3 min. czytania 12 sie 2020
Co nowego w PPK - roczne podsumowanie, nowe wyzwania

Pracownik za granicą – jakie ryzyka dla pracodawcy wiążą się z delegowaniem pracowników i pracą zdalną wykonywaną za granicą

Autorzy
Eliza Skotnicka

EY Polska, Senior Manager w Zespole People Advisory Services w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Nie ma firmy bez ludzi. W świecie VUCA działy HR mają misję - liderów transformacji.

Rafał Tołwiński

EY Polska, Senior Manager w Zespole People Advisory Services w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Rafał to licencjonowany doradca podatkowy oraz starszy menedżer doradzający polskim i międzynarodowym firmom, z wieloletnim doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.

3 min. czytania 12 sie 2020

Epidemia COVID-19 spowodowała, że praca zdalna stała się niemal powszechna. Coraz częściej pracownicy zamierzają wykonywać ją przebywając za granicą. Należy pamiętać, że każdy przypadek wykonywania pracy zdalnie za granicą rodzi ryzyka zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy na wielu polach, nie tylko na gruncie prawa podatkowego, ale także prawa pracy. Może to także dotyczyć możliwości uznania takiego pracownika za delegowanego do innego państwa członkowskiego.

Nowe przepisy o delegowaniu pracowników

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług została uchwalona jeszcze w 2018 r. Wprowadza ona zmiany do minimalnych warunków zatrudnienia, które podmioty delegujące zobowiązane są zagwarantować pracownikom kierowanym do pracy do innego państwa członkowskiego.

Dla pracodawców w Polsce najistotniejszymi kwestiami z nowej ustawy są:

  • rozszerzenie katalogu warunków zatrudnienia, które należy zapewnić pracownikowi delegowanemu, w tym konieczność zapewnienia pełnego wynagrodzenia wraz z dodatkami zamiast wynagrodzenia minimalnego obowiązującego na terytorium państwa oddelegowania,
  • po upływie 12 miesięcy delegowania (wyjątkowo po upływie 18 miesięcy) zastosowanie również dodatkowych warunków zatrudnienia, które mają zastosowanie do pracowników państwa przyjmującego,
  • wprowadzenie nowych zasad dotyczących zastępowania pracowników oraz świadczenia pracy tymczasowej,
  • brak możliwości wliczenia do wynagrodzenia zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, poniesionych w związku z delegowaniem, co istotnie może zwiększyć koszty delegowania,
  • nowy obowiązek dla pracodawcy – konieczność złożenia umotywowanego powiadomienia do PIP, umożliwiającego delegowanie pracownika w oparciu o minimalne warunki zatrudnienia na okres powyżej 12 miesięcy.

Termin na implementację dyrektywy upłynął 30 lipca 2020 r. Już dziś wiadomo jednak, że pracodawcy mogą mieć dużo trudności z ustaleniem przepisów, które mają stosować. Często nie wiedzą  nawet gdzie ich szukać. Nie wszystkie Państwa członkowskie zdążyły bowiem wprowadzić odpowiednie przepisy do swojego ustawodawstwa, a te, które je wprowadziły, nie zawsze publikują je w sposób ogólnodostępny, kompletny, czy w innych językach niż język danego państwa. Dodatkowym utrudnieniem jest to, że dyrektywa wskazuje jedynie minimalne warunki zatrudnienia, a kraje członkowskie w różny sposób je implementują, np. wprowadzając dużo bardziej szczegółowe przepisy niż zobowiązywała je do tego dyrektywa. 

Pracodawca może mieć zatem liczne wątpliwości, np. w jaki sposób rozumieć pojęcie „wynagrodzenia” w danym kraju, jak liczyć okres delegowania, po upływie którego należy zapewnić dodatkowe warunki zatrudnienia oraz w jaki sposób ustalić łączny okres pracy na danym stanowisku przez różnych pracowników delegowanych, w szczególności gdy w dniu wejścia w życie nowych przepisów mogą już mieć w danym państwie delegowanych pracowników.
Rafał Tołwiński
Senior Manager w EY

Należy pamiętać, że sama znajomość dyrektywy nie jest wystarczająca żeby określić warunki zatrudnienia pracownika delegowanego w innym państwie członkowskim. Nie jest to również wystarczające, by w sposób bezpieczny pod względem ryzyk prawnych, delegować pracownika za granicę. Niezbędna jest znajomość przepisów krajowych obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich, by zminimalizować ryzyko nałożenia na pracodawcę sankcji za niedopełnienie formalności. A te mogą być bardzo wysokie. Dla przykładu: na podstawie polskich przepisów, brak poinformowania Państwowej Inspekcji Pracy o pracownikach delegowanych na terytorium RP lub naruszenie innego obowiązku określonego w ustawie zagrożone jest karą grzywny w wysokości nawet do 30 000 PLN. Analogiczne lub wyższe kary są przewidziane w innych krajach UE. Kontrola właściwego stosowania przepisów może w tym przypadku zostać wszczęta zarówno w Polsce jak i innym kraju. 

