Czy współczesny CFO sam definiuje swoją rolę w organizacji, czy to rola definiuje jego? Czy współczesny CFO sam definiuje swoją rolę w organizacji, czy to rola definiuje jego?

Autor Mirosław Gamla

EY Polska, Technology Consulting, Senior Manager, Lider Technology Enabled Transformation in Finance

Zwolennik tradycyjnych zasad i (w)chodzenia nowymi drogami. Pasjonat himalaizmu, otwarty na nowości. Ojciec dorastających córek wprowadzający swoją cierpliwość na niebiotyczne poziomy…

4 min. czytania 26 mar 2021
Powiązane tematy Technologia EY SAP Consulting

Jeszcze do niedawna zarządzający organizacjami skupiali się przede wszystkim na obszarach związanych z bezpośrednim kontaktem, z klientami. Dopiero z czasem działy finansowe również zaczęły być doceniane – jako źródło kluczowych danych, mających bezpośredni wpływ na procesy decyzyjne. W konsekwencji, inwestycje w rolę Finansów bardzo zyskują na znaczeniu.

W skrócie
  • Nieefektywne i manualne procesy, zróżnicowane źródła danych finansowych i brak odpowiednich zasobów – to jedynie podstawowe wyzwania dzisiejszego CFO. 
  • Nowoczesna funkcja CFO powinna koncentrować się na ciągłej optymalizacji procesów w celu efektywnego pozyskiwania kompletu danych do wykorzystania, w procesach sprawozdawczych.
  • Efektywne zarządzanie obszarem finansów pozwala znacząco ograniczyć manualne czynności powiązane z procesem zamykania miesiąca czy raportowaniem.
  • Wybór technologii oraz rozwiązań systemowych powinien być poprzedzony przeglądem dotychczasowych procesów pod kątem potencjalnych optymalizacji i następnie – zdefiniowaniem niezbędnego zakresu funkcjonalnego aplikacji, który zaadresuje zidentyfikowane kwestie wymagające poprawy.
  • Departamenty finansowe posiadające szerokie kompetencje i zestaw odpowiednio dobranych narzędzi są w stanie spełnić rosnące wymagania decydentów oraz interesariuszy.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Nowoczesna funkcja Finansów

Wyzwania obecnej funkcji finansów należy oceniać poprzez pryzmat jej przyszłej roli w organizacji.  Z całą pewnością, musi wykazywać się niezwykłą elastycznością w odpowiedzi na często zmieniające się przepisy prawno-podatkowe oraz warunki rynkowe. W przypadku firm działających na rynku międzynarodowym, trzeba także wziąć pod uwagę różne reżimy regulacyjne. 

Należy podkreślić, że zarówno biznes, jak i kadra zarządzająca wielu spółek coraz częściej oczekują szybkiego dostępu do bieżących danych, co wymaga ich przetwarzania w czasie rzeczywistym. 

Mając na uwadze rosnące potrzeby w tym zakresie, zespoły finansowe coraz częściej koncentrują się na ciągłej optymalizacji procesów w celu efektywnego pozyskiwania danych z różnych źródeł do wykorzystania w procesach sprawozdawczych. Powyższe umożliwia szybkie przeprowadzanie analiz, wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji biznesowych. Coraz więcej organizacji docenia zalety takiego podejścia. Z badania przeprowadzonego przez EY Transformacja cyfrowa firm wynika, że procesy księgowe są głównym priorytetem większości przedsiębiorstw będących w trakcie transformacji, co wskazuje, że potencjał zmian w tym obszarze jest ogromny.

Nowa rola CFO

Działy finansowe, wykorzystując nowoczesne technologie do projektowania i optymalizowania procesów, są w stanie znacząco ograniczyć manualne czynności powiązane z zamykaniem miesiąca czy raportowaniem finansowym i zarządczym.

