Czy firma powinna przyznać się do nieprawidłowości, gdy nie jest to konieczne?

W dzisiejszych czasach informacja o nieprawidłowościach może się pojawić w każdej chwili i nadejść z każdej strony. Może przyjść z zewnątrz grożąc poważnym kryzysem wizerunkowym. Problem może też zostać wykryty wewnątrz organizacji i wtedy pojawia się dylemat, czy dokonać jego upublicznienia. 

Naturalną reakcją obronną człowieka jest nieprzyznawanie się do porażek. Nie trzeba wówczas szukać tłumaczenia ani wyjaśniać sytuacji. Unikamy dobrowolnego przyznania nawet jeśli porażka nie wynika z naszych zaniedbań i ma źródło zewnętrzne. Jednak, w cyfrowym świecie mało która informacja ginie bezpowrotnie. Możliwości ukrycia czegoś na zawsze są raczej iluzoryczne. [1]

 

O tym, że nawet dobrze skrywane informacje nie są na zawsze bezpieczne świadczyć może chociażby afera znana pod nazwą Panama Papers. Z kancelarii podatkowo - prawnej Mossack Fonseca wyciekły poufne dane z lat 1970 - 2016 zawierające informacje o aktywach polityków i prominentnych urzędników. [2] Zakładanie, że nieprawidłowości wykryte przez wewnętrzne struktury z całą pewnością nie ujrzą światła dziennego może okazać się ryzykowne. Zwłaszcza w dobie dziennikarstwa obywatelskiego, kiedy miliony amatorów śledztw prowadzi je hobbystycznie w wolnych chwilach.

 

Jeśli poufna informacja o nieprawidłowości już wyszła na zewnątrz, organizacja musi przyjąć strategię działania. Niekiedy bywa to pozycja zamknięta lub defensywna, na przykład tzw. strategia strusia i strategia oblężonej twierdzy. W pierwszym wypadku organizacja udaje, że nic się nie stało, że problem jej nie dotyczy. W drugim organizacja zaczyna traktować świat zewnętrzny i dziennikarzy jak wrogów, którzy chcą zniszczyć jej wizerunek. Nie publikuje informacji, nie reaguje na pytania. Obie strategie obliczone są na przeczekanie. [3]

 

Jednak tego typu strategie mogą nie sprawdzić się na dłuższą metę. Mogą również prowadzić do poważnych strat wizerunkowych i biznesowych. Informacje, często niepotwierdzone, zaczynają żyć własnym życiem.

 

Warto wziąć pod uwagę również strategię proaktywnego ujawnienia informacji o problemie. W takim przypadku organizacja ma przewagę, bo jest przygotowana, wybiera moment i może przedstawić sytuacją kryzysową jako sukces wewnętrznych procedur sprawdzających. Komunikuje jednocześnie wolę naprawy obszaru, gdzie doszło do nieprawidłowości. Przy odpowiedniej komunikacji i autentycznej chęci poprawy, firma może wyjść z takiego potencjalnego kryzysu wzmocniona.

 

Gdy informacja o nieprawidłowościach przychodzi z zewnątrz, sytuacja jest dużo trudniejsza. W komunikacji kryzysowej mówi się o złotej godzinie na odpowiednią reakcję. Ale to już nieaktualne bo w świecie mediów społecznościowych czasu jest dużo mniej. Czasami wystarczy kilkanaście minut aby wpis jednej osoby został podchwycony przez inne i w rezultacie media ogólnokrajowe.

 

W takim przypadku warto rozważyć, czy najlepszym wyjściem z sytuacji nie będzie przyznać się, przeprosić i obiecać poprawę. Sytuację kryzysową można wykorzystać dla zwiększenia zaufania do firmy, pokazując, że poprawa rzeczywiście nastąpiła.

 

Na sytuację kryzysową warto być z góry przygotowanym. W dużej organizacji powinna być wyznaczona osoba, która w chwili próby stanie się twarzą firmy, będzie się komunikowała na zewnątrz. Nieprzecenioną wartość takiej osoby podkreśla w swoich materiałach również amerykańska agenda CDC (Centers for Disease Control and Prevention). [4] Powinien zostać powołany zespół, który będzie opracowywał strategie i komunikaty. I jeszcze, dobrze, gdy w szufladach będą leżały gotowe wersje robocze komunikatów, które wystarczy dostosować do zaistniałej konkretnie sytuacji.

Zobacz również

Sankcje gospodarcze - sklep on-line

Od lutego 2022 firmy z obszaru Unii Europejskiej muszą przestrzegać sankcji gospodarczych nałożonych w bezprecedensowej skali na Rosję i Białoruś. Nasz zespół ma unikalne doświadczenie w tematach sankcyjnych – edukacji, weryfikacji kontrahentów oraz wdrażaniu odpowiednich procedur. Pomagamy ograniczyć ryzyko kar finansowych i odpowiedzialności karnej wynikające z naruszeń przepisów sankcyjnych.

Polska ustawa sankcyjna

16 kwietnia 2022 r. weszła w życie polska ustawa sankcyjna. Dotyczy szczególnych rozwiązaniań w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Jakie zmiany wprowadza?

Sankcje gospodarcze nałożone na Rosję z perspektywy polskich przedsiębiorstw. Co zmienia zakaz eksportu do Rosji?

UE, USA i Wielka Brytania wprowadzają kolejne pakiety sankcje gospodarcze nałożone na Rosję., m.in. zakaz eksportu do Rosji i Białorusi. W konsekwencji zostały wprowadzone sankcje odwetowe Rosji. Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców?

Ryzyko sankcyjne. Co oznaczają sankcje gospodarcze dla przedsiębiorców?

Jak działają sankcje gospodarcze? Co to są listy sankcyjne i ryzyko sankcyjne? Sprawdź, jak wprowadzane sankcje wpływają na prowadzenie biznesu i jak bronić się przed ryzykiem sankcyjnym?

Klapki na oczach czy szerokie horyzonty?

Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie 2022 ukazuje jak usprawnienie ładu korporacyjnego może zwiększyć uczciwość biznesu

Czas na ochronę sygnalistów - badanie EY

W przeddzień wejścia w życie Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów* zapytaliśmy polskie spółki, które od 17 grudnia 2021 r. będą podlegały jej wymogom, o ich stopień gotowości oraz wyzwania, z którymi się zmagają. Wyniki naszego badania zbiegają się w czasie z zamieszczeniem w wykazie prac legislacyjnych polskiego projektu** ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, którego przyjęcie planowane jest w IV kwartale 2021r.


      Kontakt

       Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się znami.