Milloin ulkomaisen johdon vierailu Suomeen edellyttää lupia?

Ulkomaisen johdon vierailu Suomeen ei ole aina pelkkä liikematka, joten lupa- ja työnteko-oikeus on arvioitava tapauskohtaisesti.

• Arvioi etukäteen, edellyttääkö hallituksen jäsenen tai ylimmän johdon vierailu Suomessa työnteko-oikeutta, ja mitä velvoitteita siihen liittyy.
• Huomioi 90/180 päivän Schengen-sääntö kolmansien maiden kansalaisille koko Schengen-alueella.
• Luvaton työnteko tai puutteet ilmoitusvelvoitteissa voivat johtaa seuraamuksiin sekä henkilölle että yhtiölle.

Ulkomaisen hallituksen jäsenen tai ylimmän johdon vierailut Suomessa ovat hyvin yleisiä, ja liittyvät tavallisesti hallituksen kokouksiin, strategisiin neuvotteluihin tai päätöksentekoon.

Näissä tilanteissa on keskeistä arvioida, millaista toimintaa Suomessa tullaan harjoittamaan, ja edellyttääkö toiminta työnteko-oikeutta. Rajanveto lyhytaikaisen liiketoimintavierailun ja varsinaisen työn tekemisen välillä ei ole aina yksiselitteinen, minkä vuoksi tilanne tulee arvioida tapauskohtaisesti.

Henkilön kansalaisuus ja asuinmaa vaikuttavat olennaisesti siihen, millaisia lupa- ja ilmoitusvelvoitteita Suomeen saapumiseen liittyy. EU- ja ETA-maiden kansalaisilla on lähtökohtaisesti vapaa liikkuvuus, kun taas kolmansien maiden kansalaisilta voidaan edellyttää viisumia tai oleskelulupaa myös lyhyelle vierailulle.

Koska hallituksen kokoukset ja johdon vierailut ovat usein aikataulullisesti kriittisiä, tilanne kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen matkaa.

Maahantulo ja rajanylitys

Kolmansien maiden kansalaiset voivat vierailla Schengen-alueella ilman oleskelulupaa enintään 90 päivää 180 päivän jaksolla. Oleskelupäivät lasketaan koko Schengen-alueella, ei vain Suomessa.

Henkilö, joka on jo viettänyt merkittävän osan 90 päivästä muissa Schengen-maissa, voi tietämättään ylittää sallitun oleskeluajan myös Suomessa vieraillessaan. Sallitun oleskeluajan ylittyminen voi aiheuttaa vakavia seuraamuksia, kuten maahantulokiellon koko Schengen-alueelle.

Kolmannen maan kansalaisen maahantulon yhteydessä viranomaiset arvioivat sekä matkustusasiakirjat että vierailun tarkoituksen, minkä vuoksi ylimmän johdon ja hallituksen jäsenten vierailun tausta, sisältö ja tarkoitus on dokumentoitava ja perusteltava jo rajanylityksen yhteydessä.

Mitä liikematkustaja saa tehdä Suomessa ilman oleskelulupaa?

Suomen viranomaiset eivät ole määritelleet tyhjentävää luetteloa sallituista liikematkustajan aktiviteeteista. Vakiintuneen käytännön mukaisesti ilman oleskelulupaa sallittua lyhytaikainen toiminta, joka ei sisällä varsinaista operatiivista työntekoa Suomessa, kuten hallituksen kokoukset, strategiset neuvottelut, erilaiset asiakas- ja yhteistyötapaamiset sekä koulutukset, kun ne eivät tapahdu työn ohessa. Keskeinen rajanveto kulkee strategisen johdon tehtävien ja operatiivisen, Suomeen kohdistuvan työnteon välillä. Ylimmän johdon ja hallituksen jäsenten tehtävien arviointi on syytä tehdä huolellisesti etukäteen.

Suomen ulkomaalaislaki sisältää poikkeuksia työskentelyyn ilman oleskelulupaa. Niistä asiantuntijapoikkeus voi joissain tilanteissa soveltua myös hallituksen jäseniin ja ylimpään johtoon, jos henkilö täyttää edellytykset esimerkiksi palkkatason, koulutuksen tai työkokemukseen perustuvan asiantuntemuksen osalta. Lisäksi Suomessa tehtävän työn on edellytettävä sellaista erityisosaamista, jota ei ole yleisesti saatavilla. Oleskelulupaa ei tällöin vaadita, jos työ kestää enintään 90 päivää kuuden kuukauden aikana.

Käytännössä poikkeus voi kattaa tilanteita, joissa henkilö osallistuu operatiivisen johdon tehtäviin tai muuhun erityisosaamista vaativaan asiakastyöhön. Poikkeuksen soveltuminen edellyttää aina tapauskohtaista arviointia työskentelyoikeuden sekä muiden velvoitteiden osalta.

Yhtiön velvoitteet lyhyissäkin vierailuissa

Lyhytaikainen vierailu ilman oleskelulupaa ei välttämättä vapauta yhtiötä työnantajavelvoitteista. Tietyissä tilanteissa lähetettyjä työntekijöitä koskevat velvoitteet voivat ulottua myös johto- ja vastuutehtäviin. Yhtiön on varmistettava henkilön työskentelyoikeus, asetettava edustaja sekä tehtävä tarvittavat ilmoitukset viranomaisille ennen maahan saapumista. Lisäksi yhtiön tulee tarvittaessa pystyä toimittamaan viranomaisille perustelu työskentelyoikeudesta sekä tarvittavat asiakirjat koko vierailun ajalta. Velvoitteiden laiminlyöntiä ei yleensä voida perustella vierailun lyhyellä kestolla tai henkilön asemalla organisaatiossa.

Toimitusjohtajalla ja tämän mahdollisella sijaisella täytyy olla asuinpaikka Euroopan talousalueella (ETA) toimiakseen kaupparekisteriin merkityn yrityksen johto- ja vastuutehtävissä. Jos henkilöllä ei ole pysyvää asuinpaikkaa ETA-alueella, hän voi tarvita PRH:n luvan. Hallituksen varsinaisten jäsenten ja varajäsenten luvan tarve arvioidaan aina erikseen.

Lupa- ja ilmoitusvelvoitteiden laiminlyönti voi johtaa merkittäviin oikeudellisiin ja taloudellisiin seuraamuksiin yritykselle, kuten sakkoihin, hallinnollisiin seuraamusmaksuihin sekä mainehaittaan, millä voi olla vaikutusta myös tuleviin lupaprosesseihin. Henkilön näkökulmasta lainvastainen oleskelu tai työnteko voi johtaa maasta poistamiseen sekä maahantulokieltoon koko Schengen-alueelle. Lisäksi aiempi lainvastainen toiminta voi vaikuttaa haitallisesti tuleviin lupahakemuksiin.

EY voi laajan globaalin verkostonsa avulla auttaa lupa- ja työskentelyoikeudellisten velvoitteiden täyttämisessä niin Suomessa kuin globaalisti.