Suma wypłacanych świadczeń z funduszu wypadkowego corocznie przekracza 5 mld złotych. W dobie COVID-19 obecne zmiany warunków pracy mogą wpłynąć na znaczny wzrost zagrożeń.
Sprawdź prawidłowość składki wypadkowej wskazanej przez ZUS
108,4 tysięcy poszkodowanych w wypadkach przy pracy w 2018 roku to liczba wskazana w raporcie ZUS o płatnikach składek na ubezpieczenie wypadkowe, którzy za 2018 rok złożyli informację ZUS IWA. Z Raportu z badania EY „Koszty bezpieczeństwa pracy i prewencja wypadkowa”* z 2016 roku wynika natomiast, że suma wypłacanych świadczeń z funduszu wypadkowego corocznie przekracza 5 mld złotych. Rok 2020 jest szczególny, gdyż w związku z sytuacją COVID-19 obecne zmiany warunków pracy mogą wpłynąć na znaczny wzrost zagrożeń i zmiany w raportowaniu dokonywanym przez służby BHP. Zmiany te mają bezpośredni wpływ na istotne pozycje kosztów personalnych spółki na najbliższe lata. Z punktu widzenia przedsiębiorcy i pracodawcy, wypadki przy pracy wpływają na absencję chorobową, mogą opóźnić lub całkowicie wstrzymać pracę, i przede wszystkim wpływają na wzrost wysokości stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe. Dlatego tak ważna jest analiza stopy procentowej wskazanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Obliczenie wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe
Stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, która obowiązuje płatnika składek, ustala się na rok składkowy trwający od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku. Pismo od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z nową wysokością stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na najbliższy rok składkowy otrzymują płatnicy, którzy w trzech kolejnych latach zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średniomiesięcznie co najmniej dziesięć osób i za te lata złożyli dane o wypadkowości na druku ZUS IWA. Przykładowo, na rok składkowy trwający od 1 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r., ZUS wyznaczy ją płatnikom, którzy przekazali informacje ZUS IWA za lata: 2016, 2017, 2018. Na podstawie zawartych w nich danych ZUS oblicza indywidualną wysokość składki wypadkowej dla każdego płatnika.
Ważne!
O wysokości stopy procentowej ZUS powinien zawiadomić płatnika składek w terminie do 20 kwietnia danego roku.
Proces ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe jest skomplikowany i uzależniony od kilku czynników. Przede wszystkim, zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: Ustawa) stopę ustala się jako iloczyn stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe określonej dla grupy działalności, do której należy płatnik składek, i wskaźnika korygującego ustalonego dla płatnika składek.
Z Ustawy wynika, że płatnik składek należy do grupy działalności ustalonej dla jego rodzaju działalności według PKD ujętego w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia poprzedniego roku. Przyporządkowanie do właściwej grupy działalności odbywa się na podstawie dwóch pierwszych cyfr kodu PKD. Natomiast wskaźnik korygujący jest ustalany indywidualnie dla każdego płatnika składek na dany rok składkowy i ustalany jest na podstawie wielkości różnicy pomiędzy kategorią ryzyka dla grupy działalności, do której należy płatnik składek, a kategorią ryzyka ustaloną dla tego płatnika składek przez ZUS na podstawie danych zawartych w informacjach ZUS IWA złożonych za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe.
Istotna jest również liczba ubezpieczonych dla potrzeb ustalenia właściwej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowego. Ustala się ją jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej 1 dzień jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.
Przykład
Spółka z o.o. w ciągu poszczególnych miesięcy 2019 roku zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę ubezpieczonych: Styczeń: 20; Luty: 22; Marzec: 22; Kwiecień: 21; Maj: 21; Czerwiec: 21; Lipiec: 19; Sierpień: 19; Wrzesień: 20; Październik: 20; Listopad: 21; Grudzień 21.
Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu tych miesięcy wynosiła 247. W związku z tym, liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe na rok składkowy trwający od 1.04.2020 r. do 31.03.2021 r. wynosi: 247 : 12 = 20,583. Po zaokrągleniu do jedności – 21 (Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5).
