Zasady wypłaty dywidendy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w pytaniach i odpowiedziach

1. Czym jest prawo do dywidendy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością? W jakiej formie można wypłacić dywidendę?

Dywidenda jest to kwota zysku, która jest wypłacana wspólnikom spółki. A zatem prawo do dywidendy oznacza prawo wspólnika do otrzymywania zysku od spółki, której udziały posiada. 

Dywidenda kojarzy się z wypłatą pieniędzy i taką formę przybiera najczęściej. Nie znaczy to jednak, że tylko taka forma jest prawnie dopuszczalna. Mimo użycia w kodeksie spółek handlowych pojęcia „wypłata” nie ma przeszkód, aby została ona dokonana w formie rzeczowej (np. wydanie ruchomości lub nawet nieruchomości) lub np. bezgotówkowo poprzez kompensatę (potrącenie) z wierzytelnością spółki wobec wspólnika.

2. Kto ma prawo do dywidendy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Dywidenda należy się wspólnikom, którzy posiadali udziały spółki w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku. Jeżeli umowa spółki zawiera odpowiednie postanowienia, dzień, według którego ustala się uprawnionych do dywidendy, można ustalić inaczej.

3. Kto decyduje o wypłacie dywidendy i jak często można taką decyzję podjąć?

Decyzja ta należy do wspólników i może zostać podjęta raz w roku, podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Podczas takiego zgromadzenia wspólnicy muszą podjąć obowiązkowe uchwały, do których zaliczamy m.in. uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego oraz uchwałę o podziale zysku za miniony rok obrotowy lub o pokryciu straty. W przypadku podjęcia uchwały o podziale zysku wspólnicy mogą zadecydować o wypłacie dywidendy.

4. Jakie warunki muszą być spełnione, aby wypłacić dywidendę?

Aby możliwa była wypłata dywidendy konieczne jest spełnienie następujących warunków: 

• sporządzenie sprawozdania finansowego i podpisanie go przez członków zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym (patrz odpowiedź na pytanie nr 10); 
• wydanie opinii przez biegłego rewidenta, jeśli spółka podlega obowiązkowi badania sprawozdania finansowego (patrz odpowiedź na pytanie 11); 
• suma odpowiednich pozycji w sprawozdaniu finansowym powinna być dodatnia, tzn. spółka może wypłacić zysk (z zysku z ostatniego roku lub z lat ubiegłych) (patrz odpowiedź na pytania nr 5); 
• odbycie przez wspólników zwyczajnego zgromadzenia wspólników; 
• podjęcie przez zwyczajne zgromadzenie wspólników uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku w formie wypłaty dywidendy.

5. Jak obliczamy kwotę dywidendy?

Przy obliczaniu kwoty dywidendy bierzemy pod uwagę następujące pozycje:

1. zysk za ostatni rok obrotowy
2. niepodzielone zyski z lat ubiegłych, oraz 
3. kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału.

Tak uzyskaną kwotę następnie pomniejszamy o:

1. niepokryte strat, 
2. udziały własne (ich wartość),
3. kwoty, które zgodnie z umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Przykład

Jeśli kwota zysku jest niższa, niż kwota niepokrytych strat, ale po dodaniu niepodzielonych zysków z lat ubiegłych jest ona wyższa od zera, to zysk w postaci dywidendy może zostać przeznaczony do podziału. Podobnie stanie się, gdy spółka nie odniosła zysku za ostatni rok obrotowy, ale posiada np. znaczące zyski z lat ubiegłych, które nie zostały jeszcze wypłacone, i po zsumowaniu tych pozycji kwota jest wyższa od zera. 

6. Czy można podzielić zysk, jeżeli koszty prac rozwojowych spółki (zakwalifikowanych jako aktywa spółki) nie zostały jeszcze całkowicie odpisane?

Jest to możliwe, ale kwota kapitałów rezerwowych i zapasowych dostępnych do podziału i zysków z lat ubiegłych musi być większa lub co najmniej równa kwocie kosztów nieodpisanych. Warto pamiętać o tym wymogu w przypadku spółek, które kwalifikują w ten sposób prace badawcze i rozwojowe.