W efekcie, obszar finansów i jego rola w organizacji będzie zyskiwać na znaczeniu. Działy Finansowe staną się równorzędnym, wewnętrznym partnerem biznesowym, który dostarcza kluczowe informacje do podjęcia decyzji zarówno w warstwie operacyjnej, jak i strategicznej. 

Zrozumienie wpływu powyższego na wymiar finansowy, wyznaczone wskaźniki efektywności i ryzyko, ukształtują rolę CFO przyszłości oraz jego zespołu. Niezwykle dynamiczne otoczenie, wzrost znaczenia kompleksowych rozwiązań czy specjalizacji niektórych zagadnień, wymagają przebudowania zespołów. Działy finansowe będą składały się z pracowników o zróżnicowanych, pozornie często odległych od siebie kompetencjach – Big Data, IT, rachunkowość, podatki itp.

Wyzwania CFO

Mając świadomość transformacji funkcji finansowej, należy spojrzeć na etap rozwoju, na którym znajduje się dziś wiele organizacji. Powyższe, pozwoli wskazać, co należy zrobić i od czego zacząć, aby w niedalekiej przyszłości odpowiadać na rosnące oczekiwania interesariuszy. Nasi klienci mierzą się z wieloma wyzwaniami w zakresie finansów, wśród nich: 

  • Nieefektywność procesów

    Właściwie zaprojektowane, wdrożone, zakomunikowane i zarządzane procesy to połowa sukcesu w funkcjonowaniu, nie tylko obszaru finansowego, ale również całej organizacji. Niestety, zaledwie niewielka część z nich decyduje się na optymalizacje procesów w trybie ciągłym. Owszem, są one często opisane czy rozrysowane na diagramach, brakuje jednak regularnego pomiaru ich efektywności.

    Jednym z najważniejszych priorytetów CFO jest przyspieszenie procesu zamknięcia miesiąca, co pozwoli na skoncentrowanie się na strategicznych kwestiach. Zespół finansowy zamykając księgi w ciągu zaledwie pięciu dni zamiast dziesięciu, może pięć dodatkowych dni w miesiącu poświęcić na prognozowanie i wsparcie decyzyjne dyrektora, planowanie przyszłych projektów oraz usprawnienie procesu sprawozdawczości finansowej. W celu oceny procesu należy uzyskać kilka odpowiedzi, w tym: 

    • do którego dnia miesiąca spływają faktury zakupu oraz do kiedy są księgowane?

    • do którego dnia miesiąca wystawiane są faktury sprzedaży? 

    • do którego dnia miesiąca księgowane są wyciągi bankowe i rozliczane wpłaty?

    • do którego dnia miesiąca naliczane są prowizje sprzedażowe i określane wielkości rezerw?

    • do którego dnia miesiąca uzgadniane są poszczególne pozycje bilansowe np. zobowiązania i należności, rozliczenia międzyokresowe, naliczona amortyzacja itp.

    • czy występują materialne nieścisłości w informacjach między systemami raportowymi i jak szybko jestem w stanie to sprawdzić? 

    • jak duża ilość pracowników jest zaangażowana w proces zamknięcia?

    • ile dni potrzeba na zamknięcie miesiąca (zgodnie z procesem vs. z rzeczywistością)?

    • czy obecny proces zamknięcia pozwala przygotować sprawozdanie finansowe w 30 dni?

  • Liczba i zróżnicowanie źródeł danych finansowych

    Problem jest szczególnie zauważalny w dużych przedsiębiorstwach o rozbudowanym systemie dystrybucji, jak również w tych, które rozszerzając swoją ofertę produktową, mnożyły systemy dziedzinowe odpowiadające za ich obsługę. Problemem stały się koszty utrzymania, jak i ich mała elastyczność w reagowaniu na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw i instytucji tj. ograniczone możliwości rozwoju systemów, a także problem z dostępem do znajdujących się w nich danych.

  • Mała otwartość na zmiany i brak wystarczających zasobów w obszarze finansowym

    utrudniają skuteczne prowadzenie projektów wdrożeniowych mających na celu automatyzację procesów.

