5 Minuten Lesezeit 15 April 2020
Frau bedient Tablet in Produktion

SAP S/4 HANA – wie gelingt eine erfolgreiche Transformation für die digitale Abschlussprüfung?

Von

Christa Hasenrath

Risk Transformation und Technology Risk Leader, Managementberatung | Österreich

Interesse an Latte Art, Kochen und Backen – neben der virtuellen Arbeitstätigkeit, muss man auch mal handwerklich angreifbare Glücksgefühle erzeugen.

5 Minuten Lesezeit 15 April 2020

Im Zuge der Digitalisierung wird es bei nahezu allen gängigen ERP-Systemen zu größeren Adaptierungen bis hin zu gesamten Systemumstellungen kommen.

Die Digitalisierung bietet entlang der gesamten Wertschöpfungskette ein enormes Wachstumspotenzial. Nahezu alle Branchen digitalisieren ihre Geschäftsmodelle, entwickeln digitale Produkte und Services und steigern die Effizienz und Geschwindigkeit ihrer Abläufe durch moderne Technologien. Vor allem die derzeit im Einsatz befindlichen Systeme des ERP (Enterprise Resource Planning)-Marktführers SAP werden in den nächsten Jahren davon betroffen sein. Ab 2027 (Stand: 4. Februar 2020) wird seitens SAP ausschließlich die neue Technologie SAP S/4HANA mit Herstellersupport unterstützt. Supportpackages für alte Versionen werden nur in Ausnahmefällen bis 2030 unter Einwurf von Münzen bereitgestellt. Für alle Unternehmen, die noch keine Migration auf das neue System vorgenommen haben, besteht also Handlungsbedarf. Es ist in der heutigen Zeit — aufgrund diverser Cyberangriffe und Sicherheitsprobleme — nahezu ausgeschlossen, ein System oder eine Technologie zu betreiben, die nicht durch Herstellersupport unterstützt wird.

Solch eine große Transformation des ERP-Systems ist selbstverständlich auch mit Risiken und Gefahren verbunden, sie bietet aber auch eine Vielzahl von Chancen. Die Gefahr eines möglichen Systemstillstandes bzw. einer lückenhaften Übernahme relevanter Daten und Objekte ist bei derart großen Veränderungen enorm — insbesondere, wenn ein solches Mammutprojekt, das alle Fachbereiche betrifft, nicht rechtzeitig geplant wird und die notwendigen Voraussetzungen aus Assurance-Sicht nicht getroffen werden. Auf der anderen Seite ergibt sich hier die einmalige Möglichkeit, die internen Prozessabläufe zu überdenken, neue standardisierte Prozesse einzuführen, Prozess(teil)automatisierungen zu beachten und mit der neuesten Technologie die Effizienz zu steigern.

Es ist in der heutigen Zeit — aufgrund diverser Cyberangriffe und Sicherheitsprobleme — nahezu ausgeschlossen, ein System oder eine Technologie zu betreiben, die nicht durch Herstellersupport unterstützt wird.

Um den Erfolg eines SAP-S/4HANA-Transformationsprojekts sicherstellen zu können, müssen diverse Faktoren wie z. B. eine ordnungsgemäße Dokumentation, ein Test- und Fehlermanagement, die Sicherung und Archivierung von Altdaten und -systemen, ein aktuelles Rollen- und Berechtigungskonzept sowie ein nachvollziehbarer Abnahme- und Freigabeprozess berücksichtigt werden. Durch unser iteratives und qualitätssicherndes Vorgehensmodell wird die Digital Assurance bei SAP-S/4HANA-Transformationsprojekten adäquat berücksichtigt.

EY Finance & Performance Magazine  |  März 2020

Transformationsplanung: Anforderungen und Ziele

Das übergeordnete strategische Ziel der Einführung von SAP S/4HANA ist es, die Basis für die generelle digitale Transformation im Unternehmen zu schaffen. Dies erfordert:

  • Agilität zur Weiterentwicklung bei gleichzeitiger Zuverlässigkeit des Betriebs
  • Generationenwechsel mit einer entsprechenden Konvertierung oder Migration der bestehenden in die neue Systemlandschaft
  • Optimierung, Integration und Digitalisierbarkeit der Supportprozesse sowie die vollständige Erneuerung der relevanten SAP-Systeme
  • Standardisierte Schnittstellen als Voraussetzung zur Anbindung der Fachanwendungen
  • Aufbau einer übergreifenden ERP-IT-Governance (u. a. Änderungsmanagement, User- und Berechtigungsmanagement, Back-up und Archivierung etc.)
  • Einhaltung eines ambitionierten Umsetzungszeitplans
  • Minimierung der Umstellungsrisiken

Um den klaren und reibungslosen Transformationsablauf sicherzustellen, sollte das Projektteam in der Planungsphase der Transformation folgende Dokumente ausarbeiten:

  • Detaillierte Migrationsplanung
  • Detailliertes Transitionskonzept
  • IT-Governance und Supportprozesse
  • Detaillierter Roll-out-Plan
  • Detailsystemarchitektur inkl. Schnittstellen

Abnahme und Go-live des neuen Systems

Damit in der weiteren Folge bei Migrationen von SAP-Systemen als führendes IT- Buchführungssystem auch eine entsprechende Abnahme bzw. ein erfolgreiches Audit gewährleistet werden kann, sind einige Punkte zu berücksichtigen, die im Detail im Fachgutachten der Wirtschaftstreuhänder KFS/DV 1 dargestellt sind. Eine unabhängige Abnahme solcher Transformationsprojekte, falls finanzrelevante, datenschutzrelevante oder andere geschäftsrelevante Daten betroffen sind, wird oftmals im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen oder Audits von öffentlicher Seite gefordert und ist teilweise zwingend vorzulegen, z. B. bei Betriebsprüfungen, um die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Umstellung betroffenen Daten nachweislich sicherzustellen. Derartige Abnahmen werden jedoch meist im Rahmen der Umsetzung und ausgehenden Transformationsplanung nicht berücksichtigt bzw. nicht in adäquatem Ausmaß umgesetzt. Eine projektbegleitende Migrationsprüfung (als eine Art qualitätssichernde und optimierende Stelle) ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes SAP-S/4HANA- Transformationsprojekt und reduziert Post-Go-live-Aufräumarbeiten.

Der Fokus solch einer (projektbegleitenden) Abnahme liegt im Wesentlichen auf folgenden drei Punkten:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Nachvollziehbarkeit

Wie kann EY helfen?

Weltweit ist EY eine von weniger als 20 Organisationen mit dem Status „Global SAP Alliance Partner“. EY hat somit frühzeitig Zugriff auf wichtige SAP-Entwicklungen und arbeitet im Rahmen einer Co-Innovationspartnerschaft mit SAP zusammen. Diese Zusammenarbeit gewährt EY Einblicke in aktuelle Innovationen sowie in mittelfristige Produkt-Roadmaps der SAP-Entwicklung. Dadurch hat EY die Möglichkeit, spezifische Entwicklungen und Co-Innovationen auf den jeweiligen SAP Business-Plattformen durchzuführen. Darüber hinaus ermöglicht uns diese Partnerschaft, frühzeitig wertschöpfende Fähigkeiten zu entwickeln, um unseren Kunden noch bessere Dienstleistungen anbieten zu können. EY ist Mitglied im „SAP Partner Advisory Board“. Basierend auf der EY-SAP-Value-Assurance-Partnerschaft schaffen wir durch die Zusammenarbeit und Komplementarität unserer Dienstleistungen einen klaren Mehrwert für unsere Kunden.

EY ist „Global SAP Alliance Partner” und hat so somit frühzeitig Zugriff auf wichtige SAP-Entwicklungen und arbeitet im Rahmen einer Co-Innovationspartnerschaft mit SAP zusammen.

Gemeinschaftlicher EY-SAP-Value-Assurance-Ansatz

  • EY und SAP haben ihre Konzepte zur Unterstützung einer SAP-S/4HANA-Migration von Anfang an zusammengeführt.
  • Zweck und Ziel dieses gemeinsamen EY-SAP-Ansatzes ist die Kombination von Compliance-Leistungen, um Kunden möglichst effizient und geschäftsorientiert auf SAP S/4HANA umzustellen, ohne dabei die Assurance zu vergessen.
  • Für die SAP-S/4HANA-Transformationsprogramme unserer Kunden haben wir eine enge Zusammenarbeit mit SAP aufgebaut — mit klar definierten Verantwortlichkeiten, basierend auf einer „Best of all Worlds“-Idee.
  • EY bringt in die Partnerschaft eine themenspezifische Umsetzung (Business View und führende Praxiserfahrung) und die notwendige Compliance-/Assurance-Sichtweise mit ein.

Fazit

Zusammenfassend ist wichtig zu beachten, dass es sich hier um erhebliche Veränderungen in der IT-Systemlandschaft der Unternehmen handelt. Die Projekte sollten zeitnah und mit Weitsicht geplant und umgesetzt werden, um einerseits die Weichen für die Zukunft zu stellen und andererseits derartige Projekte sauber abzuwickeln — und damit weiterhin compliance-fähig zu bleiben. Für eine erfolgreiche Implementierung und die damit verbundene Transformation ist die aktive Begleitung und Steuerung der Veränderungen und der davon betroffenen Menschen eine grundlegende Voraussetzung.

Über diesen Artikel

Von

Christa Hasenrath

Risk Transformation und Technology Risk Leader, Managementberatung | Österreich

Interesse an Latte Art, Kochen und Backen – neben der virtuellen Arbeitstätigkeit, muss man auch mal handwerklich angreifbare Glücksgefühle erzeugen.