Zarządzanie zmianą – jak zaplanować ją skuteczniej

Zarządzanie zmianą a pracownicy

Powstaje pytanie: jak zespolić cały cykl działań change management na wielu poziomach organizacji, uwzględniając posiadany kapitał intelektualny, ludzki we wdrażaniu zmian? Zarówno w przypadku kadry bezpośrednio biorącej udział w fazie wykonawczej oraz pracowników, których restrukturyzacja dotyczy tylko pośrednio.

O ile pierwsi rozumieją proces, jego złożoność, a także przyczyny planowanych przemian, o tyle drudzy spotykają się z utrudnieniami w trakcie codziennej pracy i często nie do końca wiedzą, co poprzez daną zmianę firma chce osiągnąć i jak wdrożyć zmianę. Warto o tym pamiętać i myśląc o wdrażaniu zmiany, wyjść zdecydowanie poza obszar samych usprawnień technologicznych. Skupiając się jedynie na celu, można przeoczyć faktyczną przyczynę problemów związanych z wdrożeniem zmian, których efekty nie będą podtrzymywane w przyszłości. Skuteczna zmiana to przecież taka, która pozostaje na dłużej i obejmuje całą organizację.

Komunikacja podstawą zarządzania zmianą

Każdy pracownik potrzebuje poczucia, że jest częścią dobrze prosperującej firmy o wysokim potencjale. Statystyki pokazują stałą zależność między siłą bodźca a efektami. Właściwie zmotywowani pracownicy są o 1.4 razy bardziej zaangażowani i aż o 1.7 razy bardziej usatysfakcjonowani, gdy poziom ich inspiracji jest wysoki[2]. Transformacja organizacyjna ze względu na swoją złożoność, wcale nie musi być dobrze rozumiana na wszystkich poziomach organizacji. Większość pracowników nie potrzebuje informacji o tym, jak będzie przebiegało wdrażanie zmian, ale: po co? W jakim celu? Co przez nią jako organizacja chcemy osiągnąć?

Najważniejszym zadaniem w zarządzaniu zmianą okazuje się więc prawidłowe poinformowanie, przeszkolenie i wdrożenie wszystkich pracowników, dobierając odpowiedni poziom zaawansowania komunikacji i szkoleń. Szczególnie warto się skupić na tych obszarach czy działach firmy, które są najmniej podatne na zmiany i przyjmują je najmniej chętnie. Dodatkowo warto pamiętać o czynnikach, które zostały na stałe zakotwiczone w kulturze naszej organizacji.

To, czy będziemy w stanie wzbudzić wystarczające zaangażowanie wśród pracowników, by przemiana była mniej bolesna, a opór i obawy przed zmianą jak najmniejsze, zależy właśnie od sposobu komunikacji i skuteczności zarządzania informacją wewnątrz przedsiębiorstwa.

Komunikacja zakładająca równomierne i jednoczesne zapoznawanie pracowników z fazami optymalizacji to ważny krok w kierunku tego, by wdrażanie zmiany mogło zakończyć się sukcesem. Docieranie do właściwych ludzi, wyposażanie ich w odpowiednie informacje, w należytym czasie - będzie niezwykle ważne do pełnego zrozumienia sytuacji, właściwej oceny zagrożeń i adaptacji zmian.

Nie ma zmiany bez zaangażowania pracowników

Doświadczenie wielu firm pokazuje, że najtrudniejsze jest rozpoznanie momentu, w którym wyraźnie wyczuwalne jest zaangażowanie pracowników w zarządzaniu zmianą w organizacji.

Na tym etapie wszystkie osoby zatrudnione w firmie powinny już wiedzieć:

•  jakie wyzwania przed nimi stoją,
• jakich problemów mogą się spodziewać,
• jak wygląda zaplanowany scenariusz przezwyciężania tych trudności,
• …i najważniejsze: jakie będą spodziewane rezultaty zmian dla całej organizacji.

Prawdą jest, że większość ludzi nie lubi zmian. Najchętniej poruszamy się dobrze znanymi, utartymi już ścieżkami, dzięki czemu czujemy się bezpiecznie, wiemy czego się spodziewać. Zmiana powoduje stres i niechęć. By skutecznie przeprowadzić zmianę musimy więc dać pracownikom poczucie bezpieczeństwa, a więc informację co wydarzy się dalej – krok po kroku oraz świadomość, że zawsze będą mogli liczyć na wsparcie.

91% pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie procesów transformacyjnych uznało,  że problemy z komunikacją mogą przyczyniać się do obniżenia skuteczności liderów biznesowych[3]. To jednak nie wszystko. Te same dane pokazują, że zdecydowana większość przełożonych nie angażuje się w strategiczne momenty, co mogłoby pomóc w lepszym zrozumieniu i akceptacji zmian w firmie przez jej pracowników.

Ogromnie ważne jest więc widoczne zaangażowanie ludzi przeprowadzających reformy – liderów zmiany wewnątrz organizacji. Powinni oni pobudzać ciekawość związaną ze zmianą i kreować zyskaną dzięki niej wizję lepszej przyszłości. Takie działania staną się świetnym impulsem do tworzenia wewnętrznych inicjatyw pracowników i wysokiego zaangażowania kadry zarządzającej.

W tak dynamicznym środowisku organizacje nie mogą pozwolić sobie na popełnianie błędów, które utrudniają transformację tj.:

• brak dostosowania do celu lub wyników biznesowych,
• niezdolność do szybkiego dopasowania się do ewoluującego, coraz bardziej złożonego otoczenia,
• nie posiadanie wystarczających danych do podejmowania decyzji,
  
• brak wykorzystania doświadczenia pracowników i mijanie się z ich oczekiwaniami,
  

Jak wdrożyć zmianę - zarządzanie zmianą w praktyce

1. Komunikacja o nadchodzących zmianach

Jak komunikujemy zmianę wewnątrz firmy, a jak na zewnątrz? Jakimi kanałami? W jaki sposób? Czy docieramy do wszystkich (szczególnie pracowników)? Jaki obraz transformacji kreujemy?

2. Uzasadnienie zmiany

Dlaczego chcemy wprowadzić zmiany? Jakie korzyści dla całej organizacji, a jakie dla poszczególnych działów/zespołów/pracowników przynoszą? Jakich rezultatów może spodziewać się otoczenie firmy (klienci, kontrahenci, partnerzy)?

3. Informowanie o jej przebiegu

Czy wszyscy pracownicy firmy są zapoznani z procedurami? Czy wiedzą jak wyglądają kolejne etapy wdrażania reform? Czy wiedzą w jaki sposób mogą uzyskać wsparcie? Czy wiedzą jaka jest ich rola w kontekście zmian? Czy pracownicy mają poczucie uczestnictwa w zmianie nie tylko na poziomie jej realizacji, ale również w procesie jej projektowania?

4. Informowanie o rezultatach

Czy pracownicy wiedzą jak zakończył się proces technicznego wdrażania zmian? Czy zapewniliśmy im możliwość oceny i pozostawienia nam uwag dotyczących zmian, by czuli się częścią tego procesu?