Pracownik za granicą – jakie ryzyka dla pracodawcy wiążą się z delegowaniem pracowników i pracą zdalną wykonywaną za granicą

Epidemia COVID-19 spowodowała, że praca zdalna stała się niemal powszechna. Coraz częściej pracownicy zamierzają wykonywać ją przebywając za granicą. Należy pamiętać, że każdy przypadek wykonywania pracy zdalnie za granicą rodzi ryzyka zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy na wielu polach, nie tylko na gruncie prawa podatkowego, ale także prawa pracy. Może to także dotyczyć możliwości uznania takiego pracownika za delegowanego do innego państwa członkowskiego.

Należy pamiętać, że sama znajomość dyrektywy nie jest wystarczająca żeby określić warunki zatrudnienia pracownika delegowanego w innym państwie członkowskim. Nie jest to również wystarczające, by w sposób bezpieczny pod względem ryzyk prawnych, delegować pracownika za granicę. Niezbędna jest znajomość przepisów krajowych obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich, by zminimalizować ryzyko nałożenia na pracodawcę sankcji za niedopełnienie formalności. A te mogą być bardzo wysokie. Dla przykładu: na podstawie polskich przepisów, brak poinformowania Państwowej Inspekcji Pracy o pracownikach delegowanych na terytorium RP lub naruszenie innego obowiązku określonego w ustawie zagrożone jest karą grzywny w wysokości nawet do 30 000 PLN. Analogiczne lub wyższe kary są przewidziane w innych krajach UE. Kontrola właściwego stosowania przepisów może w tym przypadku zostać wszczęta zarówno w Polsce jak i innym kraju. 

Praca zdalna za granicą

Epidemia COVID-19 i ostatnie miesiące udowodniły, że wykonywanie obowiązków pracowniczych zdalnie jest możliwe, a co więcej dla pracownika jest atrakcyjną alternatywą wobec tradycyjnych form wykonywania pracy. Wraz z pojawieniem się nowego modelu pracy pojawiały się jednak nowe ryzyka dla pracodawcy.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalnie w innym kraju, a jego związek z Polską można kwestionować (np. gdy jego miejsce zamieszkania nie jest w Polsce), znacznie wzrasta ryzyko wystąpienia opodatkowania w innym kraju, a w skrajnych przypadkach - uznania jego wyjazdu za podróż służbową lub delegowanie. W takim wypadku konieczne byłoby stosowanie przez pracodawcę wobec takiego pracownika przepisów zgodnych z dyrektywą i ustawodawstwem kraju, w którym przebywa pracownik. Co więcej, jego praca zdalna za granicą może zostać potraktowana jako ustanowienie zakładu podatkowego (PE) polskiej firmy, co wiąże się z koniecznością płacenia w innym kraju przez pracodawcę CIT-u.

Praca zdalna za granicą albo wykonywana z dwóch różnych krajów może również oznaczać, że pracodawca zostanie potraktowany w tym drugim kraju za płatnika składek ubezpieczeniowych, co wiąże się z obowiązkiem rejestracji w lokalnym systemie ubezpieczeniowym, w tym konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.