隱私權注意事項 – Yello

2021 年 5 月

1. 簡介

本隱私權注意事項旨在描述安永就使用Yello(下稱「工具」)時,為保護在該工具中處理和儲存個人資料所涉及到的所有個人隱私權應遵循的事項。本隱私權注意事項應與ey.com 隱私權聲明一併閱讀。如本隱私權注意事項與ey.com 隱私權聲明存在任何衝突,應以本隱私權注意事項的條款為準。務必詳閱本隱私權注意事項。

2. 誰負責管理工具?

「安永」指Ernst & Young Global Limited(「EYG」)旗下的一個或多個成員機構,各成員機構均為獨立的法律實體,且可自行決定資料處理的目的及方式(即作為資料控制者或類似身分)。EY Global Services Limited為提供此工具並處理及儲存您個人資料的資料控制實體(或類似身分),已自 RECSOLU,Inc.,DBA Yello獲得該工具的使用授權。EY Global Services Limited 與 EYG 旗下一個或多個成員機構共享該工具中的個人資料(請參閱下方第6 節「誰可以存取您的個人資料」)。

該工具託管在愛爾蘭和法蘭克福的Amazon Web Services 伺服器上。

3. 我們為何需要您的個人資料?

該工具是一個雲端系統,將有助於安永人才團隊為業務提供更好支援,並支援安永校園招聘工作。該工具有兩個功能:(i)作為提交工作申請的招聘工具;(ii) 作為職位申請人之人才資料庫。

如果您是候選人或申請人,您在「工具」中處理的個人資料將用於下述情況:

  • 建立帳戶;
  • 登入 Yello;
  • 發送校園招聘邀請並進行管理;
  • 提交工作申請;
  • 進行數位化訪談;
  • 評估工作申請;
  • 管理候選人的培養和溝通(例如,針對已加入人才資料庫的候選人/申請人的推廣電子郵件);
  • 選擇理想的候選人進行招聘;
  • 安排面試;和
  • 面試後提供更新資訊。

對於非敏感性資料,除有資料當事人其他權益、基本權利與基於保護資料體之自由超出合法利益之情況外,資料控制者或第三方係基於合法利益而必須處理您的個人資料。具體合法利益是:

  • 人力資源管理,包括績效審查和招聘;和
  • 安永的招聘,包括選才、招聘、甄選和僱用。

您有權基於與您的特定情況相關的理由,隨時基於上述合法權益反對處理與您有關的個人資料。

我們將在您同意的基礎上處理您的敏感性個資。是否向安永提供您的個人資料由您自己決定。但是若您不提供全部或部分個人資料,我們可能無法依資料處理目的執行。您有權隨時收回您的同意。

如果您是該工具的安永使用者,您在「工具」中處理的個人資料將用於下述情況:

  • 建立帳戶;
  • 登入 Yello;
  • 建立工作申請和事件;
  • 發送校園招聘邀請並進行管理;
  • 進行數位化訪談;
  • 評估工作申請;
  • 管理候選人的培養和溝通;和
  • 選擇理想的候選人進行招聘;
  • 安排面試;
  • 面試後提供更新資訊;和
  • 確定面試官。

除有資料當事人其他權益、基本權利與基於保護資料體之自由超出合法利益之情況外,資料控制者或第三方係基於合法利益而必須處理您的個人資料。具體合法利益是:

  • 人力資源管理,包括績效審查和招聘;和
  • 安永的招聘,包括選才、招聘、甄選和僱用。

您有權基於與您的特定情況相關的理由,隨時基於上述合法權益反對處理與您有關的個人資料。

如果您是校園代表,您在「工具」中處理的個人資料將用於下述情況:

  • 建立帳戶;
  • 登入工具;
  • 發送校園招聘邀請並進行管理;和
  • 作為候選人被聘用時。

除有資料當事人其他權益、基本權利與基於保護資料體之自由超出合法利益之情況外,資料控制者或第三方係基於合法利益而必須處理您的個人資料。具體合法利益是:

  • 人力資源管理,包括績效審查和招聘;和
  • 安永的招聘,包括選才、招聘、甄選和僱用。

您有權基於與您的特定情況相關的理由,隨時基於上述合法權益反對處理與您有關的個人資料。

4. 工具會處理哪種類型的個人資料?

