Employee experience & HR technologies - Recrutement et onboarding

Dans l’article introduisant le lien entre technologie et Expérience Collaborateur (EX), nous avons évoqué quelques-uns des défis complexes et les évolutions auxquels le marché de l'emploi est confronté aujourd’hui.

Dans ce contexte de profonde transformation des pratiques et des relations au travail, il nous semble intéressant de nous interroger dans un premier temps sur les processus de recrutement et d’intégration (onboarding) : comment gérer son recrutement et construire son parcours d’intégration dans un monde du travail où les « no-shows » et les départs pendant la période d’essai deviennent une tendance ?  Avec cet article, nous vous proposons de partager des réflexions, des pratiques et des tendances pour faire des premières interactions avec vos candidats et futurs salariés des moments forts de leur expérience.

Engagez au plus tôt vos futurs collaborateurs

Il est aujourd’hui crucial pour les services RH d’optimiser le processus de recrutement : offrir une vitrine attractive, faciliter le bon niveau de communication, fluidifier le processus, assurer le matching entre le candidat et l’organisation, etc.

Le premier contact du candidat avec l’organisation, qu’il s’agisse d’une annonce, d’un site carrière ou directement du recruteur, conditionne son rapport futur avec l’entreprise et ce, dans la durée. Il est donc essentiel de s’y intéresser pour garantir de faire les investissements qui délivreront l’expérience attendue.

Pour cela, intéressons-nous aux apports des solutions et des outils existant actuellement sur le marché.

Pré-recrutement : entre sourcing et premier contact

Pour améliorer l’expérience employé, il convient de le considérer dès la phase de « pré-recrutement ». En effet, le recrutement emprunte des techniques du marketing, alliant une communication séduisante, un bon accompagnement et des outils digitaux modernes dans le but de renvoyer une image positive, permettront à l’entreprise de se démarquer et susciter l’intérêt les bons candidats.

Tout commence par la rédaction de l’offre de poste. Aujourd’hui, grâce aux apports de l’IA et notamment de l’IA générative (ChatGPT est la plus réputée), les équipes RH peuvent facilement rédiger des descriptions de poste et offres précises, pertinentes et très ciblées en s’appuyant sur les données contenues dans le SIRH.  A une étape ultérieure, l’IA générative permet même d’établir une liste de questions personnalisées en fonction du CV du candidat.

S’ajoute à une bonne rédaction de fiche de poste l’optimisation de la portée de la publication. Cela peut d’abord passer par la multidiffusion, c’est-à-dire l’utilisation de plateformes variées de média sociaux, selon les personnes et les profils visés. En effet, les candidats étant de plus en plus connectés, il convient de s’adapter à leurs habitudes de navigation et de recherche, notamment mobiles. Cette approche est d’autant plus importante au regard de la transformation du marché et de la montée en puissance des travailleurs indépendants.

Concernant la gestion des candidatures, nous constatons que réduction des biais sont devenus incontournables. Au-delà de centraliser l’ensemble des candidatures, qu’elles soient en réponse à une annonce ou spontanées, ils permettent de simplifier et d’automatiser le processus de recrutement et ainsi d’accompagner le recruteur et les personnes impliquées dans l’ensemble du processus de manière collaborative. Cela commence par l’analyse de la candidature s’appuyant là encore sur l’IA : le parsing (analyse et tri automatique) permet par exemple un gain de temps considérable dans le traitement des CV.

Le premier contact avec le candidat établi, il convient ensuite de mettre l’accent sur le processus de recrutement en le rendant attractif et interactif.

Recruter et évaluer, une étape clé

Reflet de la marque employeur, le processus de recrutement est un temps devant permettre à l’entreprise et au recruteur d’évaluer la pertinence de la candidature et de promouvoir l’entreprise, ses valeurs et son identité. Il doit aussi permettre au candidat de vivre des interactions et des moments particuliers qui permettront à l’organisation là encore de se faire la différence, en marquant l’esprit. 