Praca zdalna za granicą

Epidemia COVID-19 i ostatnie miesiące udowodniły, że wykonywanie obowiązków pracowniczych zdalnie jest możliwe, a co więcej dla pracownika jest atrakcyjną alternatywą wobec tradycyjnych form wykonywania pracy. Wraz z pojawieniem się nowego modelu pracy pojawiały się jednak nowe ryzyka dla pracodawcy.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalnie w innym kraju, a jego związek z Polską można kwestionować (np. gdy jego miejsce zamieszkania nie jest w Polsce), znacznie wzrasta ryzyko wystąpienia opodatkowania w innym kraju, a w skrajnych przypadkach - uznania jego wyjazdu za podróż służbową lub delegowanie. W takim wypadku konieczne byłoby stosowanie przez pracodawcę wobec takiego pracownika przepisów zgodnych z dyrektywą i ustawodawstwem kraju, w którym przebywa pracownik. Co więcej, jego praca zdalna za granicą może zostać potraktowana jako ustanowienie zakładu podatkowego (PE) polskiej firmy, co wiąże się z koniecznością płacenia w innym kraju przez pracodawcę CIT-u.

Praca zdalna za granicą albo wykonywana z dwóch różnych krajów może również oznaczać, że pracodawca zostanie potraktowany w tym drugim kraju za płatnika składek ubezpieczeniowych, co wiąże się z obowiązkiem rejestracji w lokalnym systemie ubezpieczeniowym, w tym konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. 

Należy również w tym miejscu wspomnieć o kwestiach dotyczących wypadku przy pracy, lub o niebezpieczeństwie wycieku danych osobowych. Oba te przypadki będą rodzić wątpliwości interpretacyjne, którego kraju i jakie przepisy powinny zostać zastosowane. Nie mówiąc już o sprawie fundamentalnej w czasach pandemii jaką jest możliwość korzystania z publicznej służby zdrowia czy korzystanie z ubezpieczeń. W sytuacji choroby lub wypadku, stwierdzenie wykonywania pracy pod przykrywką wyjazdu turystycznego najprawdopodobniej przekreśli szanse na ochronę ubezpieczeniową i wywoła lawinę problemów i kosztów, o które pracownik z pewnością upomni się u pracodawcy.
Eliza Skotnicka
Senior Manager EY

Powyższe sytuacje to tylko czubek góry lodowej ryzyk i wątpliwości, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem pracy zdalnej za granicą w sposób pozostający poza wiedzą i kontrolą pracodawcy.   

Praca zdalna - Czy pracodawca jest świadomy ryzyka z nią związanego?

Pracodawcy coraz częściej stosują elastyczny czas pracy i dają możliwość pracownikom pracy zdalnej. Jeżeli dotychczas nie było to praktykowane, zostali do tego zmuszeni obecną trudną sytuacją związaną z COVID-19. Takie działanie musi być jednak starannie przemyślane i odpowiednio zorganizowane, a przedefiniowanie podejścia do pomiaru produktywności czy harmonogramów pracy może być najmniejszym z problemów pracodawcy. Dużo większe ryzyko niosą ze sobą nowe kwestie prawno – podatkowe związane z pracą zdalną pracowników, szczególnie wykonywaną przez pracownika z innego kraju.

Przedsiębiorcy muszą dobrze poznać nowe regulacje związane z delegowaniem pracowników i wiedzieć, w jakich okolicznościach ich pracownicy wykonują pracę zdalną, odpowiednio zakomunikować skutki takiej sytuacji, wprowadzić zabezpieczenia. Każdy przypadek pracownika przebywającego za granicą i pracy zdalnej z zagranicy  powinien być analizowany oddzielnie, zarówno pod kątem przepisów lokalnych w danym kraju, jak i przepisów umów międzynarodowych. To pozwoli pracodawcom na zminimalizowanie ryzyka sankcji za nieprawidłowości, zarówno w Polsce jak i innym kraju. 

25 sierpnia 2020 r. zapraszamy na webcast o pracy zdalnej.

Zapisz się!

Warto również przeczytać o rezydencji podatkowej i wykonać nasz bezpłatny test rezydencji podatkowej.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Praca zdalna i delegowanie pracownika do innego kraju to dwa niezwykle istotne zagadnienia. Polski pracodawca musi pamiętać, że każdy przypadek pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika, w szczególności z innego kraju, jak i pracownika za granicą rodzi ryzyka zarówno dla niego, jak i dla pracownika na wielu polach, nie tylko dodatkowych obciążeń i kosztów na gruncie prawa podatkowego, ale także prawa pracy. 

Kontakt

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami

Informacje

Autorzy
Eliza Skotnicka

EY Polska, Senior Manager w Zespole People Advisory Services w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Nie ma firmy bez ludzi. W świecie VUCA działy HR mają misję - liderów transformacji.

Rafał Tołwiński

EY Polska, Senior Manager w Zespole People Advisory Services w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Rafał to licencjonowany doradca podatkowy oraz starszy menedżer doradzający polskim i międzynarodowym firmom, z wieloletnim doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.