7. Czy dywidenda może być wypłacona, gdy spółka ma ujemne kapitały? Czym są ujemne kapitały?

Ujemne kapitały (własne) to sytuacja, w której wartość zobowiązań spółki przewyższa wartość jej aktywów. W sytuacji, gdy wystąpią ujemne kapitały, dywidenda nie może zostać wypłacona. Wynika to z zasady ochrony kapitału zakładowego w spółce z o.o. Przepisy zakazują w takiej sytuacji wszelkich wypłat do wspólników, ponieważ w pierwszej kolejności środki powinny zostać przekazane na wyrównanie zaistniałego braku. 

Co istotne, w sytuacji ujemnych kapitałów spółka nie powinna dokonywać żadnych wypłat do wspólników, a zatem teoretycznie również np. z tytułu spłaty pożyczki, z tytułu sprzedaży, itd.

8. Czy dywidenda może zostać wypłacona z kapitału zapasowego?

Dywidenda może zostać wypłacona z kapitału zapasowego, ale tylko wtedy, gdy pochodzi z zysku. Oznacza to, że dywidenda nie może być na przykład wypłacona z kapitału zapasowego pochodzącego z agio. Agio to nadwyżka ceny, po której udziały zostały objęte ponad ich wartością nominalną. 

Przykład

Jeśli udziały zostały objęte po cenie dwukrotnie wyższej niż ich wartość nominalna, to wówczas połowa tej ceny zasili kapitał zapasowy.

Z agio możemy mieć do czynienia zarówno w momencie zawiązywania spółki i pokrywania jej kapitału zakładowego, jak również przy późniejszych zmianach wysokości kapitału zakładowego. 

9. Kiedy powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może odbyć się raz w roku, po zakończeniu roku obrotowego, lecz nie później niż 6 miesięcy od jego zakończenia. W spółkach, których rok obrotowy jest zrównany z rokiem kalendarzowym, zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca. W praktyce, aby zwyczajne zgromadzenie wspólników mogło rozpatrzyć wszystkie ustawowo wymagane kwestie, to przed jego zwołaniem konieczne jest prawidłowe sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (patrz pytanie nr 10 poniżej).

10. Kiedy roczne sprawozdanie finansowe uważane jest za prawidłowo sporządzone?

Roczne sprawozdanie finansowe uważane jest za prawidłowo sporządzone, gdy zostało

1. sporządzone w postaci elektronicznej (obecnie w formacie xml i w odpowiedniej strukturze) oraz
2. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez:
   • wszystkich członków zarządu (jako kierowników jednostki) oraz 
   • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (jeśli doszło do powierzenia). 

Odmowa podpisania sprawozdania wymaga pisemnego uzasadnienia, które należy dołączyć do sprawozdania. 

W przypadku, gdy nie jest możliwe uzyskanie podpisów wszystkich członków zarządu pod sprawozdaniem, możliwe jest przygotowane oświadczeń przez członków zarządu, którzy nie mogą podpisać sprawozdania finansowego elektronicznie. W oświadczeniach należy wskazać, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w przepisach. Po sporządzeniu takich oświadczeń jedna osoba z zarządu może podpisać sprawozdanie elektronicznie. 

Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od końca roku finansowego.

11. Kiedy sprawozdanie spółki podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta? 

W odróżnieniu od spółek akcyjnych, nie każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Obowiązek przeprowadzenia takiego badania zachodzi, gdy w poprzedzającym roku obrotowym spółki, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spółka spełniła co najmniej dwa z następujących kryteriów:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Co ważne, podział zysku i wypłata dywidendy jest nieważny, jeśli został dokonany zanim biegły rewident wystawił opinię z badania sprawozdania finansowego spółki.

12. Czy można zmienić uchwałę zwyczajnego zgromadzenia wspólników o podziale zysku po jej podjęciu?

Co do zasady raz podjętej uchwały o wypłacie dywidendy nie powinno się zmieniać, zwłaszcza jeśli chodzi o kwotę uchwalonej dywidendy. Jest to zgodne z rygorystycznym, ale wciąż aktualnym stanowiskiem polskich sądów. Wyjątkiem od tej reguły mogą być oczywiste pomyłki, takie jak błędy rachunkowe. W zależności od sytuacji, można uznać inne drobne zmiany za dopuszczalne. Dlatego proces wypłaty dywidendy powinien zostać dobrze przemyślany i zaplanowany, zwłaszcza jeśli chodzi o kwotę dywidendy i termin jej wypłaty.