如果您是候選人或申請人,工具處理的個人資料類型如下:

  • 候選人的設定檔資訊(姓名、聯繫方式、學歷、簡歷/履歷、所使用的語言、就職地點喜好、地點、申請的職位/提供的職位、多元化資訊、照片);
  • 特定工作的申請人資訊、面試資訊(包括透過視訊/錄影面試)、評估資訊、與特定國家/地區法規或營運要求有關的資訊;
  • 敏感性個資(種族和族裔、健康資料、性取向、政府識別資訊(例如護照號碼、身分證號碼);和
  • 與刑事紀錄有關的資料,但僅以「是」或「否」的形式蒐集。不會處理有關刑事紀錄的更多資訊。

此類資料的來源如下:

  • 安永合作夥伴、員工或承包商(作為推薦人);
  • 員工中心;
  • 候選人/申請人本身;和
  • 評估資料將由其他安永工具饋送。

如果您是該工具的安永使用者,該工具處理的個人資料類型如下:

  • 使用者聯繫資料(姓名、電子郵件、電話號碼、地址)
  • 組織資料(地點、安永法律實體、部門)
  • 單點登入詳情

此類資料的來源如下:

  • 安永合作夥伴、員工或承包商以及您自身;和
  • 員工中心。
  • SF Recruiting;

如果您是校園代表,該工具處理的個人資料類型如下:

  • 姓名、電子郵件地址、職稱、電話號碼、學院/大學部門。

此類資料的來源如下:

  • 您自身;和
  • 學院/大學網站或學院/大學。

5. 敏感性個資

「敏感性個資」會透露您的種族或族裔、政治觀點、宗教或哲學信仰、工會成員資格、基因資料、生物辨識資料、健康資料、性生活或性取向資料。

如果您是候選人或申請人,該工具中將蒐集並處理以下敏感性個資:

根據當地法規,Yello處理以下敏感性個資:

  • 種族和族裔;
  • 健康資料;
  • 性取向;
  • 政府識別資料,例如護照號碼、身分證號碼;和
  • 與刑事紀錄有關的資料(請注意,透過該工具記錄的與刑事紀錄有關的資訊僅有「是」或「否」——並不會有犯罪紀錄的其餘資訊或細節)。

如果您是該工具的安永使用者或校園代表,安永不會刻意藉由該工具向您蒐集任何敏感性個資。該工具並無不會刻意處理該等資訊。

6. 誰可以存取您的個人資料?

以下人員/團隊可以在工具中存取您的個人資料:

                                                                                             

使用者群組 位置 目的 存取權限 數量
安永員工、合作夥伴及承包商 全球 推薦其他人應聘工作並作為臨時批准者。
  • 擁有撰寫權限,並能夠建立工作申請。
  • 擁有新增推薦對象的撰寫權限。
  • 擁有核准申請資料權限。
  • 成為安永招聘經理後,方可存取個人資料。
  • 擁有讀取/撰寫權限並存取其他安永使用者的個人資料(例如分配面試官)。
  • 擁有讀取校園代表個人資料之權限。
合計大約有 2,000 位使用者可存取個人資料,但受地區差異、招聘活動類型和季節變化的影響。僅擁有有效商業理由的獲許可使用者有權限存取Yello 中的個人資料。

安永招聘經理

全球

最終管理此職責並做出僱用決定的公司人員。

  • 擁有讀取候選人/申請人的個人資料權限,得查看其工作申請和批准他們被列為招聘經理的職位申請。
  • 擁有讀取/撰寫權限並存取其他安永使用者的個人資料(例如分配面試官)。
  • 擁有讀取校園代表個人資料之權限。

