KSeF – od wdrożenia po bieżącą obsługę

Krajowy System e-Faktur (KSeF), to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. KSeF obejmuje wszystkich podatników, którzy mają obowiązek wystawienia faktury w Polsce. 


Wprowadzenie KSeF: najważniejsze priorytety

Dla wielu organizacji KSeF jest już elementem bieżącego procesu fakturowania. Priorytetem staje się więc zapewnienie ciągłości działania, kontrola jakości danych, obsługa wyjątków oraz eliminowanie błędów ujawnionych po uruchomieniu rozwiązania. Wymaga to połączenia czterech perspektyw:

  • zgodności podatkowej,
  • procesów finansowych i operacyjnych,
  • technologii i integracji systemów,
  • zarządzania zmianą i odpowiedzialnościami.

Dobrze zaprojektowany model może nie tylko ograniczyć ryzyko, ale również usprawnić obieg dokumentów, zwiększyć jakość danych i stworzyć podstawy do dalszej automatyzacji procesów finansowych.

Jakie błędy można popełnić przy korzystaniu z KSeF?



Obszary wsparcia

Pomagamy organizacjom przejść od etapu wdrożenia KSeF do etapu efektywnego i bezpiecznego funkcjonowania. Analizujemy procesy oraz rozwiązania technologiczne, identyfikujemy ryzyka podatkowe i operacyjne, a następnie rekomendujemy działania wspierające compliance i niezakłócony przebieg procesów biznesowych.

Analizujemy obecny model fakturowania, systemy, dane, procesy i zakres odpowiedzialności zespołów. Identyfikujemy luki, ryzyka oraz działania wymagające priorytetowego wdrożenia.

Zakres wsparcia może obejmować:

  • analizę wpływu KSeF na organizację,
  • przegląd procesów sprzedażowych i zakupowych,
  • identyfikację systemów generujących lub przetwarzających dane fakturowe,
  • ocenę gotowości podatkowej, procesowej i technologicznej,
  • przygotowanie mapy działań naprawczych.

Pomagamy ustalić zakres obowiązku oraz prawidłowy sposób obsługi poszczególnych rodzajów transakcji i dokumentów. Wspieramy organizacje w przygotowaniu zasad postępowania w przypadkach standardowych i niestandardowych.

Pomagamy połączyć KSeF z systemami ERP, finansowo-księgowymi, bilingowymi, sprzedażowymi i systemami obiegu dokumentów.

Wsparcie może obejmować:

  • analizę architektury rozwiązania,
  • mapowanie danych do struktury faktury,
  • konfigurację lub modyfikację systemów,
  • integrację z KSeF,
  • walidację danych i komunikatów,
  • przygotowanie mechanizmów monitoringu,
  • testy rozwiązania i obsługę błędów.
  • EY oferuje wsparcie dotyczące rozwiązań SAP, integracji systemów własnych oraz narzędzi obsługujących generowanie, wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych. 

Wybierz najlepszą technologię dla swojej firmy

  • Rozwiązania SAP
    Zapewniamy kompleksowe wsparcie procesu generowania, wysyłki oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości procesu fakturowania.  
    Dowiedz się więcej

  • Microsoft Azure 
    Narzędzie zewnętrzne oparte o chmurę Azure, komunikujące się z Twoim systemem finansowym i systemem MF – udostępnimy Spółce narzędzie IT, które m.in. wygeneruje ustrukturyzowane e-Faktury zgodnie z wymogami, umożliwi automatyczną, masową wysyłkę do MF oraz odbiór faktur zakupowych.

  • Systemy własne
    Zapewniamy wsparcie w modyfikacji autorskich systemów księgowego/bilingowych, pomożemy Twojemu zespołowi IT w odpowiednim jego skonfigurowaniu.

 

Weryfikujemy, czy wdrożone rozwiązanie działa prawidłowo w praktyce. Pomagamy identyfikować i usuwać błędy związane z jakością danych, wymianą komunikatów, odbiorem faktur, obsługą wyjątków oraz uzgodnieniem KSeF z ERP i JPK.

Przygotowujemy zespoły do pracy w nowym modelu. Zakres i poziom szczegółowości szkoleń dostosowujemy do roli uczestników oraz ich odpowiedzialności w procesie.

Jak EY może pomóc w zakresie KSeF?



Checklista KSeF

Sprawdź gotowość organizacji do wdrożenia i bieżącej obsługi KSeF.

Raport Fundacji Firmy Rodzinne i EY

Jak prawidłowo przygotować firmę na obowiązki związane z KSeF?

Umów się na bezpłatną rozmowę z ekspertem




Droga do e-Faktury

E-faktury KSeF (Krajowy System e-Faktur) w pytaniach i odpowiedziach 


Porozmawiaj z ekspertem o wdrożeniu KSeF w organizacji
Wypełnij formularz kontaktowy, nasz ekspert zadzwoni do Ciebie