13. W jakiej proporcji powinna zostać wypłacona dywidenda?

Zasadą jest wypłata dywidendy proporcjonalnie do liczby posiadanych przez danego wspólnika udziałów. Oznacza to, że im więcej udziałów posiada dany wspólnik, tym wyższa będzie jego dywidenda. Możliwe jest jednak odmienne ukształtowanie zasad wypłaty dywidendy w umowie spółki, np. poprzez uprzywilejowanie niektórych udziałów w zakresie prawa do dywidendy lub wyłączenie w części zysku, który może zostać przeznczony do podziału.

14. Kiedy należy wypłacić dywidendę? 

Dywidendę wypłaca się w dniu określonym w uchwale wspólników. Jeżeli uchwała wspólników takiego dnia nie określa, dywidenda powinna zostać wypłacona niezwłocznie po podjęciu uchwały o podziale zysku przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. 

15. Czy przed dniem wypłaty dywidendy należy dopełnić jakichś dodatkowych czynności?

Szczególnie w przypadku gdy wspólnikami są podmioty prowadzące działalność za granicą, wypłatę dywidendy powinna poprzedzić weryfikacja, czy wspólnik, który ma otrzymać dywidendę, prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby – co umożliwi (przy spełnieniu warunków formalnych) zastosowanie zwolnienia albo preferencyjnej stawki podatku u źródła.

W praktyce w celu udowodnienia, że dochowano należytej staranności nie jest wystarczające przedstawienie oświadczeń odbiorcy płatności – konieczne jest zebranie i analiza szczegółowych informacji o odbiorcy (np. w formie kwestionariusza), a także dokumentacji źródłowej potwierdzających te informacje.

Co istotne, dla zapewnienia bezpieczeństwa rozliczeń, weryfikacji należy dokonać przed każdą wypłatą również w przypadku braku zmian w strukturze udziałowej.

Dodatkowo – w przypadku planowanych wypłat powyżej 2 mln zł do jednego wspólnika w danym roku, z odpowiednim wyprzedzeniem warto rozważyć uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji. Proces uzyskania opinii jest długotrwały, jednak pozwala na niepobieranie podatku wg mechanizmu pay&refund [obowiązek poboru przez płatnika podatku u źródła (WHT) według stawki podstawowej (tj. w przypadku dywidend 19 proc.), a następnie, jeśli spełnione są wszystkie warunki dla zwrotu, złożeniu wniosku do właściwego organu o stwierdzenie i zwrot nadpłaty] w okresie jej skuteczności (trzy lata). W przypadku, jeśli do daty wypłaty dywidendy spółka wypłacająca dywidendę ani jej wspólnik nie jest w posiadaniu opinii, niepobranie podatku jest możliwe pod warunkiem terminowego złożenia informacji WH-OSC/WH-OSP.

Alternatywnie, w przypadku pobrania podatku w mechanizmie pay&refund, może on następnie podlegać zwrotowi na wniosek (w przypadku spełnienia warunków wynikających z ustawy/ umowy).

16. Czy możliwe jest ustanowienie uprzywilejowania w zakresie prawa do dywidendy?

Tak, w następujący sposób: 

1. udziały uprzywilejowane uprawniają do dywidendy, która nie może przekraczać 150 proc. wartości dywidendy przysługującej udziałom nieuprzywilejowanym, 
2. umowa spółki może przyznać udziałom uprzywilejowanym prawo pierwszeństwa zaspokojenia roszczenia o wypłatę dywidendy w porównaniu z udziałami nieuprzywilejowanymi.

17. Jakie są konsekwencje wypłacenia dywidendy w sposób niezgodny z przepisami?

Wypłata dywidendy w sposób niezgodny z przepisami może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe dla wspólników oraz członków organów spółki. 