對於任何特定工作申請,合計有 100,000 位使用者,但最多不超過 4 位使用者可以存取個人資料。

招聘人員

全球

負責管理整個選才、招聘、甄選和僱用過程的人員。

  • 擁有讀取工作申請權限,查看候選人/申請人的個人資料以及他們所招聘職位的要約資訊。
  • 作為甄選過程的一部分,招聘人員可以撰寫有關候選人/申請人表現的紀錄。
  • 擁有讀取/撰寫權限並存取其他安永使用者的個人資料(例如分配面試官)。
  • 擁有讀取校園代表個人資料之權限。

對於任何特定工作申請,合計有1,800位使用者,但最多不超過 10 位使用者可以存取個人資料。

招聘人才共享服務和招聘協調員

全球(針對 TSS:加拿大、波蘭、印度、菲律賓、南非、比利時和荷蘭、中國、英國)

為支援招聘過程,賦予人才交易(TT)和/或管理中心角色

  • 擁有讀取工作申請權限,查看候選人/申請人的個人資料以及他們所招聘職位的要約資訊。
  • 擁有讀取其他安永使用者個人資料之權限(例如分配面試官)。
  • 擁有讀取校園代表個人資料之權限。
 

合計有1,350位使用者。每個地區有不同數量的招聘人才共享服務和招聘協調員,但所有這些人員僅可存取他們所支援地區的個人資料制定內部政策來限制此使用者群組存取個人資料。

選才超級使用者

全球

提供選才/招聘支援(例如,確定各種職位的潛在候選人/申請人、面試支援)

  • 擁有讀取/撰寫工作申請、候選人/申請人的個人資料以及他們所招聘職位的要約資訊之權限。
  • 擁有讀取/撰寫其他安永使用者個人資料之權限。
  • 擁有讀取/撰寫校園代表個人資料之權限。

150(代表 150 個國家/地區的有限數量使用者)

全球系統支援

加拿大、印度、紐西蘭、美國、波蘭

已授權安永有限人員在全球範圍內監督及管理工具,包括監督系統支援和發布活動。

  • 擁有全面管理權限存取提供系統支援所需的個人資料、系統資料和功能。

9

全球報告

美國、印度、波蘭

提供全球報告支援。建立和管理所有資料的報告。

  • 擁有讀取全球性報告所需的匿名個人資料之權限。擁有許可建立和執行報告。

8

候選人/申請人

全球

允許個人表達對安永的興趣並申請任何空缺職位。

  • 擁有存取自身個人資料之權限,僅用於建立、編輯和刪除其候選人設定檔中的資料。擁有申請任何已發布的安永職位之權限。
  • 擁有唯讀安永使用者個人資料之權限(例如其面試官的姓名)。
 

未知

Yello 支援人員

美國

根據需要提供供應商系統支援。

  • 擁有管理權限存取提供系統支援所需的個人資料、系統資料和功能。

3-5

塔塔諮詢服務 (TCS)

墨西哥、印度

提供系統支援

  • 擁有讀取/撰寫 / 編輯 / 刪除工具中所有個人資料之權限。擁有存取管理中心內的一系列功能之權限。

~30

 

上述存取權限涉及在安永業務經營所在各司法轄區(包括歐盟以外的司法轄區)傳輸個人資料(安永辦事處地點列於www.ey.com/ourlocations)。點選此處檢視為外部客戶提供服務的安永網路實體一覽表(請參閱第1 節(關於安永)——「檢視安永成員機構和關聯機構清單」)安永將根據您所在管轄地域應適用之法律和專業規範在工具中處理您的個人資料。安永網路內個人資料的傳輸受安永的《約束性企業規則》的約束。

