10 Tempo di lettura 17 giu 2019
Uomo d'affari che fa presentazioni ai colleghi visti attraverso il vetro

Perché la funzione legale deve essere ripensata per l'era digitale

Da

Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Global Law Leader. Passionate about integrity and diversity. Father of five. Fond of classical music.

10 Tempo di lettura 17 giu 2019
Related topics Law Tax Forza lavoro

L'indagine globale EY ritiene che le funzioni legali debbano modificare i propri modelli operativi per massimizzare il valore della trasformazione digitale.

La recente indagine sulle operazioni legali di EY su 1.058 professionisti legali senior provenienti da aziende di tutto il mondo dimostra le pressioni cui sono attualmente sottoposte le funzioni legali e come queste possano in ultima analisi guidare un cambiamento nei modelli operativi. In una delle indagini più complete mai intraprese sulla funzione legale, le risposte hanno rivelato che le funzioni legali devono bilanciare l'aumento della domanda con una compressione dei costi, pur rimanendo conformi a un ambiente normativo impegnativo e in continua evoluzione. Allo stesso tempo, stanno lottando per capitalizzare i progressi tecnologici e hanno difficoltà ad attrarre e utilizzare le risorse di talento.

Di conseguenza, molte funzioni legali riconoscono che il loro modello operativo potrebbe dover cambiare - compresa la ricerca di un maggiore ricorso a fornitori esterni - per far fronte a queste sfide.

  • La nostra metodologia di indagine

    La nostra indagine, condotta da Euromoney Institutional Investor Thought Leadership alla fine del 2018, ha riguardato le funzioni legali principalmente nelle grandi imprese in una serie di settori, tra cui i prodotti di consumo e i prodotti industriali diversificati, nonché nel governo e nel settore pubblico.

Dai dati delle risposte al sondaggio sono emerse cinque tendenze chiave.

1. La pressione dei costi sta guidando il cambiamento

Dalle risposte al nostro sondaggio emerge chiaramente che le funzioni legali devono fare di più con meno.

Le risposte al nostro sondaggio indicano infatti che l'82% delle aziende prevede di ridurre i costi delle funzioni legali nei prossimi 24 mesi.

Nonostante ciò, quasi 9 intervistati su 10 (87%) hanno riferito che la loro funzione legale ha subito un forte o moderato aumento della domanda di informazioni sulla gestione negli ultimi cinque anni.

È probabile che queste forze opposte comprimano ulteriormente le operazioni con funzioni legali, soprattutto se si tiene conto del livello di risparmio dei costi previsto dagli intervistati.

Mentre le imprese prevedono in media di ridurre i costi dell'11%, questo dato è ancora più significativo in alcune regioni e per dimensioni dell'impresa. In particolare, le imprese del Nord America prevedono di ridurre i costi in media del 13% - e la cifra è ancora più alta per le imprese più grandi.

Riduzione dei costi

15%

è la riduzione media dei costi prevista dalle funzioni legali con un organico di oltre 1.000 persone.

Al fine di soddisfare sia l'aumento della domanda che la riduzione dei costi, è probabile che le imprese si concentrino maggiormente sulla rivalutazione dei modelli operativi, che può includere un maggiore ricorso a fornitori esterni.

La nostra indagine indica che le funzioni legali stanno raggiungendo un punto critico. Sollecitiamo i consulenti legali generali a cercare ampiamente le idee per aiutare a rimodellare la funzione, poiché affidarsi a team più snelli per continuare ad operare a livelli superiori alla media è insostenibile.

2. 2. La necessità di capitalizzare la tecnologia

Sebbene sia ampiamente accettato il fatto che la disponibilità digitale e l'uso di tecnologie innovative in qualsiasi azienda siano essenziali per l'efficienza operativa, le risposte alla nostra indagine indicano che la funzione legale rischia di rimanere indietro rispetto ad altre funzioni, come HR, IT e Finanza, e i benefici che ha realizzato nelle sue mosse di modernizzazione.

