Jesienne wyzwania
Tzw. tarcza antykryzysowa uchwalona w związku z pandemią koronawirusa spowodowała, że dwa kolejne etapy wdrażania PPK tj. II i III wejdą w życie w tym samym czasie. Po przesunięciu terminu dla średnich firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników i utrzymaniu go bez zmian dla najmniejszych przedsiębiorstw zatrudniających od 20 do 49 osób, obie grupy na przygotowanie się do PPK mają czas do jesieni.
Choć dziś może się wydawać, że czasu jest dużo, nie warto zostawiać decyzji na ostatnią chwilę. Jednym z największych wyzwań przy wdrażaniu programu będzie zaś wybór adekwatnej instytucji finansowej.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek wybrania instytucji prowadzącej. W praktyce wiele firm może mieć z tym problem, bo ich oferty są oparte o różne parametry i trudno je przeanalizować. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z doświadczenia specjalistów. Taką bieżąca, szczegółową analizę rynku, która może być pomocna w wyborze instytucji prowadzącej w swojej ofercie ma wiele firm doradczych, w tym EY – zauważa Karol Raźniewski.
Powierzenie analizy ofert w ręce specjalistów ma jeszcze dwa bardzo istotne aspekty.
Pierwszy ma związek z kryteriami jakimi przy wyborze instytucji zarządzającej PPK musi kierować się pracodawca, gdyż w świetle przepisów, realizacja tego obowiązku nie jest czystą formalnością. Z ustawy o PPK wynika bowiem wprost, że wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Pracodawca przy wyborze instytucji finansowej musi kierować się zapewnieniem jak największej efektywności dla pracowników. Pojęcie to nie jest jednak zdefiniowane. Niemniej niezależni doradcy są w stanie szybko i profesjonalnie sprawdzić, która instytucja w danym przypadku gwarantuje taką efektywność. Ponadto udział zewnętrznego audytora minimalizuje ryzyko zarzutu braku nienależytej staranności czy zaniedbania przy tym wyborze oraz zapewnia jego pełną transparentność. W konsekwencji pozwala bezproblemowo zrealizować jeden z najistotniejszych etapów w przygotowaniu do wdrożenia PPK – zapewnia dr Raźniewski. Tym samym skorzystanie z pomocy zewnętrznego audytora przy wyborze instytucji zarządzającej PPK pozwala optymalnie zabezpieczyć nie tylko interesy pracodawcy, ale także pracowników. Pomoc specjalistów może również istotnie przełożyć się na sytuację kadry zarządzającej, gdyż redukuje do minimum ryzyko odpowiedzialności za nieprawidłowości, której ciężar po stronie pracodawcy spoczywa zasadniczo na zarządzie.
Ostatnim elementem na jaki pracodawcy muszą zwrócić uwagę w procesie przygotowania do wdrożenia PPK jest komunikacja z pracownikami. Firma ma obowiązek poinformować pracowników o zasadach PPK, przede wszystkim, gdy chodzi o sposób i wysokości potrącania składek. Ważną informacją jest też wskazanie możliwości rezygnacji z PPK. Pracodawcy nie wolno jednak do tego zachęcać. Musi więc zapewnić taką formę komunikacji z załogą, żeby nie narazić się na zarzut złamania tego zakazu.
Podsumowanie
Średnie firmy – w wyniku pandemii – oraz małe przedsiębiorstwa mają jeszcze kilka miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia PPK. Przede wszystkim muszą skupić się na odpowiednim wyborze instytucji finansowej, rozmowach z pracownikami oraz zminimalizowaniu ryzyka dla kadry zarządzającej. Pomoc profesjonalnych doradców może zaś okazać się nieodzowna w ich sprawnym przeprowadzeniu i wdrożeniu.