我們會將蒐集到的個人資料傳輸或揭露給支援我們的內部招聘輔助流程的第三方服務提供商(及其子公司和關聯公司)。例如,我們聘請服務提供商提供、運行和支援我們的 IT 基礎設施(如身分管理、託管、資料分析、備份、安全和雲儲存服務),以及儲存和安全處置我們的硬體拷貝檔。根據我們的政策,第三方服務提供商必須維持適當資料保護、安全和保密級別,並符合資料原始蒐集所在管轄地域外有關個人資料傳輸之任何應遵守之法律。

倘個人資料遭匿名轉譯,以致您及您的設備無法合理識別,則該資料將被視為非個人資料,本隱私權注意事項的條款將不再適用。

對於在歐洲經濟區蒐集的資料或與歐洲經濟區中的個人有關的資料,為遵守應適用之法律,安永要求於必要時採用適當傳輸機制。個人資料從該工具轉移至 RECSOLU, Inc., DBA Yello 受安永與服務提供商簽訂的一項協議約束,該協議包含歐盟委員會採納的標準資料保護條款。

7. 資料保留

根據我們的政策,僅出於「我們為何需要您的個人資料」一節所述目的保留個人資料。保留期限在不同的管轄地域有所不同,並根據當地法規和專業保留規範。

為符合我們的專業和法律要求,確立、行使或捍衛我們的合法權利以及出於封存和歷史目的,我們需要於相當期間內保留資訊。

在工具中保留個人資料的政策和/或程序如下:

  • 如果您是候選人、申請人或校園代表,您的資料將依照您所在國家/地區的保留規定保留。資料保留期滿後,您的個人資料將被刪除或匿名化(在這種情況下,您的資料將不再是個人資料,並且無法從此類匿名資料中識別出您的身分)。
  • 如果您是該工具的安永使用者,您的資料將依照安永IT 記錄政策 (EN) (pdf)安永全球記錄保留政策 (EN)和相關國家/地區保留時間表 (CRS) (EN)保留。資料保留期滿後,您的個人資料將被刪除或匿名化(在這種情況下,您的資料將不再是個人資料,並且無法從此類匿名資料中識別出您的身分)。

8. 安全性

安永保護其在業務營運過程中獲得的資訊的機密性和安全性。此類資訊的存取受到限制,且我們已制定政策和程序,防止資訊遺失、誤用和不當揭露。有關我們如何保護資料和保障資訊安全的其他資訊,請參見我們的《保護您的資料》(EN)手冊。

9. 個人資料管理

除非獲得您的允許或法律要求,否則安永不會將您的個人資料傳輸至第三方(上文第6節所述的外部各方除外)。

您可依法要求安永提供處理您個人資料的詳情。

如需確認您的個人資料是否在工具中處理,或存取您在工具中的個人資料,或(若適用)撤回您的同意,請聯繫您熟悉的安永代表或將您的請求以電子郵件形式傳送至global.data.protection@ey.com

10. 反對、修正、刪除、限制處理或資料可攜性

您可以確認您的個人資料是否準確及最新。您可以聯繫您熟悉的安永代表或傳送電子郵件至global.data.protection@ey.com,反對處理您的個人資料,或要求修正、刪除、限制處理或索取您個人資料的可攜式副本。

11. 投訴

如果您擔心涉嫌違反隱私權法律或任何其他法規,請聯繫安永總法律顧問辦公室的全球隱私權主管(地址位於 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom),或透過電子郵件global.data.protection@ey.com或您熟悉的安永代表聯繫。安永隱私權主管將會調查您的投訴,並提供有關投訴處理和解決方式的資訊。

若您對於安永解決您投訴的方式不滿意,您有權向您所在國家/地區的資料保護主管部門投訴。您亦可將此事提交至具管轄權的法院。

歐盟以外國家/地區的部分安永成員機構已在歐盟指定一名代表,代其進行適用歐盟《通用資料保護條例(GDPR)》的資料處理活動。點選此處(EN)瞭解有關代表的更多資訊和連絡方式。

12. 聯繫我們

若您有其他問題或疑慮,請聯繫您熟悉的安永代表或傳送電子郵件至global.data.protection@ey.com