In effetti, quasi due terzi (64%) degli intervistati ritengono che altre funzioni dell'organizzazione, come la finanza, abbiano beneficiato maggiormente dell'innovazione, sia attraverso l'adozione di tecnologie di ultima generazione sia attraverso l'aumento dei finanziamenti per l'innovazione.

La nostra indagine ha anche evidenziato che ci sono una serie di ostacoli all'implementazione dell'innovazione nella funzione legale. La più grande di queste è stata quella delle "pressioni di tipo business as usual", citata dal 36% degli intervistati, seguita da vicino dai "vincoli di budget" (32%). Quest'ultimo è comprensibile, considerando le pressioni sui costi evidenziate sopra.

Barriera all'innovazione

28%

degli intervistati ha citato la "mancanza di competenze/interessi gestionali" come un ostacolo all'implementazione dell'innovazione.

I responsabili delle funzioni legali devono mettere il cambiamento all'ordine del giorno

Le risposte hanno anche sottolineato il fatto che il management stesso potrebbe non avere le competenze necessarie per guidare l'innovazione - questo potrebbe essere sia la conoscenza tecnologica che le capacità di gestione del cambiamento, per esempio. Allo stesso modo, la mancanza di "interesse" può indicare che i responsabili delle decisioni hanno priorità concorrenti.

Il mancato utilizzo di tecnologie innovative potrebbe rendere la funzione legale un anello debole della catena operativa. Le aziende che cambiano il loro modello operativo per capitalizzare i progressi tecnologici potrebbero trovare vantaggi in termini di efficienza operativa e di riduzione dei costi. Le organizzazioni più efficienti saranno nella posizione migliore per rubare un vantaggio competitivo, sia che si tratti di velocità di immissione sul mercato con nuovi servizi o di un più rapido adattamento alle nuove normative. Man mano che le aziende diventano più in forma e più veloci nell'era digitale, più hanno bisogno della loro funzione legale per tenere il passo.

Anche se semplici misure di riduzione dei costi a breve termine, come la riduzione del personale o l'adozione di tecnologie sembrano essere idee comuni, la nostra esperienza dimostra che, a meno che non sblocchiate il processo e il flusso di lavoro, vi ritroverete con gli stessi problemi nella vostra funzione legale in fondo alla linea.

3. 3. Fiducia nel contesto normativo

Il panorama legislativo e normativo ha posto notevoli sfide negli ultimi anni e il ritmo del cambiamento normativo non mostra alcun segno di rallentamento.

Nonostante alcune incertezze prevalenti, le funzioni legali riferiscono di essere in gran parte fiduciose di avere un piano di preparazione per conformarsi alle future sfide normative, comprese le nuove norme sulla privacy e sulle disposizioni, le richieste di dati da parte di terzi e gli eventi normativi, come la riforma fiscale statunitense e il BEPS.

La fiducia nella disponibilità è la più bassa per la pianificazione di Brexit, il che non sorprende, dato che al momento dell'indagine questo era l'unico settore in cui si registrava la maggiore mancanza di certezze.

Nonostante l'apparente fiducia generale su una serie di questioni normative, le aziende devono continuamente garantire di avere il giusto talento e le giuste capacità tecnologiche per monitorare, valutare e rispondere efficacemente ai grandi cambiamenti legislativi in tutto il mondo.

Le pressioni sui costi e le carenze tecnologiche, come già evidenziato, potrebbero rendere la situazione più difficile del previsto.

4. 4. Sfide nell'attrarre e schierare i talenti

Mentre sfruttare al meglio i talenti disponibili in ogni funzione è fondamentale per ottimizzare le operazioni aziendali, la nostra indagine indica particolari sfide sempre più impegnative per la funzione legale.

Le imprese non solo incontrano difficoltà nel trovare il personale giusto, ma fanno anche fatica a dispiegarlo nel modo più efficace possibile.

Quasi tre imprese su cinque (59%) hanno dichiarato di dover affrontare delle sfide per attrarre e trattenere i talenti di cui hanno bisogno.

Utilizzate le vostre risorse con saggezza

Inoltre, in media, le imprese sembrano esaurire una notevole quantità di tempo e di sforzi per le attività di routine e a basso valore.