Ważne!
Jeżeli płatnik składek nie przekaże informacji ZUS IWA albo przekaże w niej nieprawdziwe dane, co spowodowało zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS ustala, w drodze decyzji, stopę procentową na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Ponadto, płatnik zobowiązany jest opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.
Różnicowanie wysokości stawki wypadkowej
W przypadku firm zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, stopa procentowa waha się od 0,67% do 3,33%, a dla mniejszych firm wynosi 1,67%. Może być ona obniżona lub podniesiona przez ZUS w zależności od liczby wypadków przy pracy i osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Różnicowanie składki na ubezpieczenie wypadkowe ma motywować płatników składek, by podejmowali działania w zakresie prewencji wypadkowej oraz by przestrzegali przepisów BHP.
Z raportu ZUS-u o płatnikach składek na ubezpieczenie wypadkowe, którzy za 2018 rok złożyli informację ZUS IWA wynika, że przeciętna stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe na jednego płatnika, ustalona dla płatników, którzy złożyli za 2018 rok (trzeci kolejny raz) Informację ZUS IWA wyniosła 1,04%, w porównaniu z rokiem poprzednim nie uległa ona zmianie.
Ważne!
ZUS podwyższy płatnikowi wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalonej na najbliższy rok składkowy o 100%, jeżeli z wnioskiem takim wystąpi inspektor pracy, po stwierdzeniu rażącego naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w czasie dwóch kolejnych kontroli.
Kwestionowanie stopy procentowej składki wskazanej przez ZUS
62% badanych wskazanych we wspomnianym wyżej Raporcie EY potwierdziło, że odprowadzana przez nich składka wypadkowa jest zbyt wysoka, a tylko 22% uważa, że jest ona optymalna. Co jednak najistotniejsze, aż 54% firm w ogóle nie sprawdzało wysokość stopy procentowej składki wyliczonej dla nich przez ZUS. Biorąc pod uwagę, że zadaniem członków zarządów jest dbanie o poprawność i efektywność funkcjonowania ich przedsiębiorstw, wydaje się, że sprawdzenie wysokości tej składki oraz odzyskania nadpłaconej ich części jest słuszna. W przedsiębiorstwach zatrudniających kilkuset pracowników roczny koszt składki wypadkowej może się bowiem wahać od kilkudziesięciu tysięcy do nawet kilku milionów złotych.
Z wieloletnich doświadczeń EY wynika, że aż w 70% analizowanej dokumentacji znajdują się rozbieżności, które mogą wpłynąć na zmianę wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dzięki analizie dokumentacji dotyczącej sposobu wyliczania składki, stanów zatrudnienia oraz dokumentów źródłowych z obszarów BHP, kadr i płac, a także dokumentacji zdarzeń wypadkowych oraz samych deklaracji ZUS IWA, możliwe jest wniesienie wniosku o zwrot nadpłaconych składek lub zaliczeniu ich na poczet przyszłych płatności.
Przykładowe oszczędności uzyskane w projektach EY w różnych branżach:
- Branża spożywcza, zatrudnienie 170 pracowników – 170 000 zł
- Branża handlowa, zatrudnienie 400 pracowników – 600 000 zł
- Branża logistyczna, zatrudnienie 250 pracowników – 120 000 zł
- Branża produkcyjna, zatrudnienie 1500 pracowników – 500 000 zł
- Branża budowlana, zatrudnienie 450 pracowników – 900 000 zł
- Branża hutnicza, zatrudnienie 2000 pracowników – 3 000 000 zł
Ważne!
O zwrot nadpłat można się ubiegać o lata wstecz. Zwrot nadpłaconych składek może wynosić nawet kilkaset tysięcy złotych.
*Pobierz Raport z badania EY „Koszty bezpieczeństwa pracy i prewencja wypadkowa”
Autorzy: Grzegorz Piliszek Starszy Menedżer i Przemysław Szewczyk, Konsultant w zespole People Advisory Services
