Czym są kamienie milowe w projekcie i jak je wyznaczać?

Kamienie milowe pomagają podzielić projekt na zarządzane etapy i są elementem sygnalizacyjnym, który ma informować o realizacji projektu, zgodnie lub niezgodnie z planem i obranym harmonogramem.

Ich znaczenie dla powodzenia projektu jest ogromne. Często jest to jeden z głównych mierników postępów, który nie tylko motywuje do dalszego działania, ale także koordynuje i wskazuje na ewentualne opóźnienia czy trudności. Każdy kamień milowy pozwala na identyfikację ważnych dat, a także na wytypowane wąskich gardeł, które wymagają zmian w organizacji.

Jak wyznaczać kamienie milowe w projekcie?

W pierwszej kolejności należy wyznaczyć cele projektu. Stworzone kamienie milowe będą etapami na drodze do tego celu. To dzięki nim możliwe jest precyzyjne wskazanie terminów oraz poszczególnych etapów, które należy wykonać.

Warto także podzielić projekty na fazy – tj. rozpoczęcie prac, czy ich zakończenie. Kamienie milowe mogą – ale nie muszą – pokrywać się z każdą z faz, dlatego też niektóre z nich trwają zarówno kilka tygodni, jak i kilka miesięcy. Oczywiście etapami mogą być także konkretne, konieczne zadania, które pochłaniają zasoby. Liczba kamieni milowych jest dowolna i uzależniona od złożoności projektu, struktury organizacji i wielkości zespołu.

Co ważne – kamienie milowe to określone punkty i momenty w czasie trwania projektu, a w zależności od planu i celu projektu pełnią różne role. Nie są więc to zawsze informatory o przebiegu zastosowanych procesów – mogą być jedynie sygnalizatory o zakończeniu danego etapu. Z tego też względu, tak ważne jest wyznaczenie konkretnych dat, np. rozpoczęcia projektu lub jego finalizacji. Często data kamieni milowych pokrywa się z umowami, wydarzeniami lub spotkaniami, które zostały już zaplanowane w kalendarzu.

Jak planować i monitorować postęp projektu za pomocą kamieni milowych?

Docelowo kamienie milowe powinny one wyznaczać ważne i decydujące, z punktu widzenia projektu, kroki. Aby je wyznaczyć, należy dokładnie prześledzić kalendarz i harmonogram prac, tak aby wytypować etapy bądź wydarzenia, które mogą być decydujące dla terminowego zrealizowania zadań (np. uruchomienie strony internetowej czy wykupienie niezbędnych licencji).

Nie ma odgórnie określonej liczby kamieni milowych w ramach projektu. Zdarza się, że jedna oś czasu obejmuje jedynie trzy z nich, podczas gdy inna posiada ich kilkanaście.

Podstawą do analizowania postępu prac są raporty, tworzone w oparciu o dedykowane narzędzia. Te pozwalają magazynować informacje o np. pojedynczych zadaniach, które mogą mieć wpływ na powodzenie i terminowość całego projektu. Regularny wgląd w takie raporty dostarcza danych o m.in. poszczególnych fazach, popełnianych błędach i nieterminowości.

Bieżąca analiza pozwala jeszcze efektywniej monitorować status, wprowadzać zmiany i wyznaczać kolejne etapy, które mogą być cenną informacją dla wszystkich członków zespołu.

Jakie są korzyści z wyznaczania kamieni milowych w projekcie?

Kamienie milowe przede wszystkim ułatwiają nadzór nad projektem - to dzięki nim możliwe jest wskazanie problematycznych obszarów, dokładne zaplanowanie harmonogramu, a także wyznaczenie wąskich gardeł, ze wskazaniem na możliwe lub nierealne terminy. Odpowiednio przygotowany harmonogram umożliwia także nanoszenie modyfikacji planu projektowego oraz dodawanie kolejnych kamieni milowych, których nie uwzględniono w początkowej fazie.

Dodatkowo realizacja kamieni milowych motywuje zespół do dalszej pracy, podnosi morale i zachęca do podjęcia kolejnych etapów.

Przykłady kamieni milowych

Kamieniem milowym może być każdy, ważny moment dla projektu. Najczęściej jest to konkretne zdarzenie, np. związane z ukończeniem danej fazy, wykupieniem niezbędnego sprzętu lub zlecaniem zadań zaangażowanemu zespołowi.

Kamienie milowe przykłady, to m.in.:

• Wytypowanie ważnego wydarzenia dla projektu – np. zakupienie licencji, podpisanie umowy, zakończenie prac remontowych.
• Zrealizowanie celów – np. osiągnięcie konkretnego wyniku finansowego, w określonym czasie.
• Skończenie precyzyjnego zadania – np. stworzenie kreacji graficznych na potrzeby działań marketingowych.
• Kluczowe punkty decyzyjne – np. uzyskanie zgody zarządu na plan projektu i budżet projektu.
• Rozpoczęcie i zakończenie całego projektu.

Kamienie milowe – najczęściej popełniane błędy

Nie ma jednego, słusznego sposobu na wyznaczanie kamieni milowych. Trudno jest więc wskazać bezsprzeczne błędy, które mogą bojkotować projekt. Warto jednak zwrócić uwagę na czyhające pułapki, na które „złapać” się mogą mniej doświadczone zespoły.

• Traktowanie kamieni milowych jako osobnych, dodatkowych zadań na osi czasu.
• Wyznaczanie bardzo wielu kamieni milowych, które wprowadzają chaos do projektu. Nie należy ustalać odgórnie, ile kamieni powinno pojawić się w planie. Zamiast tego warto je wprowadzać w sposób maksymalnie naturalny, skupiając się wyłącznie na najważniejszych etapach.
• Niedostosowywanie kamieni milowych do bieżących zmian w projektach.
• Brak refleksji po niezrealizowaniu kamieni milowych. Niepowodzenie to także cenna informacja, wymagająca przeanalizowania, zrobienia kroku w tył i zastanowienia się, dlaczego nie udało się osiągnąć celu. Często burza mózgu z zespołem uwydatnia błędy, których korygowanie zwiększa szanse na sukces w przyszłości. Najczęściej problemem jest zbyt ambitny plan, duże opóźnienia i brak zaangażowania ze strony ze strony specjalistów.