Wspólnik, który wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki otrzymał dywidendę, obowiązany jest do jej zwrotu. Jednocześnie członkowie organów spółki (zarządu lub rady nadzorczej, jeśli została powołana) odpowiadają za jej zwrot spółce solidarnie z odbiorcą, jeśli ponoszą odpowiedzialność za tę wypłatę. 

W przypadku, gdy nie jest możliwe odzyskanie kwoty dywidendy od wspólnika oraz członków organów odpowiedzialnych za niezgodną z prawem wypłatę dywidendy, pozostali wspólnicy spółki stają się odpowiedzialni za jej zwrot w stosunku do liczy posiadanych przez nich udziałów. Kwoty, których nie można ściągnąć od poszczególnych wspólników, rozdziela się między pozostałych wspólników w stosunku do udziałów.

18. Czy można wypłacić zysk za ubiegły rok obrotowy, jeśli spółka nie podjęła na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników uchwały w tej kwestii?

Czasami zdarza się, że podczas zgromadzenia wspólników podjęta zostaje uchwała o podziale zysku i np. przeznaczeniu go na kapitał zapasowy. Albo podjęta zostaje sama uchwała o podziale zysku, bez wskazania co dalej powinno się z tym zyskiem wydarzyć. A następnie okaże się, że wspólnicy jednak potrzebują dodatkowych środków ze spółki, a nie chcą takich środków uzyskiwać np. tytułem pożyczki.  

Jak to zostało wskazane w odpowiedziach do pytania 3 i 9, nie jest możliwe zwołanie drugiego zwyczajnego zgromadzenia wspólników dotyczącego minionego roku obrotowego. Dlatego jeśli spółka, pomimo odbycia już jednego zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zamierza mimo wszystko dokonać wypłaty na rzecz wspólników zanim dojdzie do kolejnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników w przyszłym roku, należy rozważyć wypłatę w formie zaliczki na poczet dywidendy lub na skutek umorzenia udziałów. 

19. Czy warto pamiętać o jakichś wyjątkowych sytuacjach w cyklu życia spółki, które mogą wpływać na zdolność spółki do wypłaty dywidendy? 

Wzór na obliczenie kwoty dywidendy, wskazany w odpowiedzi na pytanie 5, wymaga uwzględnienia dodatkowych transakcji lub zdarzeń, które wydarzyły się w spółce. Mogą one bowiem wpływać na zdolność dywidendową spółki, często ją faktycznie obniżając. Są to między innymi:

1. programy motywacyjne oparte na udziałach, 
2. połączenie z inną jednostką, rozliczone metodą łączenia udziałów lub zbliżoną metodą,
3. zmiana polityki rachunkowości, w tym zmiana stosowanych standardów rachunkowości (na przykład zmiana z ustawy o rachunkowości na MSSF),
4. korekty błędów lat ubiegłych,
5. aporty rzeczowe lub w formie zorganizowanej części przedsiębiorstwa.

20. Czy spółki różnią się od siebie w zakresie stopnia skomplikowania procesu wypłaty dywidendy i obliczania zdolności dywidendowej?

W spółkach z wieloma wspólnikami czy z udziałami uprzywilejowanymi proces wypłaty dywidendy będzie oczywiście trudniejszy, niż np. w przypadku spółek, które posiadają prostą strukturę właścicielską. Obserwujemy również, że obliczenie zdolności dywidendowej rodzi w praktyce problemy w spółkach, które:

1. działają od wielu lat i od dłuższego czasu nie wypłacały zysku, 
2. łączyły się z innymi podmiotami lub podlegały innym zmianom korporacyjnym (np. podziałowi lub przekształceniu), 
3. prowadzą prace rozwojowe lub programy motywacyjne,
4. nie zawierają odpowiednich zapisów w umowach spółek, 
5. są kontrolowane przez zagranicznych udziałowców, w szczególności przez inwestorów instytucjonalnych.

16. Czy możliwe jest ustanowienie uprzywilejowania w zakresie prawa do dywidendy?

Tak, w następujący sposób: 

1. udziały uprzywilejowane uprawniają do dywidendy, która nie może przekraczać 150 proc. wartości dywidendy przysługującej udziałom nieuprzywilejowanym, 
2. umowa spółki może przyznać udziałom uprzywilejowanym prawo pierwszeństwa zaspokojenia roszczenia o wypłatę dywidendy w porównaniu z udziałami nieuprzywilejowanymi.

