i filen skal således referere til dens unikke KSeF-nummer. Hvis fakturaen ikke har et KSeF-nummer, skal fakturaen i stedet mærkes med en særlig kode, der forklarer hvorfor det unikke nummer mangler.
  • Der er tre koder:
    - “OFF” – anvendes hvis fakturaen er udstedt under KSeF-nedetid (offline mode), og den derfor ikke har noget ID endnu.
    - “BFK” – anvendes hvis fakturaen er udstedt uden for KSeF, som fx en almindelig elektronisk eller papir faktura. Fakturaen kan kun udstedes uden om KSeF hvis man er fritaget – fx danske virksomheder med en simpel momsregistrering.
    -“DI” – anvendes for andre dokumenter end fakturaer, der alligevel skal medtages i momsregnskabet. Det kan fx dreje sig om interne bilag eller andre regnskabsdokumenter, der er momsmæssigt relevante.

Virksomheden skal altså for hver faktura enten angive et KSeF-nummer eller en af ovenstående koder i forbindelse med momsindberetningen (JPK_VAT).

  • Polske pant- og retursystem: I den nye version af JPK_VAT er der også tilføjet to nye felter i forbindelse med momshåndtering under det polske pant- og retursystem. Disse felter (P_360 og K_360) er typisk kun relevante for virksomheder, der sælger drikkevarer i returemballage i Polen, og berører derfor sjældent danske virksomheder. 

Konsekvenser hvis I ikke er klar

Det vil ikke være muligt at indberette moms i det gamle format efter 1. februar 2026. Det betyder, at månedsafregnende skal benytte version 3 (JPK_V7M (3)) fra februar, med frist for indsendelse den 25. marts 2026, mens kvartalsafregnende skal benytte version 3 (JPK_VK ((3)) for første kvartal med frist den 27. april 2026. En indberetning i forkert format vil blive afvist.

 

Hvis jeres JPK_VAT-indberetning har fejl – fx manglende KSeF-numre (uden korrekte koder), forkerte mærkninger eller andre uoverensstemmelser, risikerer at få en bøde på 500 PLN pr. fejl (ca. 800 DKK). Myndighederne vil normalt først bede jer rette fejlen inden for 14 dage, men hvis det ikke sker, kan bøden udstedes per fejl, hvilket hurtigt kan løbe op i væsentlige beløb.

 

Selv hvis bøderne ikke afskrækker, skal man huske, at en afvist fil samtidigt betyder, at virksomheden ikke har indberettet rettidigt. Det kan i sig selv udløse problemer – fx at man formelt står som værende bagud med moms eller i gentagelsestilfælde risikerer yderligere sanktioner. Desuden kan virksomheder, der ikke overholder de nye krav, forvente øget opmærksomhed fra skattemyndighederne. Alt i alt er det bedst at undgå at komme i den situation ved at være forberedt.

 

Hvordan kan EY hjælpe?

De polske regelændringer – med indførelsen af det obligatoriske KSeF-system og de tilhørende opdateringer af JPK_VAT-kravene – rejser en række komplekse spørgsmål for virksomheder med aktiviteter i Polen. Hos EY står vi klar til at hjælpe jeres virksomhed med at navigere i de komplekse compliance-landskaber, og du kan altid kontakte din lokale rådgiver eller revisor for nærmere herom.

Sammendrag 

Den nye JPK_VAT-struktur og de KSeF krav, der træder i kraft 1. februar 2026, medfører udvidede krav til virksomhedernes polske momsindberetninger. Korrekt angivelse af KSeF-fakturanumre eller brug af de nye koder OFF/BFK/DI skal sikre, at alle fakturaer er entydigt identificeret. Virksomheder bør forberede sig grundigt for at undgå afviste indberetninger og bøder – fx ved at opdatere deres systemer og søge rådgivning, så overgangen til det nye JPK_VAT-format og KSeF-system forløber gnidningsfrit.

Om denne artikel

Forfattere