Du point de vue de l’évaluation des candidats, nous constatons une tendance majeure sur le marché :  la réduction des biais. Ainsi, de nombreuses entreprises mettent en œuvre des processus de recrutement inclusifs et complets, s’appuyant sur des outils d’évaluation en ligne comme des tests de compétences ou des entretiens vidéo. La particularité de ces outils est de s’appuyer sur des principes de ludification et une algorithmie permettant une sélection plus objective et innovante. Sur mobile comme sur Web, cette méthode offre une nouvelle expérience aux candidats. Autre avantage, elle reflète une image d’équité et de modernité en phase avec les attentes actuelles.

Poursuivre sur la lancée lorsque le candidat devient un futur salarié

Les phénomènes de « no show » ou « ghosting » sont devenus la hantise des recruteurs. Ils sont le résultat de l’augmentation de l’anonymat et du pouvoir des candidats, liés à la digitalisation du recrutement et de l’embauche à distance. Actuellement, l’objectif principal des services de recrutement est d’améliorer le taux d’acceptation des offres. Pour cela, des stratégies peuvent être mises en place afin de renforcer l’attractivité et de créer de la confiance.

Une fois le premier contact établi et les processus d’évaluation passés avec succès, vient le moment d’indiquer au candidat s’il est retenu ou non. Quelle que soit la réponse, la transparence sera toujours appréciée, notamment si les raisons d’un refus sont partagées.

Pour le candidat finalement retenu viendra ensuite le temps du pré-boarding. Cette étape s’appuie sur un portail employé centralisé. Ce sont des plateformes numériques qui permettent aux futurs (et aux actuels) collaborateurs d’accéder à toutes les informations et ressources nécessaires. Cela facilite notamment leur intégration avant même l’arrivée dans les locaux et permet l’accès à des fonctionnalités comme le chargement de documents administratifs, la gestion des avantages sociaux, la consultation d’informations importantes, les éléments contractuels etc... Autre constat et autre apport, celui de la réalité virtuelle (VR) et réalité augmentée (AR). En vogue dans les entreprises, elles permettent de vivre une expérience immersive pour permettre au futur salarié de se projeter dans son futur environnement de travail.

Lorsque qu’arrive ensuite le premier jour dans l’entreprise, il est nécessaire d’accompagner le nouveau collaborateur dans sa période de découverte et sa prise de fonction.

Cette étape, appelée « onboarding » est un des aspects clés pour améliorer l’expérience employé (EX) : découverte des missions, des outils, du fonctionnement administratif de l’entreprise, des codes sociaux, de la culture, etc… Afin de faciliter et d’optimiser l’onboarding, les organisations peuvent mettre à disposition des modules de formation en ligne, des vidéos, ou s’appuyer sur des chatbots et des assistants virtuels. Recourir à ces derniers permet de répondre rapidement aux nouveaux collaborateurs grâce à une banque de réponses formée à partir de questions récurrentes et constamment alimentée.

Enfin, pour favoriser l’intégration dans le collectif, il est intéressant de noter l’émergence de plateformes facilitant le développement du réseau interne et les rencontres avec des salariés d’autres équipes, pour découvrir d’autres départements, d’autres métiers, et encourager la collaboration.

Conclusion

Les apports du digital en matière de recrutement et d’onboarding vont permettre d’offrir une expérience plus personnalisée et immersive pour les candidats et les nouveaux collaborateurs. Ces apports sont cruciaux dans un contexte où les enjeux d’attraction puis de rétention des nouveaux arrivants deviennent prioritaires.

Enfin, pour une meilleure compréhension des besoins des nouveaux employés, il peut être pertinent de sonder les attentes et retours d’expérience des collaborateurs et anciens collaborateurs à travers des enquêtes, des discussions. Ces retours sont utiles pour personnaliser l’expérience et identifier les domaines où les technologies peuvent apporter une valeur ajoutée.

Merci à Léa Loscos Llaurado, Consultante et Sébastien Ladrat, Senior Manager pour leur contribution à la réalisation de cet article.