17. Jakie są konsekwencje wypłacenia dywidendy w sposób niezgodny z przepisami?

Wypłata dywidendy w sposób niezgodny z przepisami może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe dla wspólników oraz członków organów spółki. 

Wspólnik, który wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki otrzymał dywidendę, obowiązany jest do jej zwrotu. Jednocześnie członkowie organów spółki (zarządu lub rady nadzorczej, jeśli została powołana) odpowiadają za jej zwrot spółce solidarnie z odbiorcą, jeśli ponoszą odpowiedzialność za tę wypłatę. 

W przypadku, gdy nie jest możliwe odzyskanie kwoty dywidendy od wspólnika oraz członków organów odpowiedzialnych za niezgodną z prawem wypłatę dywidendy, pozostali wspólnicy spółki stają się odpowiedzialni za jej zwrot w stosunku do liczy posiadanych przez nich udziałów. Kwoty, których nie można ściągnąć od poszczególnych wspólników, rozdziela się między pozostałych wspólników w stosunku do udziałów.

18. Czy można wypłacić zysk za ubiegły rok obrotowy, jeśli spółka nie podjęła na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników uchwały w tej kwestii?

Czasami zdarza się, że podczas zgromadzenia wspólników podjęta zostaje uchwała o podziale zysku i np. przeznaczeniu go na kapitał zapasowy. Albo podjęta zostaje sama uchwała o podziale zysku, bez wskazania co dalej powinno się z tym zyskiem wydarzyć. A następnie okaże się, że wspólnicy jednak potrzebują dodatkowych środków ze spółki, a nie chcą takich środków uzyskiwać np. tytułem pożyczki.  

Jak to zostało wskazane w odpowiedziach do pytania 3 i 9, nie jest możliwe zwołanie drugiego zwyczajnego zgromadzenia wspólników dotyczącego minionego roku obrotowego. Dlatego jeśli spółka, pomimo odbycia już jednego zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zamierza mimo wszystko dokonać wypłaty na rzecz wspólników zanim dojdzie do kolejnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników w przyszłym roku, należy rozważyć wypłatę w formie zaliczki na poczet dywidendy lub na skutek umorzenia udziałów. 

19. Czy warto pamiętać o jakichś wyjątkowych sytuacjach w cyklu życia spółki, które mogą wpływać na zdolność spółki do wypłaty dywidendy? 

Wzór na obliczenie kwoty dywidendy, wskazany w odpowiedzi na pytanie 5, wymaga uwzględnienia dodatkowych transakcji lub zdarzeń, które wydarzyły się w spółce. Mogą one bowiem wpływać na zdolność dywidendową spółki, często ją faktycznie obniżając. Są to między innymi:

1. programy motywacyjne oparte na udziałach, 
2. połączenie z inną jednostką, rozliczone metodą łączenia udziałów lub zbliżoną metodą,
3. zmiana polityki rachunkowości, w tym zmiana stosowanych standardów rachunkowości (na przykład zmiana z ustawy o rachunkowości na MSSF),
4. korekty błędów lat ubiegłych,
5. aporty rzeczowe lub w formie zorganizowanej części przedsiębiorstwa.

20. Czy spółki różnią się od siebie w zakresie stopnia skomplikowania procesu wypłaty dywidendy i obliczania zdolności dywidendowej?

W spółkach z wieloma wspólnikami czy z udziałami uprzywilejowanymi proces wypłaty dywidendy będzie oczywiście trudniejszy, niż np. w przypadku spółek, które posiadają prostą strukturę właścicielską. Obserwujemy również, że obliczenie zdolności dywidendowej rodzi w praktyce problemy w spółkach, które:

1. działają od wielu lat i od dłuższego czasu nie wypłacały zysku, 
2. łączyły się z innymi podmiotami lub podlegały innym zmianom korporacyjnym (np. podziałowi lub przekształceniu), 
3. prowadzą prace rozwojowe lub programy motywacyjne,
4. nie zawierają odpowiednich zapisów w umowach spółek, 
5. są kontrolowane przez zagranicznych udziałowców, w szczególności przez inwestorów instytucjonalnych.