Tempo speso in attività di basso valore

27%

di ore totali vengono impiegate per svolgere attività di routine di conformità e compiti di basso valore in tutta la funzione legale.

Questi due risultati indicano un ambiente di risorse che le imprese devono affrontare con urgenza. Mentre una risposta può essere nel miglioramento della formazione interna e dei programmi di qualificazione, queste tendono ad essere soluzioni a medio-lungo termine. In quanto tali, è probabile che le funzioni legali possano cercare di ricorrere a fornitori esterni, soprattutto per quanto riguarda le attività di routine. Le funzioni legali devono assicurarsi che il loro pensiero sia in linea con l'attività più ampia su questi punti e che abbiano imparato le lezioni sull'automazione intelligente che la forza lavoro più ampia ha applicato.

5. 6. Rivalutazione dei modelli operativi

Considerando il contesto in cui operano attualmente le funzioni legali, è comprensibile che molti valutino continuamente il loro modello operativo. Ciò è particolarmente vero nei settori dell'outsourcing e degli acquisti.

La nostra indagine mostra che, mentre una media del 33% delle aziende sta già esternalizzando un'ampia gamma di processi di funzioni legali, come la gestione delle entità legali e la conformità, un numero maggiore prenderebbe in considerazione di farlo.

Processi di outsourcing

41%

delle imprese prenderebbe in considerazione l'esternalizzazione delle attività di routine delle funzioni legali.

I team di acquisto di successo danno priorità al valore oltre a far scendere i prezzi

Anche i modelli di approvvigionamento stanno cambiando, con una maggiore considerazione per i fornitori di servizi legali alternativi (ALSP) e per gli outsourcer di processi legali.

Se questo vale per le imprese di tutte le dimensioni, ciò è particolarmente vero per le funzioni legali più piccole, con il 60% di quelle con meno di 1.000 dipendenti, considerando gli ALSP e gli outsourcer di processi legali.

Un approvvigionamento efficace offre alle aziende un modo potente per fornire servizi in modo più efficiente. Alla luce delle attuali pressioni cui è sottoposta la funzione legale, devono continuare a esaminare quali opzioni consentano loro di soddisfare le complesse e mutevoli esigenze che si trovano ad affrontare, come evidenziato in questa indagine.

Conclusione

Come rivelato dai risultati della nostra indagine, le funzioni legali si trovano ad affrontare pressioni da tutte le parti, e tali pressioni si sommano per creare un ambiente che sta guidando il cambiamento.

La necessità di soddisfare la crescente domanda è in diretto conflitto con le previste riduzioni dei costi, per cui le funzioni legali devono esaminare attentamente i modelli operativi per soddisfare queste opposte aspettative.

L'innovazione tecnologica e l'ottimizzazione dei talenti dovrebbero naturalmente far parte di una soluzione, ma le funzioni legali ammettono di essere in difficoltà in entrambi questi settori. Di conseguenza, molti stanno ora considerando l'outsourcing e l'approvvigionamento esterno come soluzione.

È chiaro che le funzioni legali stanno attraversando un cambiamento sismico - un aspetto che esploriamo in modo più dettagliato nel nostro rapporto di indagine completo.

Punti chiave dell'azione

  • Includere funzioni legali interne nell'ambito di iniziative di trasformazione più ampie
  • Esplorare senza indugio le aree di innovazione per evitare di allargare il divario tra la funzione legale e la strategia aziendale
  • Attirare e, cosa ancora più importante, utilizzare il talento legale in modo efficace
  • Monitorare attentamente le sfide normative globali e regionali
  • Rivalutare il modello operativo della funzione legale per ottenere il massimo valore

Summary

Le funzioni legali si trovano ad affrontare pressioni da tutti i lati, e tali pressioni si sommano per creare un ambiente che sta guidando il cambiamento nell'era digitale.

A proposito di questo articolo

Da

Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Global Law Leader. Passionate about integrity and diversity. Father of five. Fond of classical music.

Related topics Law Tax Forza lavoro