3. Automatyzacja procesów
Warto wykorzystywać dostępną na rynku technologię, aby zautomatyzować rutynowe procesy. Automatyczne fakturowanie, przypomnienia o płatnościach i kolejne wiadomości e-mail oszczędzają czas i zasoby, umożliwiając zespołowi windykacyjnemu skupienie się na bardziej złożonych problemach. Wdrożenie systemów zarządzania relacjami z klientami (CRM) może usprawnić interakcje i zapewnić scentralizowaną platformę do zarządzania płatnościami.
4. Elastyczne opcje płatności
Dobrą praktyką jest oferowanie różnorodnych opcji płatności, aby dostosować się do różnych preferencji klientów. Może to obejmować płatności online, polecenia zapłaty lub plany ratalne. Zapewnienie elastyczności zwiększa prawdopodobieństwo terminowych płatności, ponieważ klienci mogą wybrać metody dostosowane do ich możliwości finansowych.
5. Strategie wczesnej interwencji
Monitorowanie wczesnych sygnałów ostrzegawczych o potencjalnych problemach z płatnościami pozwala zapobiegać przekształceniu się drobnych problemów w poważne wyzwania związane ze ściąganiem należności. Warto rozważyć wdrożenie systemu wykrywającego zmiany w zachowaniu klientów, takie jak opóźnione reakcje lub zmniejszone zaangażowanie. Istotnym aspektem jest też monitorowanie zewnętrznych ryzyk, które mogą mieć wpływ na zdolność klientów do terminowego regulowania należności.
6. Szkolenie i wzmacnianie kompetencji personelu
Niezbędnym elementem sprawnie działającego działu należności są szkolenia dla zespołów windykacyjny z niezbędnych umiejętności i wiedzy, aby mogli radzić sobie w różnych sytuacjach. Programy szkoleniowe powinny koncentrować się na skutecznej komunikacji, negocjacjach i rozwiązywaniu konfliktów. Wyposażenie zespołu w odpowiednie narzędzia i techniki zwiększa jego zdolność do radzenia sobie z trudnymi scenariuszami windykacji. Dobrze przeszkoleni pracownicy są zdolni do wykonywania zadań z większą szybkością i dokładnością, redukując czas i wysiłek wymagany do pobrania płatności. Ta zwiększona produktywność przyczynia się do ogólnej wydajności operacyjnej.
7. Podejście skoncentrowane na kliencie
Bardzo ważne jest, by rozumieć wyjątkowe potrzeby i wyzwania każdego klienta i odpowiednio dostosowywać strategie windykacji. Podział portfolio na Klientów z różnymi potrzebami, historią kredytową i nawykami zakupowymi pozwala na budowanie silnych relacji, sprzyja dobrej woli i zwiększa prawdopodobieństwo znalezienia wspólnych rozwiązań w czasach trudności finansowych.
8. Regularna ocena wydajności
Należy dążyć do regularnej oceny i udoskonalania strategii gromadzenia danych w oparciu o wskaźniki wydajności. Śledzenie kluczowe wskaźniki (KPI), takie jak DSO, efektywność windykacji i zadowolenie klientów umożliwiają przedsiębiorstwom dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i poprawę ogólnej efektywności. Pozwalają też na ocenę efektywności zespołu i są wskazówką do budowania strategii szkoleniowej.
9. Współpraca pomiędzy działami
Współpracy pomiędzy działami sprzedaży, finansów i obsługi klienta zapewnia holistyczne podejście do zarządzania portfolio klientów. Skoordynowane wysiłki pomagają we wczesnej identyfikacji potencjalnych wyzwań związanych ze ściąganiem należności i wdrażaniu spójnych rozwiązań. Współpraca jest ważna również ze względu na aspekt zarządzania ryzykiem kredytowym - skuteczne zarządzanie ryzykiem kredytowym pozwala ograniczyć ryzyko utraty kapitału związanego z niespłacaniem zobowiązań przez klientów.
Jak EY może pomóc?
CASH Process Results Optimization
EY CASH PRO pozwala na dostarczenie narzędzi, dzięki którym możliwe jest bardziej optymalne zarządzanie kapitałem pracującym w Twojej firmie:
- Nasza sprawdzona metodologia w obszarze optymalizacji obszaru należności umożliwi implementację skutecznych strategii egzekwowania należności oraz rozwiązywania sporów z klientami, w oparciu o właściwą segmentację klientów oraz przy użyciu zaawansowanej analizy danych,
- Optymalizacja obszaru zobowiązań obejmuje narzędzia pozwalające na właściwą segmentację dostawców, standaryzację warunków płatności, a także opracowanie procedur, wdrożenie rozwiązań systemowych oraz usprawnień procesowych,
- Optymalizacja procesu gospodarowania zapasami obejmuje w swym zakresie również poprawę przepływów gotówki poprzez budowę kompleksowych modeli zapasów, uszczelnienie procedur i procesów prognozowania, segmentacji zapasów oraz planowania produkcji.
Podsumowanie
Optymalizacja procesu windykacji to przedsięwzięcie wieloaspektowe, które wymaga strategicznego i proaktywnego podejścia. Wykorzystując dane, wykorzystując technologię, wspierając przejrzystą komunikację i traktując priorytetowo satysfakcję klienta, firmy mogą zbudować solidną strategię gromadzenia danych, która nie tylko zapewni stabilność finansową, ale także w dłuższej perspektywie wzmocni relacje z klientami.