    Sytuacje, w których osoby oddelegowane do realizacji projektu muszą równolegle wykonywać swoje obowiązki, wynikające z ich pierwotnie przypisanej w organizacji roli, nie należą do rzadkości.

    Planując etatyzację zespołu, bardzo rzadko uwzględnia się dodatkową potrzebę zaangażowania pracowników w działalność projektową. W konsekwencji, pracownicy oddelegowani na projekt, są w rzeczywistości niedostępni lub realizują dodatkowe zadania w ramach nadgodzin, co jest jedynie początkiem problemów. Dodatkowo, nieplanowana konieczność zmian w systemach informatycznych może być również powiązana z wymaganiami stawianymi przez regulatora czy ustawodawcę. 

  • Pomimo inwestycji w systemy ERP, procesy nadal w dużym stopniu bazują na pracy manualnej

    Znaczna cześć firm już wcześniej dostrzegła korzyści wynikające z wykorzystywania nowoczesnych systemów klasy ERP. Jednak nadal bardzo często procesy i podprocesy dotyczące zamykania miesiąca bazują na arkuszach kalkulacyjnych oraz komunikacji mailowej. Powyższe wynika z wykorzystywania obecnego systemu w ograniczonym stopniu, błędami w jego wdrożeniu, ewentualnymi kosztami wynikającymi z jego dalszego rozwoju czy zakupem dodatkowych modułów, a także barierami funkcjonalnymi (np. brakiem narzędzi pozwalających na skuteczną automatyzację procesów) oraz samym przyzwyczajeniem użytkowników do dotychczasowych programów. 

  • Wyzwania organizacyjne i rozproszenie geograficzne realizowanych procesów

    W obecnej sytuacji, działy finansowe, aby w efektywny sposób realizować stawiane przed nimi cele, powinny posiadać szeroki zakres kompetencji, który wykracza poza dokonywanie księgowań, czy przygotowywanie sprawozdań finansowych. Funkcjonalne zorganizowanie zadań powoduje, że szybkie dostarczenie informacji zarządczej, praca z danymi, odpowiadanie na złożone zagadnienia podatkowe, czy wypełnianie obowiązków raportowych stają się codziennymi, lecz trudnymi do pokonania wyzwaniami. Dodatkowo, brak efektywnej komunikacji między poszczególnymi jednostkami kompetencyjnymi oraz duże rozproszenie geograficzne znacząco pogłębiają te problemy.

Lista powyższych wyzwań z pewnością nie jest kompletna, a droga, którą pokonać muszą firmy do zbudowania funkcji Finansów przyszłości jest długa i skomplikowana.

Podsumowanie

Szczególną uwagę należy zwrócić na zaprojektowanie efektywnych procesów, które będzie wspierała właściwie wybrana technologia. W efekcie, użytkownicy będą mogli skupić się na ważnych obowiązkach i swojej roli w organizacji. Decydując się na rozwiązania systemowe, należy wybrać partnera biznesowego, który zarówno zaprojektuje proces, określi zakres funkcjonalny narzędzia lub systemu, jak i zapewni bezproblemowe wdrożenie. 

Ponadto, należy podkreślić, że wszelkie wskazane wyzwania i trendy nie mają jedynie wymiaru technologicznego, a raczej technologiczno-organizacyjny. Tylko dobrze zorganizowane i „zwinne” zespoły, o szerokich kompetencjach, posiadające zestaw odpowiednio dobranych narzędzi, spełnią wymagania decydentów oraz pozostałych kluczowych interesariuszy.

Informacje

Autor Mirosław Gamla

EY Polska, Technology Consulting, Senior Manager, Lider Technology Enabled Transformation in Finance

Zwolennik tradycyjnych zasad i (w)chodzenia nowymi drogami. Pasjonat himalaizmu, otwarty na nowości. Ojciec dorastających córek wprowadzający swoją cierpliwość na niebiotyczne poziomy…

Powiązane tematy Technologia EY SAP Consulting

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.